Plannen en roosteren met AI bij Vitalis

Gepubliceerd op: 09-07-2025

Eind mei 2025 organiseerde Vilans een kennissessie over het plannen en roosteren met behulp van AI. Twee Brabantse zorgorganisaties hebben verschillende AI-tools door en door getest. Wat zijn hun ervaringen en inzichten vanuit de pilots? Is AI het ei van Columbus? Dit is deel 2 over de ervaringen van Vitalis.

Planningstools op basis van AI: slimmer plannen

AI-software helpt zorgorganisaties om slimmer te plannen. Tegelijkertijd zijn AI-planningstools geen kant-en-klare oplossing. De zorgorganisaties moeten zelf actief aan de slag met de software, zo blijkt uit de tips en aanbevelingen in een verkenning van Anders Werken in de Zorg (AWIZ). In het artikel ‘Onderzoek in Midden- en West-Brabant: dit dragen zorgtechnologieën bij’ vind je onderaan de pagina bij de downloads de verkenning Planning software.

Werk aan de winkel

Software op basis van AI betekent werk aan de winkel, merkte ook Vitalis in Eindhoven. De zorgorganisatie is enthousiast over de AI-tools, maar het werken ermee vraagt het nodige van haar organisatie. Vitalis zette meerdere AI-tools in voor het plannen en roosteren tijdens een intramurale pilot. Het doel was om erachter te komen of AI-software de samenstelling van de intramurale teams beter kon laten aansluiten bij de zorgvraag.

Goed werkgeverschap

Daarbij stonden niet alleen de wensen van de cliënten centraal, maar ook die van de medewerkers, vertelt Suzanne Keizer, programmamanager Innovatie. ‘Vanuit goed werkgeverschap willen wij meer aansluiten bij hun behoeften. Door medewerkers de regie te geven over hun rooster kunnen zij zelf bepalen wanneer zij willen en kunnen werken. We willen af van de situatie waarin planners bij gaten in het rooster vaak dezelfde medewerkers bellen, ongeacht of zij vrij zijn of niet. Het “ik kan gebeld worden, ook al ben ik vrij” leidt tot een hoge werkdruk en daardoor ook tot ziekteverzuim.’

Door medewerkers de regie te geven over hun rooster kunnen zij zelf bepalen wanneer zij willen en kunnen werken.

Suzanne Keizer, programmamanager Innovatie

Onlegbare puzzel

Na overleg met de softwareleverancier bleek volgens Suzanne dat AI de ‘onlegbare puzzel’ kon leggen: rekening houden met de wensen van zowel cliënten als medewerkers. Voor de gaten in het rooster, introduceerde Vitalis een app. Medewerkers kunnen hierin aangeven wanneer zij eventueel nog meer kunnen werken. Als laatste stap is een RPA-bot (Robotic Process Automation) ontwikkeld. Suzanne: ‘Op het moment dat er diensten vrijvallen, verstuurt deze automatisch berichten naar medewerkers. Dat wil zeggen: uitsluitend de medewerkers die hebben aangegeven dan te kunnen werken.’

Niveau van medewerkers

Suzanne vindt dat de AI-tools belangrijke inzichten opleveren, zoals: het aantal uur dat medewerkers worden ingezet op een locatie ten opzichte van het aantal uur aan zorgtaken. Of: het niveau van de medewerkers tijdens een dienst ten opzichte van het gevraagde niveau. Suzanne: ‘Er blijkt een disbalans te zijn. Overdreven gezegd: verpleegkundigen voeren taken uit die ook door een helpende gedaan kunnen worden. Bij de werving van personeel kun je hier rekening mee houden. Tot nu toe werd bij een vertrek van een verpleegkundige meteen een vacature voor dezelfde functie uitgezet. De AI-tool geeft inzicht of je die verpleegkundige ook echt nodig hebt.’

Beter in balans

Een ander belangrijk resultaat van de pilot is volgens Suzanne dat medewerkers aangeven dat werk en privé beter in balans zijn. Suzanne: ‘Medewerkers voelen geen druk meer dat zij op hun vrije dag gebeld kunnen worden om diensten in te vullen. Dat draagt ontzettend bij aan goed werkgeverschap.’

Praatplaat Aantrekkelijk werkgeverschap

Meer weten over hoe je ervoor zorgt dat medewerkers bij je willen werken of blijven werken? Het programma Waardigheid en trots voor de toekomst onderscheidt vijf elementen van aantrekkelijk werkgeverschap. De praatplaat biedt nuttige handvatten om naar je eigen organisatie te kijken.

Bekijk onze praatplaat over Aantrekkelijk werkgeverschap.

Verkregen inzichten

Vitalis heeft haar pilot met de AI-tools inmiddels afgerond. Tot welke inzichten is de zorgorganisatie gekomen? De belangrijkste op een rij.

Plannen met behulp van AI heeft impact op de organisatie. Suzanne: ‘De AI-software zorgt voor onrust op de werkvloer. Het laat de gaten in een rooster zien: de momenten dat er geen handelingen gedaan hoeven te worden. Dat geeft medewerkers het gevoel dat zij al jaren werk doen dat er helemaal niet is en dat ze overbodig zijn. Dat soort sentimenten leven er echt op de werkvloer. Je zult daarom leiderschap moeten tonen en duidelijk moeten communiceren: de AI-tools niet zijn bedoeld om mensen te ontslaan of om afdelingen te reorganiseren.’

Begeleiding van medewerkers is noodzakelijk. Suzanne: ‘Onze medewerkers vonden het in het begin heel moeilijk om de regie te hebben over hun eigen rooster. Het leverde ook veel emoties op. Medewerkers konden moeilijk het vertrouwde loslaten: “mevrouw Jansen wil zorg om 07.00 uur, dus dan moet ik er zijn”. Terwijl de vraag was: wat wil jij?’

AI-tools vragen om keuzes te maken. Suzanne: ‘Hoe ga je nu van pilot naar het daadwerkelijk werken met de AI-tools? Daarvoor moet je als organisatie eerst basiskeuzes maken. Willen we taakgedifferentieerd werken? Willen wij op afdelingsniveau of op locatieniveau plannen? Maar ook: hoeveel procent van de tijd mag een verpleegkundige boventallig staan? Dat is voor een rooster zeer bepalend. Technisch kan het, maar je zult de organisatie nog wel moeten voorbereiden op het werken met AI-tools.’

Koppeling tussen AI-software en ECD is noodzakelijk. Suzanne: ‘Het invoeren van de wensen van cliënten en medewerkers moet regelmatig gebeuren, zeker als er medewerkers of cliënten vertrekken. Dat betekent dat er een goede koppeling moet zijn tussen de AI-tools, het Elektronisch Cliëntendossier (ECD) en het reguliere planningsprogramma. Het is ondoenlijk om de AI-tool continu handmatig te vullen. Daarover zijn wij in gesprek met onze leverancier.’