Viva! zet regie-voerende medewerker en bezoekers-app in voor bezoekregeling

Vanaf vandaag (15 juni) mogen bewoners van verpleeghuislocaties weer meerdere bezoekers ontvangen. De zorgorganisaties zijn hard bezig deze versoepeling in goede banen te leiden, zodat het risico op een coronabesmetting zo laag mogelijk gehouden wordt en de verpleeghuizen ook open kunnen blíjven voor bezoek van naasten en familie. Karin Gesthuizen, locatiemanager bij Viva! Zorggroep vertelt over het benoemen van een regie-voerende medewerker en de inzet van een bezoekers-app bij de uitvoering van de bezoekregeling.

Zorglocatie St. Agnes van ViVa! Zorggroep mocht als één va de eersten vanaf 11 mei de versoepelde bezoekregeling toepassen en mag nu ook al eerder meerdere bezoekers ontvangen per bewoner. Locatiemanager Karin Gesthuizen weet dus al een beetje van de hoed en de rand.

‘Wij zijn op 11 mei heel rustig gestart, omdat wij merkten dat er ook een hoop bewoners, naasten en medewerkers waren die de versoepeling best spannend vonden. Wij hebben voor onszelf wat extra stapjes toegevoegd aan de handreiking bezoekbeleid. Zo zijn wij gestart met bezoek ontvangen in een speciale ruimte en is pas later bezoek toegestaan op de appartementen zelf’, vertelt Karin over haar locatie met zestig bewoners.

Bewustwording en eigen verantwoordelijkheid

‘Doordat wij voorzichtig van start zijn gegaan en extra tussenstappen hebben ingevoerd, zijn bezoekers zich meer bewust van de risico’s en hebben ze meer begrip voor bepaalde situaties. Ook kunnen we mensen hierdoor makkelijker op hun eigen verantwoordelijkheid aanspreken.’ De bewoners mogen ook voorzichtig weer even een ommetje maken, maar nog met restricties.

‘We hebben hier een parkje naast de deur en daar kunnen zij heerlijk naar toe. Maar er is ook een pleintje om de hoek met leuke winkeltjes; dat is wat drukker dus we raden af om daar naar toe te gaan.’

Zorgvuldig informeren

Net als bij alle zorgorganisaties is het ook bij St. Agnes belangrijk om betrokkenen zorgvuldig te informeren. ‘Wij hadden al een nieuwsbrief die elke week verstuurd werd. In deze tijd wordt hij soms wel dagelijks verstuurd. Ik stuur bewust dezelfde nieuwsbrief naar medewerkers, bewoners en naasten, hier en daar tekstueel iets aangepast aan de doelgroep. Op deze manier weet je zeker dat iedereen exact dezelfde informatie krijgt en er geen misverstanden ontstaan.’

Daarnaast begint elke dag op de werkvloer met een dagstart; een kort werkoverleg waarin iedereen op de hoogte wordt gebracht van nieuwe aanpassingen, welke bewoner bezoek krijgt en hoe laat.

Viva! Zorggroep Kaarten met bezoekers welkom bij mij
Bezoekers zijn weer welkom bij de bewoners van de locaties van Viva! Zorggroep

Regie-voerende medewerker

Al snel heeft de locatiemanager een verpleegkundige vrij gemaakt die zich alleen nog maar bezighoudt met de bezoekersregeling; de zogenoemde regie-voerende medewerker. ‘Zij monitort elk bezoek, zorgt dat al het bezoek goed geïnformeerd wordt over de regels en afspraken, temperatuurt, boekt de afspraken in en houdt de bewoners die net bezoek hebben gehad extra in de gaten. Bezoek kan best emotioneel zijn, dus een extra oogje in het zeil is gewenst’, vult Karin aan.

Ook zorgt zij er voor dat bezoek van bewoners die lastiger te instrueren zijn, zoals mensen met dementie, voorzien worden van beschermingsmateriaal in de vorm van een mondkapje en handschoenen. ‘Wij hebben gelukkig voldoende materiaal en als een bewoner dan toch fysiek contact maakt, is dat iets minder risicovol.’ De normale taken van de verpleegkundige worden overgenomen door een collega die nu wat meer uren werkt.

Bezoekers-app

Zodra bekend werd dat er een bezoekersregeling zou komen is de ICT-afdeling van ViVa! Zorggroep aan de gang gegaan om een app in het leven te roepen waarin naasten zelf hun bezoek kunnen plannen. ‘Binnen een week was deze operationeel’, zegt Karin blij.

De bezoekers-app neemt ook een deel van de administratieve last rondom de bezoekregeling weg. ‘Je moet precies registeren wie wanneer komt. Dat moet logisch opgeslagen worden en bewaard worden. We zijn dan ook ontzettend blij met deze app: niet alleen hoeft onze regie-voerende medewerkster niet meer alles handmatig in te voeren, alles wordt ook direct heel georganiseerd opgeslagen. Daarnaast kunnen naasten in één oogopslag zien wanneer zij hun familie of partner kunnen bezoeken.’

Stappenplan doorgezet naar andere locaties

Inmiddels zijn alle stappen die locatie St. Agnes heeft ontwikkeld, gekopieerd naar de achttien andere locaties van ViVa! Zorggroep. ‘Met hier en daar wat aanpassingen uiteraard; elke locatie vraagt maatwerk’, zegt Karin. Ook de ontmoetingscentra zijn sinds afgelopen maandag weer open. ‘Met minder mensen in verband met de social distancing, maar dat kan niet anders. Om toch iedereen een kans te geven om naar het ontmoetingscentrum te komen, openen we deze nu ook in het weekend.’

Tips uitvoering bezoekregeling van ViVa! Zorggroep

  • Door elk stapje van de versoepeling heel voorzichtig te doen en de tijd te nemen, creëer je bewustwording bij alle betrokkenen.
  • Stel een regie-voerende medewerker in; zo heeft één iemand het volledige overzicht.
  • Voer een dagstart in, of gebruik het overdrachtsmoment, waarin je alle betrokken elke dag op de hoogte brengt van de actualiteiten.
  • Lanceer een bezoekersapp, waarin naasten zelf hun bezoekersafspraak kunnen boeken.
  • Hou je medewerkers scherp en bewust van het risico door dagelijks te benoemen hoe kwetsbaar de groep is waarmee zij werken…

Corona-ondersteuning

Kan jouw zorgorganisatie wat extra ondersteuning gebruiken bij het opstellen van een uitvoerbare bezoekersregeling of zijn er andere vragen met betrekking tot het coronavirus? Waardigheid en trots op locatie biedt speciale corona-ondersteuning. Ook de lokale GGD is altijd beschikbaar voor coronagerelateerde vragen.

Door: Nienke Oort
Foto’s: Viva! Zorggroep

Meer weten

Geplaatst op: 15 juni 2020
Laatst gewijzigd op: 15 juni 2020