Methodisch werken: A3-plan verbinden aan implementatie en monitoring

De A3-methodiek helpt bij het compact formuleren van plannen op een A3. Deze A3 dient als houvast door het jaar heen om de belangrijkste doelen en acties in lijn te houden met de ambities. Afgeleid daarvan is het een referentie op de werkvloer om met behulp van ‘dag- en weekstarts’ op ‘dag-/week-/implementatie- en verbeterborden’ alle werkactiviteiten door het jaar heen continu in beeld te houden. Dit helpt iedereen om de voorgenomen ambities op jaar-niveau te halen en daar indien nodig op bij te sturen en al doende te leren en te verbeteren. In deze tool worden voorbeeldmaterialen aangeboden om een A3-plan op te stellen en te vertalen naar implementatie en monitoring.

Inspiratiebox methodisch werken

Dit voorbeeld is onderdeel van de inspiratiebox methodisch werken. In deze inspiratiebox vind je voorbeelden en instrumenten die helpen cyclisch en systematisch te werken volgens de Plan, Do, Check en Act-cyclus (PDCA). We laten zien hoe andere zorgaanbieders van verpleeghuiszorg methodisch werken op verschillende niveaus en in verschillende processen doorgevoerd hebben. Alle voorbeelden zijn beschreven volgens het onderstaande format.

Let op! De voorbeelden uit de inspiratiebox methodisch werken dienen wel op maat gemaakt te worden voor de eigen werksetting. Neem deze dan ook niet zomaar over. Maak altijd een kritische overweging en zoek gericht naar: welk probleem speelt bij ons, waar wil ik antwoord op hebben?

A3-plan vertalen naar acties

Waarom?

De methodiek van het opstellen van A3-plannen en de vertaling hiervan in acties en monitoring inspireert als…

  • je ambities, missie en visie binnen de organisatie wilt ontwikkelen en de daaruit afgeleide acties op het ideale niveau wilt beleggen.
  • je een samenhangend en overzichtelijk beeld wilt maken van wie wat wanneer doet en een middel wilt om daarop bij te sturen als nieuwe inzichten ontstaan of de situatie verandert.
  • je eigenaarschap wilt vergroten en continu wilt monitoren op het behalen van resultaten. 

Van plan naar implementatie en monitoring

Wat?

Binnen de ontwikkelde methodiek wordt een proces doorlopen dat bestaat uit de volgende onderdelen:

  1. A3 jaarplannen
  2. A3 projectplannen
  3. A3 persoonlijke ontwikkelplannen
  4. Implementatieplan
  5. Implementatie projectbord
  6. Weekbord
  7. Dagbord
  8. Monitorings- en verdiepingsoverleg

Bijvoorbeeld: een doel uit een overkoepelend A3 jaarplan, kan leiden tot een project beschreven in een A3 projectplan. Dat weer richting kan geven aan een implementatieplan, dat wordt bijgehouden op een projectbord, waar weer acties op staan die gevolgd worden op dag- en weekborden waarvan de uitkomsten besproken worden in een monitoringsoverleg. De weekborden zorgen voor een meer integrale benadering op locatie niveau, de projectborden zorgen voor een projectmatige vertaling in lijn met het Kwaliteitskader verpleeghuiszorg, met een expliciete rol van de verpleegkundigen. De dagborden en de andere manier van overleggen helpt om als (project) (uitvoerend) team de PDCA  af te maken en effectiever te overleggen.

In de visual hieronder zijn de verschillende onderdelen van de methodiek weergegeven. Een uitwerking van alle onderdelen op de visual staat beschreven op de praatplaat ‘Methodisch en cyclisch samenwerken (pdf)’ van Zorggroep Sint Maarten.

Welk niveau?

De methodiek ondersteunt het gehele organisatieproces. 

Resultaat methodisch werken

Wat levert het op?

  • Strakker kunnen sturen op een scherper geformuleerde ambitie met betrokkenheid en draagvlak en begrip van iedereen.
  • Sneller bijsturen als iets anders loopt dan naar wens, alsook dat continu leren en verbeteren ontstaat.
  • Samen leidt dit tot een steeds grotere effectiviteit, en hogere motivatie met minder verspilling. Dit alles leidt tot meer klantgericht werken en verbetering van de kwaliteit van zorg. 
  • Inzicht aan verschillende mensen binnen de organisatie om direct te zien wat, wanneer waar speelt in een organisatie-deel. Daarnaast kunnen externen (auditoren, inspectie, RvT) dit ook  zien en begrijpen. 

Door wie te gebruiken?

Elke medewerker in een organisatie die toegang heeft en liefst ook bijdraagt aan het bijhouden en ontwikkelen van de doelen en acties die op de A3 of in het implementatieplan en borden staan.

Aan de slag

Hoe te gebruiken?

Ben je benieuwd hoe je deze methode in de praktijk kunt brengen? Zorggroep Sint Maarten heeft de methode succesvol geïmplementeerd en werkt met een Locatie jaarplan op A3, implementatiebord, weekborden, dagborden en dagstarts. Lees voor inspiratie en tips eerst het verhaal: Zorggroep Sint Maarten begint de dag met een dagstart.

Download

De tool is ontwikkeld door een coach van Waardigheid en trots op locatie.

Meer weten

Geplaatst op: 4 oktober 2021
Laatst gewijzigd op: 5 november 2021