Plannen en roosteren met AI bij Archipel Zorggroep

Gepubliceerd op: 09-07-2025

Eind mei 2025 organiseerde Vilans een kennissessie over het plannen en roosteren met behulp van AI. Twee Brabantse zorgorganisaties hebben verschillende AI-tools door en door getest. Wat zijn hun ervaringen en inzichten vanuit de pilots? Is AI het ei van Columbus? Dit is deel 1 over de ervaringen van Archipel Zorggroep.

Planningstools op basis van AI: de technologie werkt

Er wordt in de zorg al geëxperimenteerd met planningstools op basis van AI. Voorlopige conclusie: de technologie werkt. De software kan zorgorganisaties helpen om diensten en roosters beter te laten aansluiten op de zorgvraag van hun cliënten en de mogelijkheden van hun teams. Dat blijkt uit een verkenning van Anders Werken in de Zorg (AWIZ), waaraan meerdere zorgorganisaties in Noord-Brabant meewerkten. In het artikel ‘Onderzoek in Midden- en West-Brabant: dit dragen zorgtechnologieën bij’ vind je onderaan de pagina bij de downloads de verkenning Planning software.

Plannen op gevoel

Archipel Zorgroep in Eindhoven gebruikte een AI-tool voor het plannen tijdens een intramurale pilot. De zorgorganisatie kampte met gaten in het rooster, veel stress rond het plannen en uitval van medewerkers door hoge werkdruk. De belangrijkste oorzaak: er werd gepland op basis van begroting in plaats van op basis van cliëntvraag, stelt Veerle van Overloop, projectleider Innovatie. ‘De beschikbare personele capaciteit werd naar ons gevoel inefficiënt ingezet. Let wel: dit was een gevoel, dat we moeilijk hard konden maken.’

We zijn in gesprek gegaan met de cliënten om hun zorgvraag in kaart te brengen.

Veerle van Overloop, projectleider Innovatie

Taakgedifferentieerd kijken

De centrale vraag in de pilot van Archipel was: leidt plannen met behulp van AI tot een efficiëntere inzet van personeel en tot lagere personele kosten? Veerle: ‘De AI-software dwingt je om veel meer taakgedifferentieerd naar de zorgvraag te kijken: wat hebben de cliënten op een afdeling echt nodig aan zorg, welke taken rollen hieruit en hoeveel tijd is daarvoor nodig? We zijn in gesprek gegaan met de cliënten om hun zorgvraag in kaart te brengen. Daarna hebben we alle cliëntvragen en beschikbare personele capaciteit in de software ingevoerd. Vervolgens rekende de AI-tool uit wat wij nodig hadden aan personeel en wat de meeste efficiënte looproutes waren. Technisch werkte het perfect.’

Ideale functiemix berekenen

Maar toen begon het pas, vertelt Veerle. ‘We zijn vervolgens gaan testen of we met de voorgestelde functiemix uit de voeten konden. Dat verliep met vallen en opstaan, en ging gepaard met de nodige frustraties. We liepen tegen een muur aan van “we hebben het altijd zo gedaan“. Plannen gebeurde eerder steeds “op gevoel”, maar de AI-tool maakte duidelijk dat je de ideale functiemix ook kunt berekenen. Voor onze organisatie was het alleen behoorlijk lastig om de software te volgen in plaats van onze oude gewoontes.’

Plannen gebeurde eerder steeds “op gevoel”, maar de AI-tool maakte duidelijk dat je de ideale functiemix ook kunt berekenen.

Veerle van Overloop, projectleider Innovatie

Wens van de cliënt

Toch is de pilot bij Archipel geslaagd. Veerle: ‘De AI-tool heeft ons inzicht gegeven in welke capaciteit nu echt nodig is ten opzichte van de zorgvraag. Het zorgt voor een efficiëntere inzet van personeel en daardoor tot lagere personele kosten. Belangrijk was ook dat we het gesprek met cliënten zijn aangegaan. Wanneer staat u op? Wanneer wilt zorg ontvangen? Niet de mogelijkheden van de afdeling, maar de wens van de cliënt stond centraal.’

Plannen en goed werkgeverschap

Het ondersteunen van zeggenschap in bijvoorbeeld personeelsplanning is een van de knoppen waaraan zorgorganisaties kunnen draaien als het gaat om goed werkgeverschap. Roosters die aansluiten bij de behoeften en wensen van medewerkers zijn cruciaal voor medewerkerstevredenheid en kunnen stress, uitval en vertrek van medewerkers voorkomen. Het programma Waardigheid en trots voor de toekomst onderscheidt vijf elementen van aantrekkelijk werkgeverschap. De praatplaat biedt nuttige handvatten om naar je eigen organisatie te kijken.

Bekijk onze praatplaat over Aantrekkelijk werkgeverschap.

Inzichten pilot AI-tool

Archipel heeft haar pilot met de AI-tool inmiddels afgerond. Tot welke inzichten is de zorgorganisatie gekomen? De belangrijkste op een rij.

Plannen met behulp van AI heeft impact op de organisatie. Veerle: ‘De AI-software maakt duidelijk hoeveel zorg een cliënt vraagt, maar laat ook de lege vlakken in een dienst zien. Dat maakt dat medewerkers zich snel overbodig voelen. Dat zijn zij niet, want er is altijd genoeg te doen op de afdelingen. Maar je zult wel oog moeten hebben voor zulke gevoelens.’

Cliënten hebben begeleiding nodig. Veerle: ‘Cliënten vonden het heel moeilijk om uit hun vaste dagindeling te komen en te bepalen: wat wil ik nu eigenlijk? “Laat het los” is de meest gebruikte term tijdens de pilot. Je moet cliënten daar echt bij helpen.’

Ook begeleiding van medewerkers is noodzakelijk. Veerle: ‘Het was voor medewerkers lastig om af te wijken van de efficiënte looproute die de AI-tool aangaf. Maar soms moet je, zeker intramuraal, de indeling omgooien, bijvoorbeeld als een cliënt eerder wakker is. Coaching op dit gebied is belangrijk.’

AI-tools vragen om keuzes te maken. Veerle: ‘De software geeft kwantitatief aan hoeveel medewerkers je van welk niveau nodig hebt om de handelingen uit te voeren. Je zult daar zelf je kwalitatieve wensen aan toe moeten voegen. Dus: welke niveaus moeten er minimaal aanwezig zijn op een afdeling? Moet er iemand bijvoorbeeld de regie voeren op de afdeling? Dat soort keuzes moet je als zorgorganisatie zelf maken.’