‘Compacte organisatie is slagvaardiger bij implementeren technologie’

‘Welke kleur agenda wil je?’ Ze weet het nog goed, die vraag van de secretaresse toen ze in 2013 als bestuurder binnenkwam bij zorginstelling St. Elisabeth in Roosendaal. Marieke Bouwman kijkt na tien jaar terug op een mooie technologische ontwikkeling binnen deze organisatie met circa 130 bewoners. ‘Het was in die tijd niet gek dat we achterliepen op ICT-gebied. Er waren andere financiële keuzes gemaakt. De verbouw en gedeeltelijke nieuwbouw hadden veel geld gekost, met overigens een prachtig gebouw als resultaat.’ Lees in dit interview over de implementatie van technologie vanuit het bestuurdersperspectief.

Marieke herinnert zich haar aanjagersfunctie op het gebied van technologie de eerste jaren bij St. Elisabeth. ‘Als bestuurder faciliteer je en je initieert, stimuleert en enthousiasmeert. Allereerst heb ik ervoor gezorgd dat de papieren agenda’s eruit gingen zodat medewerkers elkaar niet langer steeds hoefden te mailen of bellen om een afspraak te maken. Het invoeren van een ECD was de volgende prioriteit. De strategie die ik daarbij volgde was: medewerkers betrekken bij de keuze. Dat betekent een lange aanloop, maar die investering verdien je later terug in de vorm van een breder draagvlak. Veel breder dan wanneer ikzelf snel had getekend voor de eerste de beste mooie aanbieding.’

De kernwaarden van St. Elisabeth dateren nog uit de tijd dat de Zusters Franciscanessen in 1832 de Congregatie in Roosendaal oprichtten:

Liefde
Eenvoud
Werkzaamheid
Onthechting

Marieke: ‘En precies déze vier waarden gebruiken we ook nu nog als onze keuzecriteria voor innovaties. Eenvoudig te gebruiken, effectieve (werkzame) technologie moet ons ondersteunen bij het bieden van liefdevolle, warme zorg. Met het invoeren van die innovatie, laten we een oude manier van werken los (onthechting).

De basis op orde

Het wifi-netwerk, telefoniebereik en verpleegoproepsysteem kwamen daarna aan de beurt. ‘We hebben de basis voor goede verbindingen gelegd. In die tijd zocht ik voor het eerst contact met Waardigheid en trots voor ondersteuning. Later, toen wij de vakgroep Zorgtechnologie oprichtten, hebben ze ons ook begeleid. In de vakgroep zitten medewerkers uit de hele organisatie: zorgmedewerkers maar ook bijvoorbeeld de facilitair manager. Sindsdien loopt het vanzelf en is mijn rol veel kleiner. De vakgroep maakt zelf de keuzes welke technologie geïmplementeerd wordt.’

Op het gebied van de inmiddels ingevoerde domotica vindt Marieke de leefcirkels een bijzonder mooie ontwikkeling. ‘Ik ben zó tegen het opsluiten van mensen, al ver voor de Wzd. De leefcirkels helpen om bewoners meer bewegingsvrijheid te geven en dat vind ik geweldig, al begrijp ik ieders zorgen in het begin. Toen wij ze invoerden, waren er uiteraard ook zorgen over de veiligheid van de bewoners. We moeten dan ook het risico op ongevallen accepteren, omwille van het welzijn van de bewoners.’

Tijdswinst en verlagen van werkdruk

Ze noemt diverse andere voorbeelden van technologie die haar organisatie nu gebruikt, zoals de heupairbag. ‘En nu zijn we bezig met de Momo BedSense, een geavanceerde sensorplaat voor onder het matras. Ook van de medicijndispenser verwacht ik veel, die implementeren we momenteel ook. De cliënt wint aan autonomie, een mooi effect. En het scheelt tijd, zeker bij de huidige arbeidsmarktkrapte ook van belang.’ Ze betreurt het dat de dispenser in de wijk wél wordt vergoed, maar in de verpleeghuiszorg niet.

‘Zo moeten we bij de aanschaf van elke nieuwe technologie goed rekenen. Daarbij telt niet alleen wat een bepaalde technologie aan harde euro’s kan opleveren, denk aan het inzetten van minder inleenkrachten. Ook het verlagen van de werkdruk kan een indirect effect hebben op het ziekteverzuim op de iets langere termijn. Dat telt ook mee.’

Technologie is van iedereen

‘Wij zijn een compacte organisatie. Dat heeft voordelen: de lijntjes zijn kort en je kunt gemakkelijk goed uitleggen waarom je een bepaalde innovatie wilt doorvoeren. Je bent slagvaardiger. Ook voel je beter aan wanneer het juiste moment is gekomen, want timing is belangrijk bij innovaties. Vooral niet teveel tegelijk willen, is mijn ervaring. De vakgroep hanteert een maximum van drie innovaties per jaar.’ Omdat de organisatie geen innovatie-afdeling heeft is technologie bij St. Elisabeth ‘van iedereen’, hetgeen ook blijkt uit de breed samengestelde vakgroep. ‘Niemand kan zich verschuilen achter “Daar hebben we een innovatiemanager voor.”’, lacht Marieke. Een voordeel, vindt ze.

Wel begrijpt ze dat niet voor alle medewerkers innovatie de hoogste prioriteit heeft. Soms vrezen medewerkers voor verschraling van de zorg. ‘Terwijl uiteindelijk zowel cliënt als medewerker winnen aan comfort. Technologie moet altijd ondersteunend zijn,’ benadrukt ze. Verder zegt Marieke over de terughoudendheid van medewerkers: ‘Niet iedereen is even digitaal vaardig en soms zijn collega’s onzeker bij het gebruik van iets nieuws. Wij hebben daarom verschillende medewerkers opgeleid tot digicoach. En als er een grote verandering speelt – zoals een nieuw systeem – dan zorgen we ervoor dat er van de leverancier een tijdje een “vraagbaak” in huis is.’

Tips voor andere organisaties:

Zorg dat innovatie iets van de medewerkers zélf is, zet hen aan het roer.
Geef aandacht aan verschillen in digivaardigheid.
Zorg voor aanspreekpunten tijdens implementatie nieuwe systemen.
Betrek Ondernemingsraad en Cliëntenraad.
Voer niet te veel innovaties tegelijk in.
Kijk goed naar innovaties met het meeste rendement, direct of indirect.
Kleinere organisaties: ga af op je kracht en onderschat je slagvaardigheid niet!

Meer weten

Bekijk het kennisdossier zorgtechnologie voor tools en praktijkvoorbeelden
Bekijk het actuele overzicht van technologische toepassingen

Lees ook deze artikelen over de implementatie van technologie: