- Hoe kunnen we de capaciteitsplanning ondersteunen?
- Hoe kunnen we de dienstenpatronen (strategisch) aanpassen?
- Hoe kunnen we regionaal/organisatiebreed samenwerken beter inrichten en stimuleren?
Stap 2. Wat is de uitdaging?
Laatst bijgewerkt op: 22-12-2025
Voordat je een slimme planningssoftware kiest, moet je weten welke uitdaging je ermee wilt oplossen. Wil je een ideaal dienstenpatroon laten berekenen? Of de software elke maand gebruiken om het rooster rond te krijgen? Of inzetten voor dagelijks ad hoc plannen?
Je moet een duidelijke gebruikersvraag formuleren om te weten welke uitdaging je wilt oplossen met de slimme planningssoftware. Hiervoor vorm je een sterk projectteam.
Sterk projectteam
Een sterk projectteam bestaat uit alle relevante onderdelen van de organisatie. Hierdoor zijn uiteindelijke besluiten breed gedragen. Hoe het projectteam eruitziet verschilt per organisatie. In deze stap stel je jezelf de vraag: hebben wij de juiste mensen in huis om weloverwogen keuzes te maken? Neem bijvoorbeeld niet alleen management mee, maar ook medewerkers en cliënten.
Door aandacht te hebben voor de voorkeuren van medewerkers, zoals werktijden en behoefte aan balans, ontstaat er meer werkplezier en een realistischer, gezonder basisrooster. Een cliëntenraad kan goed de cliënten vertegenwoordigen.
Een sterk team bestaat het bij voorkeur uit een mix van:
- projectleider
- projectmedewerker
- functioneel beheer ICT
- zorg- en welzijnsmedewerkers
- planner of capaciteitsmanager
- medewerker afdeling inkoop (contractering)
- hr-medewerker/medewerker salarisadministratie
- zorgmanager
- facilitair medewerker
- cliëntenraad
Niet iedere rol hoeft in elke fase actief betrokken te zijn. Sommige rollen sluiten pas aan bij onderwerpen die voor hen relevant zijn.
Samenwerken met het Team van de toekomst
In het Team van de toekomst werken zorgprofessionals, mantelzorgers, naasten, vrijwilligers en zorgzame buurten gelijkwaardig samen voor de beste zorg. Dit is een heel divers team dat verder kijkt dan alleen verzorging. Het richt zich ook op het welzijn van ouderen. Met deze nieuwe teamsamenstelling kijk je als zorgorganisatie welke taken gedaan kunnen worden door zorgprofessionals. En welke door vrijwilligers, naasten en anders geschoolden. Zo worden zorgprofessionals slimmer en efficiënter ingeroosterd.
Lees meer over het Team van de toekomst in ons inspiratiemagazine.
Een capaciteitsmanager zal niet nodig zijn in elke zorgorganisatie. Zijn jullie als organisatie gegroeid en nemen jullie een capaciteitsmanager in dienst? Bekijk dan de rol van de capaciteitsmanager en een voorbeeld van een vacaturetekst.
Rol capaciteitsmanager
Een capaciteitsmanager speelt een cruciale rol in het verbinden van de zorgvraag met de personele inzet. En houdt daarbij oog op de kwaliteit van zorg, medewerkerstevredenheid en efficiënt gebruik van middelen. Daar horen de volgende taken bij:
- De capaciteitsmanager bepaalt op basis van data hoeveel medewerkers er nodig zijn. Vervolgens vertaalt diegene deze inzichten naar praktische, werkbare roosters. Bij zorgorganisaties die geen capaciteitsmanager hebben, worden beide taken meestal gedaan door de planner.
- De capaciteitsmanager houdt zich bezig met het plannen op korte en lange termijn, analyseert trends in vraag en aanbod, en adviseert het management over optimale inzet van medewerkers.
- De capaciteitsmanager werkt nauw samen met teamleiders, planners en hr.
- De capaciteitsmanager speelt een sleutelrol in het verbeteren van processen en het doorvoeren van innovatieve oplossingen. Denk aan het verbeteren van flexpools of zelfroostering.
- De capaciteitsmanager combineert strategisch inzicht met kennis van de praktijk.
Voorbeelden van gebruikersvragen
Een duidelijke gebruikersvraag is bepalend voor de technologie die je kiest. Bekijk een aantal voorbeelden van gebruikersvragen binnen verschillende thema's.
- Hoe kunnen we de zorg, reisbewegingen of inzetbaarheid van de medewerkers optimaliseren?
- Hoe kunnen we de integratie en samenwerking van systemen (interoperabiliteit) optimaliseren?
- Hoe kunnen we uitdagingen oplossen rondom de verdeling van zorgtaken, werkdruk, fte’s?
- Hoe kunnen we omgaan met functiemixen, zoals op het niveau van taak en inzetbaarheid werken?
- Hoe kunnen we de werkwijze en inzetbaarheid van personeel standaard maken?
- Hoe kunnen we medewerkers meer regie geven over hun eigen rooster?
- Hoe kunnen we personeelswerving, flexpool, zzp’ers, het Team van de toekomst of vrijwilligers goed inzetten?
Hoe kunnen we inzichtelijk maken wat de zorgtaken en zorgwensen zijn?
Aan de slag met je gebruikersvraag
Heb je een duidelijke gebruikersvraag geformuleerd? Wordt deze gedragen door het hele projectteam? Dan kun je aan de slag met gebruikersscenario's, een werkdocument uit de Innovatieroute. Je omschrijft hiermee de uitdaging binnen jouw organisatie die je wilt oplossen. Hierna ga je verder met stap 3. Voorbeelden van andere zorgorganisaties vind je op de pagina 'Geleerde lessen uit de praktijk'.