Beweging 3.0: Kwaliteit Verbetercyclus als vliegwiel voor leren en verbeteren

Beweging 3.0 stond voor een grote opgave om de kwaliteit van zorg te verbeteren. Een van de instrumenten die bij het ondersteuningstraject van Waardigheid en trots is ingezet is de Kwaliteit Verbetercyclus (KVC). In een pilot, waarin de KVC vooral werd gebruikt om de bewonerstevredenheid in kaart te brengen, bleek de KVC ook een bruikbaar instrument om de medewerkerstevredenheid te inventariseren. Die ervaringen en bevindingen bleken een goede basis om de eigen- en teamverantwoordelijkheid te vergroten en leren en verbeteren binnen de organisatie verder uit te bouwen.

Implementatie van leren en verbeteren bij verpleeghuislocaties

Dit praktijkverhaal is onderdeel van de publicatie ‘Implementatie van de Kwaliteit Verbetercyclus – Ervaringen van zes verpleeghuizen met continu leren en werken aan goede kwaliteit van zorg’ (pdf) . In deze publicatie zijn de elementen verzameld die bijdragen aan een succesvolle implementatie van leren en verbeteren in het verpleeghuis. De ervaringen van de zes verpleeghuizen zijn weergegeven in factsheets aan de hand van de acht stappen van het veranderkundige model van Kotter.

In een tweede publicatie zijn de geleerde lessen vertaald naar een algemeen stappenplan voor het implementeren van leren en verbeteren in het verpleeghuis. Lees hierover meer op de kennispagina over Implementatie van leren en verbeteren bij verpleeghuislocaties.

Van start

In september 2018 is gestart met een pilot bij twee intramurale teams. Na de tussenevaluatie in december 2018 is de pilot uitgebreid naar negen teams. Toen is ook besloten om met de KVC niet alleen de beleving van bewoners te onderzoeken, maar ook te benutten voor het inventariseren van betrokkenheid van medewerkers. Eerder werd de tevredenheid onder medewerkers via een traditionele vragenlijst in kaart gebracht. Vaak leidt dat ertoe dat medewerkers meerdere malen gestimuleerd moeten worden om die in te vullen, omdat niet direct duidelijk is wat met de antwoorden wordt gedaan. Bovendien komen de resultaten vaak pas een aanzienlijke tijd later, terwijl de resultaten van de verbetermeting direct op teamniveau beschikbaar zijn in het daarvoor bestemde dashboard.

Uitrol

Door zowel de cliëntbeleving als de betrokkenheid van medewerkers te monitoren is een integraal instrument ontstaan, dat een goed beeld geeft van de ervaren kwaliteit én concrete aanknopingspunten voor verbeteracties genereert. Na de eindevaluatie in 2019 is de KVC in gebruik genomen in de gehele organisatie. Gestart is met de teams op de intramurale locaties, vervolgens zijn de ondersteunende diensten betrokken en aansluitend de wijkverpleging. Bij de invulling van de KVC is gebruik gemaakt van eigen vragenlijsten, die passen bij de werkwijzen en processen binnen de organisatie. Deze vragenlijsten zijn inhoudelijk afgestemd met het Centraal Platform Medezeggenschap en de OR. Met behulp van een verbeterbord wordt de PDCA-cyclus continu doorlopen en wordt de voortgang gemonitord. Er is een standaard doorlooptijd van drie maanden, waarin het hele traject van het uitzetten van de vragenlijst tot het afronden van het eerste verbeterpunt zijn beslag krijgt.

Draagvlak creëren en verbreden

Om draagvlak te creëren heeft de organisatie bewust ervoor gekozen om verschillende locaties en teams uit te nodigen om zichzelf aan te melden om mee te doen met de KVC.

Tip: maak voor medewerkers duidelijk wat de KVC oplevert, dit draagt bij aan motivatie en dat ze aan de slag gaan voor bewoners, daar doen ze het uiteindelijk voor.

Met het enthousiasme dat het werken met de KVC opleverde om aan het verbeteren van de kwaliteit van zorg te werken, zijn ook andere zaken rond leren en verbeteren opgepakt. De uitkomsten van de KVC konden vaak in een breder perspectief geplaatst worden en maakten duidelijk wat er nog meer nodig was in de organisatie. Bijvoorbeeld de doorontwikkeling van een goed kwaliteitssysteem, de verdere invulling van het kwaliteitsplan en een multidisciplinair kwaliteitsteam. Dit kwaliteitsteam is ondersteunend aan de teams en geeft advies bij kwaliteitsissues. Deze kwaliteitsprocessen en het gebruik van de KVC versterken elkaar doordat ze samen worden gebruikt voor kwaliteitsverbetering.  Daarbij wordt gebruik gemaakt van de geldende kaders voor de kwaliteit van zorg, zoals verpleegkundige en ISO-richtlijnen en het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg. Ook is er een (online) leeromgeving ontwikkeld.

Voorwaarden voor succes

Een succesvolle implementatie van de KVC vraagt om draagvlak, man/vrouwkracht, aandacht en betrokkenheid, op meerdere niveaus. Daarom is de teammanager en coördinerend verpleegkundige (onderdeel van kwaliteitsteam) belangrijk om het traject te leiden. Uiteraard moeten zij beschikken over voldoende tijd om dat te doen. Kwaliteit is niet iets wat je “er even bij doet”. Ook moet er binnen de teamformatie ruimte zijn om te leren. Een belangrijke succesfactor is de afwezigheid van grote verstorende factoren, zoals een ingrijpende (ver)bouwing of andere projecten die tijdelijk veel invloed hebben op de werkvloer.

‘De KVC is een onderdeel van het werkproces geworden, het wordt nu niet meer als extra tijdsinvestering ervaren.’

Wat levert het op?

Op organisatieniveau sluit de KVC aan bij de visie op kwaliteit en de visie op leren en verbeteren. De KVC gericht is op het leren op team- en locatieniveau en leren op de eigen werkplek. Kort-cyclische feedback, continue reflectie en dialoog worden door de KVC gestimuleerd, zoals dat ook in het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg staat verwoord. De uitkomsten van de KVC worden, in samenhang met de locatiemonitor, teruggekoppeld aan het zorgkantoor. Ook worden ze opgenomen in managementverslagen en dragen bij aan reflectie voor de organisatie. De KVC is inmiddels onderdeel van het werkproces geworden, waardoor het niet als een extra tijdsinvestering wordt ervaren.

Meer weten

Wil je meer informatie of heb je vragen? Neem contact op met:

Meer weten

Geplaatst op: 29 juni 2021
Laatst gewijzigd op: 29 juni 2021