Kleurcodes Amaris geven rust en duidelijkheid

Bij Amaris in de regio Gooi en Vechtstreek houden ze wel van een kleurtje. Zeven kleurtjes om precies te zijn. Deze waaier aan kleuren biedt rust en duidelijkheid bij de begeleiding en verzorging van ouderen die met corona te maken krijgen. Elke afdeling van de 13 woonzorg-locaties heeft een kleurcode, variërend van groen tot diep paars. Elke besmetting, verdenking van een besmetting of het ontbreken van een besmetting heeft per bewonersgroep (somatisch, pg enz) een eigen kleurcode.

Dát is slim!

Het coronavirus is extreem ingrijpend voor bewoners en medewerkers van verpleeghuizen en voor familie. Tegelijkertijd maakt de crisis mensen vindingrijk. In deze serie belichten we slimme vondsten die de dagelijkse praktijk in verpleeghuizen net wat makkelijker maakt.

Iedere kleur correspondeert met een geselecteerde reeks van werkinstructies, stroomschema’s en registratie-opties. Ook de wijkteams werken met de kleurcoderingen. Kleuren en de daarbij horende instructies staan in een digitaal draaiboek dat door alle medewerkers is in te zien en dat makkelijk kan worden geactualiseerd. Voor de codering en de bijbehorende instructies heeft Amaris een zogeheten kleurenteam van medewerkers, waarin ook de specialist ouderengeneeskunde zit. Zij houden de vinger aan de pols bij het toepassen en aanpassen van de kleurcodering van een afdeling of woongroep.

In één oogopslag

Communicatieadviseur Barbara Koudijs van Amaris over de voordelen: ‘Iedere medewerker op een afdeling of in de thuiszorg ziet op het kleurlabel naast de deur in één oogopslag hoe de behandeling en verzorging vanwege het virus moet worden ingestoken. Het is overzichtelijk en helpt bij het nemen van maatregelen en het geven van instructies. Elke locatie en elk team werkt hetzelfde en iedereen weet dat je voor de juiste instructies in het digitale draaiboek moet kijken.’ Daarnaast biedt de eenvoudige registratie goede stuurinformatie voor de organisatie omdat je op 1 A4-tje met kleurlabels kan zien waar de knelpunten zich bevinden.

Niks uitprinten

Het idee voor het werken met kleurcodes in Amaris komt van deskundige infectiepreventie Charlotte Michels. Zij werkte de kleurcodes en het bijbehorende systeem verder uit vanuit haar bedrijf CareB4. Charlotte: ‘Het werkt als een tierelier. Het systeem is op zich niet nieuw. Meer zorgorganisaties werken met kleurcodes. Amaris heeft het wel verder gefinetuned. Maar ook hier kom  je bij het aantikken van de kleur in het draaiboek op het medewerkersportal direct in een overzichtelijk stroomschema komt: een helder beheersysteem met werkinstructies.’

Alleen de deurkaart is als PDF uit te printen. Alle andere informatie kan alleen op het scherm worden ingezien. ‘In de praktijk van zorgorganisaties zie je dat mensen de neiging hebben om aan protocollen met knip- en plakwerk een eigen draai te willen geven. En precies daar kan het misgaan, omdat dan niet langer voor iedere medewerker dezelfde regels gelden.’ Barbara Koudijs: ‘Rondslingerende papieren instructies kunnen alleen maar voor verwarring zorgen omdat je niet goed kunt zien of dit wel de meest actuele informatie is.’ Charlotte: ‘Miscommunicatie en fouten liggen dan op de loer.’

Tips om met zo’n kleursysteem aan de slag te gaan

  • Stel een kleurteam in die voor eenduidige actualisatie kan zorgen en indien nodig kleurcodes aanpast.
  • Draag zorg voor goede introductie van het systeem, zodat iedereen goed weet hoe het werkt. Dit kan ook door een digitaal leermoment in te bouwen, bijvoorbeeld via een video
  • Maak de toegang tot het beheersysteem zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk (‘Klik op de kleur en je ziet wat je moet doen’).
  • Zorg voor visualisatie in werkinstructies; een afbeelding zegt vaak meer dan veel woorden.
  • Maak het beheersysteem zo dat alleen werkinstructies  en niet het hele protocol uitgeprint kan worden.

Door: Rob van Es

Meer weten

Geplaatst op: 27 november 2020
Laatst gewijzigd op: 2 maart 2021