Op basis van je gebruikersvraag krijg je uit je gekozen slimme planningssoftware verschillende resultaten. Deze resultaten geven inzicht in jouw organisatie. Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over wat jullie doen met deze inzichten.
De verschillende resultaten geven inzicht in jouw organisatie over:
dienstverlening
functiemixen
financiële en strategische doelen
personeelstekort
voorspelling van drukte of verzuim
opleidingsmomenten
en meer...
In het begin vragen de inzichten vaak tijd en aandacht. Ze laten zien waar de knel- en verbeterpunten kunnen zitten. Ook vormen ze een objectieve basis voor gesprekken. Bespreek bijvoorbeeld welke zorgtaken door welk niveau uitgevoerd kunnen worden, waar balans ontbreekt in werkdruk of functiemix en hoe andere werkwijzen kunnen bijdragen aan een verbeterde inzet.
Werken met wat-als-scenario's
Sommige slimme planningssoftware werken met wat-als-scenario's. Je doet hiermee aanpassingen zonder deze meteen door te voeren. Zo zie je eerst de effecten ervan en kun je dit bespreken met het team. Een wat-als-scenario's laat bijvoorbeeld zien waar het precies knelt in de personeelsbezetting en wat er gebeurt als je bijvoorbeeld informele zorg meeneemt. Scenario’s kunnen voorstellen doen, maar neem deze nooit klakkeloos over. Grote veranderingen kunnen het werkplezier van de medewerkers beïnvloeden.
Reflecteer op de gemaakte stappen
Geven de inzichten voldoende antwoord op je gebruikersvraag? Het kan bijvoorbeeld zijn dat je de lengte van de diensten of de vastgestelde werkwijze moet aanpassen. Het kan ook zo zijn dat je ontdekt dat de gebruikersvraag niet helemaal passend is of dat er verkeerde gegevens zijn ingevoerd. Met deze kennis ga je terug naar een eerdere stap in de wegwijzer.
Is het duidelijk welke informatie op orde moet zijn?
Ga bij een ja naar stap 4.
Ga bij een nee in gesprek met je sterke team.
Welke planningssoftware kies je?
Probeer het uit.
Wat doe je met de inzichten?
Inzichten voldoen
Andere planner? Ga dan terug naar stap 4.
Mis je iets? Ga dan terug naar stap 3.
Heb je toch een ander doel? Ga dan terug naar stap 2.
Hoe implementeer je slimme plannen?
Aan de slag!
Lees meer in de geleerde lessen uit de praktijk.
Aan de slag met de inzichten
Planningssoftware is pas waardevol als je de verkregen inzichten benut. Naast waardevolle inzichten kan de software ook harde inzichten opleveren. Zoals de inzet van te veel personeel of dat de werkwijze niet optimaal is. Alle soorten inzichten vragen om reflectie en eventuele vervolgstappen. Het ene inzicht zorgt voor kleinere acties, het andere kan leiden tot ingrijpende veranderingen op de lange termijn. Maak daarom een plan voor:
met welk inzicht je eerst aan de slag gaat
wie hiervoor verantwoordelijk is
hoe je de voortgang monitort
hoe je de effecten op kwaliteit, werkdruk en medewerkerstevredenheid meet
Datagedreven werken
De inzichten uit slimme planningssoftware zijn data. Wanneer je deze data een langere tijd bijhoudt, kun je patronen ontdekken waar je voorspellingen mee kunt doen. Denk aan toename van werkdruk en in welke periode je een hoger ziekteverzuim kunt verwachten.
Dit heet datagedreven werken. Je leert, analyseert en speelt in op veranderingen dankzij datagedreven werken. Hiervoor moet de data uit de planningssoftware van jou zijn en beschikbaar zijn.
Slimmer plannen biedt vooral inzicht. Slimmer werken vraagt om aanpassingen volgens deze inzichten. De organisatie moet bereid zijn om deze veranderingen door te voeren. Ga na of deze bereidheid er is en leg uit welke gedragsverandering er wordt gevraagd van iedereen. Zo voorkom je dat je de software inzet en inzichten krijgt, maar er vervolgens niets met de inzichten wordt gedaan.
