Roomburgh werkt voortaan écht samen met naasten in de zorg

'Ons beleid rond samenwerken met naasten was een hete aardappel die binnen de organisatie steeds werd doorgegeven', zegt Leo Cremers. Leo is zorgbemiddelaar en projectleider Informele Zorg bij zorgorganisatie Roomburgh (210 cliënten/bewoners, ruim 250 medewerkers) in Leiden. 

'Op papier hadden we mooie ambities, maar het lukte ons niet om deze om te zetten in concreet beleid. Zorgmedewerkers vonden het lastig om de zorg uit handen te geven omdat zij zich verantwoordelijk voelden voor de zorg. Hierdoor betrokken zij naasten nauwelijks. En de samenwerking die er wél was, legden zij nauwelijks vast.'

Persoonlijke relaties

Hilda Stergakis is coach van het programma Waardigheid en trots voor de toekomst-maatwerkondersteuning. In die rol hielp zij Roomburgh bij het ontwikkelen van een nieuwe visie en werkwijze. Ook hielp zij bij het opstellen van beleid voor informele zorg. Daarin zijn naasten en vrijwilligers voortaan een belangrijke schakel in de zorg. Leo: 'Als wij in de toekomst goede zorg willen blijven bieden, hebben wij naasten en vrijwilligers hard nodig.' 

'Om invulling te geven aan de visie en werkwijze maken wij gebruik van de Schijf van Vijf. Die gaat uit van meer samenwerken met de cliënt en zijn netwerk. Met andere woorden: wij moeten investeren in de relatie met naasten. Want als die goed is en je open met elkaar communiceert, werk je ook gemakkelijker met elkaar samen.'

Toch was het versterken van die relatie geen vanzelfsprekendheid, vertelt Hilda. 'Iedereen begreep dat we de informele zorg nodig hebben. Tegelijk wilden zorgmedewerkers dat de leidinggevenden dit uitdroegen. Dat zij bijvoorbeeld gesprekken aangingen en familieavonden organiseerden. Terwijl de nieuwe werkwijze er juist op gericht is dat de zorgmedewerkers zélf het gesprek aangaan. Het was een stevige uitdaging om hen ervan te overtuigen dat er echt iets moest veranderen. Het ging om een cultuurverandering.' 

Heel spannend

Een van de concrete acties was de introductie van de zogenoemde Samenzorggesprekken. Deze zijn bedoeld om bewoners, naasten en het verdere netwerk beter te leren kennen. Leo: 'We spraken eerst met alle zorgmedewerkers over hun aannames en praktische bezwaren rond de gesprekken. Sommige medewerkers dachten dat zij de naasten moesten overhalen om te komen helpen in de zorg. Anderen maakten zich zorgen over verantwoordelijkheden en veiligheid.' 

'We bleven benadrukken dat het doel was om de relatie met naasten te verbeteren. Wat opviel was dat zorgmedewerkers graag met concrete vragenlijsten of checklijsten wilden werken. Terwijl het juist open gesprekken moesten worden. Dat vonden veel collega’s spannend.'

Om hen hierbij te helpen, bood Roomburgh haar zorgmedewerkers verschillende trainingen aan, gericht op motiverende en verbindende communicatie. Een gespreksleidraad gaf medewerkers houvast bij het voeren van een Samenzorggesprek. 

Leo: 'We hebben de zorgmedewerkers ook laten ervaren wat het is om een ecogram in te vullen en wat dit oplevert. Tot slot voerden we oefengesprekken waarbij leden van de cliëntenraad de rol van naaste speelden. Dit leverde ons nieuwe inzichten en concrete handvatten op om zorgmedewerkers verder te ondersteunen.'

Meer over een ecogram

Het sociale netwerk in kaart met een ecogram

16-06-2016

Een ecogram laat de omvang van het sociale netwerk zien, wat de belangrijke contacten zijn en wat de aard van het contact is. In het hart van het schema staat de naam van de cliënt en daaromheen alle contacten.

Tool Toolkit

Lees meer

Schat aan informatie

Inmiddels vonden met alle bewoners en naasten Samenzorggesprekken plaats. Hilda: 'Naasten vinden het fijn dat er oprechte aandacht is voor hun situatie. Het voelt voor hen als een stukje erkenning. Verder is het prettig dat we meer draagvlak creëerden voor de onderlinge samenwerking. Zonder dat naasten het gevoel hebben gekregen dat zij móéten helpen.'

De Samenzorggesprekken leverden nieuwe afspraken over onderlinge samenwerking én een schat aan informatie op. Leo: 'We hebben een goed beeld van de activiteiten die naasten nu al oppakken, zoals administratie, financiën, boodschappen doen, wandelen. Daarnaast hebben we het sociaal netwerk van de bewoners beter in kaart.'

'We waren verrast hoe groot dit vaak is. Ook kleinkinderen, buren en soms vrienden van vroeger vallen hieronder. Opvallend was ook dat naasten soms niet wisten dat zij mee kunnen helpen. “Ik wist niet dat jullie een chauffeur op een busje nodig hadden. Ik heb een B1-rijbewijs, dus ik help graag”, zei een zoon van een bewoner'. 

Hilda: 'We ontdekten dat naasten, maar ook zorgmedewerkers, zich regelmatig afvroegen: mag dit eigenlijk wel? Een voorbeeld: een medewerker vertelde dat een echtgenoot zijn vrouw ’s avonds naar de kamer bracht, waarna de zorg mevrouw in bed hielp. De medewerker vroeg zich af of meneer dit na een training ook zelf mocht doen. Natuurlijk mag dat. Dit is precies de bedoeling van onze nieuwe aanpak. De echtgenoot hoeft niet te wachten op hulp, maar kan het zelf doen.'

Gemaakte afspraken

Welke afspraken zijn gemaakt om ervoor te zorgen dat de nieuwe werkwijze duurzaam wordt toegepast in de organisatie?

• Samenzorggesprekken vinden liefst al vóór een verhuizing in het verpleeghuis plaats, bij de cliënt thuis. Leo: 'Dan weten we hoe de thuissituatie eruitziet en bespreken we alvast wat de familie doet voor hun naaste.'
• Het blijft niet bij één gesprek. Leo: 'Het is de bedoeling dat zorgmedewerkers minimaal elk kwartaal een Samenzorggesprek hebben met naasten. Daarnaast bespreken we de samenwerking met naasten en vrijwilligers minstens elk kwartaal met de teamleiders en mogelijk ook met de kwaliteitsverpleegkundige. Worden de vervolggesprekken gevoerd? Wordt wat besproken is netjes gerapporteerd? Zo niet, dan bekijken we waar de uitdaging ligt en zetten we passende interventies in.'
• De trainingen in gespreksvoering maken deel uit van het reguliere opleidingsprogramma.
• Informele zorg staat als vast punt op de agenda van het managementteam en keert structureel terug in de werkoverleggen van leidinggevenden en zorgteams.
• Binnenkort start Roomburgh met de app RegiCare om activiteiten van naasten en vrijwilligers in kaart te brengen. Ook kan je er afspraken maken en vastleggen. 

Tips voor andere zorgorganisaties

Welke tips heeft Roomburgh voor andere zorgorganisaties die ook willen investeren in de samenwerking met de informele zorg? 

Leo: 'Bied zorgmedewerkers ondersteuning om een relatie aan te gaan met de informele zorg. Maak het gemakkelijk om hiervan gebruik te maken. En organiseer oefengesprekken. Deze waren bij ons heel waardevol.'

Hilda: 'Nauwer samenwerken met naasten en vrijwilligers vraagt intern om een verandering van houding en gedrag. Iedereen binnen de organisatie moet zich hier bewust van zijn en de urgentie voelen. Verder vraagt de samenwerking ook om scholing van zorgmedewerkers. Kortom, er is commitment nodig van de hele organisatie.'