Laat zien wat het kan opleveren, zoals minder roosterstress, betere inzet van tijd en functies, meer rust in het team, betere kwaliteit van zorg.
Stap 6. Hoe implementeer je slimmer plannen?
Laatst bijgewerkt op: 22-12-2025
Je hebt de gekozen slimme planningssoftware getest en je bent aan de slag met de inzichten. Dan is het nu tijd voor de implementatie. Dit doe je door een goed implementatieplan te maken.
Een goed implementatieplan voorkomt dat het implementatieproject blijft hangen in de testfase of dat de nieuwe werkwijze onvoldoende resultaat oplevert.
Implementatieplan
Door het te implementeren ga je uiteindelijk van slimmer plannen naar slimmer werken. Een implementatieplan laat stap voor stap zien hoe je het gaat inzetten, wat je wilt bereiken, wie waarvoor verantwoordelijk is, welke communicatiestrategie geschikt is en welke (extra) training en ondersteuning leidinggevenden en medewerkers nodig hebben.
Innovatieroute
Voor het opstellen van een implementatieplan kun je gebruik maken van de Innovatieroute:
- Borgingschecklist: hierin zet je bijvoorbeeld de afspraken die je maakt over wanneer bepaalde documentatie af moet zijn, zoals een Service Level Agreement (SLA) en een werkprocesschema. Een SLA gaat over externe afspraken met bijvoorbeeld de leverancier. Wat kun je van elkaar verwachten en wanneer kun je bij elkaar terecht?
- Of gebruik de hele Innovatieroute als hulpmiddel. Deze helpt je om na te denken over alle onderdelen van de implementatie, zoals alle afspraken die je gemaakt hebt, wie welke verantwoordelijkheden heeft, met welk doel je begonnen bent, welke resultaten je hoopt te verkrijgen, welke kansen en risico’s het project heeft en wat de plannen zijn voor opschaling.
Starten met implementeren
Het starten van de implementatie doe je kleinschalig. Ook zet je een ‘super user’ in en denk je vooraf na over de communicatie.
Sterk van start
Begin bij een zorgteam dat stabiel is qua leiderschap en samenwerking. Een enthousiaste teamleider die ervaring heeft met technologie helpt het team open te stellen voor deze nieuwe manier van plannen en roosteren.
Vanwege mogelijke ingrijpende veranderingen is het belangrijk dat er voldoende begeleiding is. Soms zorgt de leverancier voor begeleiding, soms zetten zorgorganisaties zelf een ‘super user’ in.
Super user
Een ‘super user’ is een gebruiker die andere medewerkers ondersteunt bij het slimmer plannen. Deze gebruiker heet ook wel ‘ambassadeur’ of ‘key user’. Je kan diegene zien als aanspreekpunt voor op de werkvloer. Vaak krijgt deze gebruiker extra scholing of ondersteuning om de planningssoftware optimaal te kunnen gebruiken. Hierdoor ondersteunt de super user de rest van de organisatie beter. Een enthousiaste super user vergroot de kans op een succesvolle implementatie.
Gebruik vervolgens de eerste ervaringen om te leren, bij te sturen en verbeteringen aan te brengen. Hierna omschrijf je hoe je de implementatie verder wilt aanpakken. Welke teams zijn hierna aan de beurt, op welke momenten en onder welke voorwaarden?
Communicatieplan
Medewerkers enthousiast krijgen over slimmer plannen begint bij duidelijke communicatie. Met een communicatieplan creëer je begrip, betrokkenheid en eigenaarschap. Communiceren gaat verder dan informeren. Houd medewerkers, planners, managers en andere betrokkenen op de hoogte van de voortgang en geef ruimte voor vragen en feedback. Dit doe je bijvoorbeeld door:
Benadruk dat er geen banen verloren gaan. Het inzetten van planningssoftware is geen bezuinigingsoperatie. Betrek managers en leidinggevenden hierbij om de zorgen van medewerker serieus te nemen.
Communicatie vraagt om continue aandacht. Controleer of iedereen zich gehoord voelt. Pas zo nodig je communicatieplan aan met de feedback en voortgang.
Succesvol implementeren start bij medewerking en begrip van collega's. Met goede communicatie neem je je collega's mee in het hele proces.
Blijf reflecteren
Je reflecteert niet alleen op het uitdragen van de visie op slimmer plannen onder alle betrokkenen. Je blijft tijdens de implementatie ook kijken of je voldoende antwoord krijgt op de gebruikersvraag. Is dit niet zo? Ga dan terug naar de tekentafel. Klopt je gebruikersvraag, je keuze voor de software of je implementatieplan?