- Wat is de visie van de organisatie op capaciteitsplanning, roosteren en ad hoc plannen?
- Draagt slimmer plannen positief bij?
- Hoe kijkt de organisatie naar taakgedifferentieerd werken?
- Is werkgeluk belangrijker dan efficiëntie of gaan deze twee samen?
- Hoe zorg je met slimmer plannen voor aantrekkelijk werkgeverschap, zodat medewerkers zich goed voelen op hun werk, graag willen blijven en zich ontwikkelen?
- Wat zijn de mogelijke effecten van slimmer plannen?
- Weet je hoe medewerkers kijken naar een nieuwe manier van werken?
- Hoe kijkt de organisatie naar de samenwerking in het Team van de toekomst en de transitie van kwaliteit van zorg naar kwaliteit van leven?
- Is dit het juiste moment voor een verandering?
- Is er voldoende tijd om de implementatie goed te begeleiden?
- Is er voldoende capaciteit om aan de slag te gaan met veranderingen die slimmer plannen oplevert?
- Wie neemt de verantwoordelijkheid en eigenaarschap van het project op zich?
Stap 3. Welke informatie moet op orde zijn?
Laatst bijgewerkt op: 22-12-2025
Voordat je kunt kiezen uit slimme planningssoftware, moet de basis op orde zijn. Om te controleren of je de basis op orde hebt, geven we je per onderdeel een aantal voorbeeldvragen die je kunt gebruiken. Ook lees je over de verschillende regels en wetgeving waar je rekening mee moet houden.
De basis die op orde moet zijn, kun je verdelen in drie categorieën:
- de organisatie
- de infrastructuur
- regels en wetgeving
De organisatie op orde
De organisatie op orde betekent dat de organisatie een duidelijke visie heeft op capaciteitsplanning. Daarnaast moet het doel van slimmer plannen helder zijn: wat wil de organisatie hiermee bereiken? Het is belangrijk dat het doel van slimmer plannen aansluit bij de visie op capaciteitsmanagement, omdat slimmer plannen grote effecten kan hebben op de dagelijkse praktijk. Met onderstaande voorbeeldvragen krijg je in kaart of de organisatie op orde is voor slimmer plannen.
De infrastructuur op orde
De infrastructuur op orde betekent dat de randvoorwaarden die een implementatie laten slagen op orde moeten zijn. Denk aan een goede internetverbinding, werktelefoons voor de medewerkers, maar ook de juiste koppelingen tussen systemen. Wanneer je nieuwe planningssoftware gaat implementeren, is het wel zo fijn als deze gekoppeld kan worden met de huidige systemen van bijvoorbeeld hr, salarisadministratie en cliëntendossiers. Je controleert deze basis met de volgende voorbeeldvragen.
- Kan de software die we nu gebruiken voor plannen en roosteren aangepast of uitgebreid worden? Of heb je een nieuw systeem nodig?
- Past een nieuw systeem binnen onze huidige ICT-infrastructuur?
- Aan welke systemen willen we de slimme planningssoftware koppelen?
- Wat is er nodig om de software te integreren in bestaande systemen en processen?
- Wie heeft toegang tot welke gegevens?
Regels en wetgeving
Als je als VVT-organisatie slimmer gaat plannen, moet je rekening houden met regels en wetgeving. Denk aan regels en wetten over omgang met gegevens, gegevensbescherming, toelating en verantwoording van gebruikers, kwaliteit van zorg, personeel en arbeid, beveiliging, financiering en toezicht. Bekijk welke bronnen je kunt raadplegen.
- de cao VVT (collectieve arbeidsovereenkomst VVT)
- de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
- de NEN 7510 (Nederlandse norm, 7510: voor informatiebeveiliging in de zorg)
Dit zijn niet alle regels en wetten die betrekking hebben op het werken met nieuwe software in de zorg. Bij de download vind je een uitgebreid overzicht van de regels en wetgeving waar je rekening mee moet houden als je slimmer gaat plannen.
Duidelijkheid binnen de organisatie
Om te starten met slimmer plannen, moet er binnen de organisatie duidelijkheid bestaan over begrippen, visies en werksystemen. Bespreek onderstaande begrippen met alle betrokkenen.
Planbare en niet-planbare zorg
Planbare zorg is de zorg waarbij je alle relevante vragen (over wie, wat, waar, wanneer en hoe lang?) vooraf kunt beantwoorden. Bijvoorbeeld het reserveren van een half uur voor de adl-taken bij mevrouw Jansen. Niet-planbare zorg is vooraf niet te voorspellen. Je kunt vaak wel een schatting maken van het aantal uur dat je moet reserveren. Er is vaak meer planbare zorg dan gedacht. Meer informatie hierover vind je in stap 6.
Op basis van taak, functie en niveau werken
Het is belangrijk om eenduidige begrippen af te spreken over taken, functies en niveaus. Het wassen van beddengoed kan bijvoorbeeld gezien worden als zorgverlening of als organisatieproces. Voordat je begint met slimmer plannen, moet je definities een betekenis geven. Zo kun je de slimme planningssoftware echt inzetten om processen te optimaliseren. Gebruik bijvoorbeeld onderstaande definities.
De zorg die te maken heeft met de gezondheid van de cliënt. De zorgmedewerker moet hier kennis, vaardigheden en verantwoordelijkheden voor hebben. Niet elke zorgmedewerker mag elke zorgtaak doen, omdat er specifieke functie-eisen bij horen.
Het totaal aan taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en resultaatgebieden van wat iemand met deze functie zou moeten kunnen. Medewerkers zijn hiervoor opgeleid en hebben de juiste BIG-registratie.
De verdeling van verschillende functies en niveaus op verschillende tijden. Bijvoorbeeld een verpleegkundige en twee verzorgenden tijdens de dagdienst van 07.00 - 15.00 uur.
Dit betekent dat een zorgmedewerker veel verschillende taken uitvoert en niet verantwoordelijk is voor een specifieke taak. Complexere taken worden nog steeds door bepaalde functies uitgevoerd.
Specifieke taken verdelen binnen een team zonder de functie of bevoegdheden te veranderen. Medewerkers hebben dezelfde functie, maar doen verschillende taken op basis van vakkennis of voorkeur. Bijvoorbeeld: de ene verzorgende IG coördineert de medicatie, de andere heeft contact met de familie, en de derde doet de kwaliteitstoetsing.
Het creëren van verschillende functies met eigen verantwoordelijkheden, bevoegdheden en soms ook een verschillend salaris. Er is een formeel onderscheid in het functieprofiel en vaak ook in opleidingseisen. Bijvoorbeeld de functies helpende, verzorgende IG en verpleegkundige.
Medewerkers worden regelmatig gekoppeld aan dezelfde cliënten, waarbij de wensen en behoeften van de cliënt leidend zijn. Dit kan voor cliënten voor meer continuïteit zorgen.
Bepaalde specialistische taken binnen een functieniveau. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een wondplan door een wondverpleegkundige.
Werkwijzen vooraf bepalen
Het type cliënt, de medewerkers en de werkwijze bepalen de zorg die geleverd moet worden. Dus ook de planning van de zorgtaken. Baseer op deze informatie je verwachtingen van het slimmer plannen. Bespreek welke werkwijze jouw organisatie aanhoudt en wat de minimale vereisten zijn per zorgtaak. Deze informatie moet kloppend en realistisch zijn, om waarde uit de slimme planningssoftware te halen.
Inzicht in werkwijzen
De uiteindelijke gekozen slimme planningssoftware kan inzicht geven in het effect van andere teamsamenstellingen, functiemixen of werkwijzen. Dit kan bijdragen aan hogere zorgefficiëntie: de hoeveelheid passende zorg die je kunt bieden in een bepaalde tijd, zonder achteruitgang van kwaliteit, veiligheid of werkgeluk.
Sommige werkwijzen vragen om een andere aanpak, zoals in het Team van de toekomst. Bepaalde taken worden in zo'n team door andersgeschoolden gedaan, zodat zorgopgeleiden zich met zorgspecifieke handelingen bezig kunnen houden. Hierdoor staan er meerdere medewerkers in de planning, waar eerder maar een medewerker voor beide taken werd ingezet. Weet je niet wat het Team van de toekomst inhoudt, of denk je dat je hierin met jouw team nog stappen kunt zetten? Bekijk dan Stap 2. Wat is de uitdaging? voor meer informatie.
Uitkomsten van slimmer plannen
Sommige uitkomsten van slimmer plannen kunnen een grote verandering in de werkwijze betekenen. En dus ook in het werkplezier van medewerkers. Neem daarom de uitkomsten nooit klakkeloos over!