Woon-zorgcentrum Notre Dame aan de slag met personeelssamenstelling

Woon-zorgcentrum Notre Dame, onderdeel van zorgorganisatie De Wever in Tilburg, deed de Scan Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg om te zien hoe de locatie presteerde ten opzichte van de acht thema’s van het kwaliteitskader. De uitkomst was positief, maar een ontbrekende factor sprong eruit: de locatie heeft – net als de rest van De Wever – geen strategische personeelsplanning. Het programma Waardigheid en trots op locatie biedt specifieke ondersteuning op het thema personeelssamenstelling en startte bij Notre Dame een pilot.

Notre Dame is een bijzondere zorglocatie in het hart van Tilburg. Het klooster van de congregatie Dochters van O.L.Vrouw van het Heilig Hart wordt deels gehuurd door De Wever die ook de zorg levert aan de bewoners. Er wonen nu 47 zusters van de congregatie en paters op een totaal van 74 bewoners. ‘Een bijzondere locatie en een bijzondere doelgroep’, beaamt Jasmine Draaijers, teammanager Zorg en Welzijn bij Notre Dame. ‘Er hangt een andere sfeer in huis, de congregatie speelt een belangrijke rol in de dagelijkse gang van zaken, zeker in het leven van de zusters. Wij worden ingeschakeld voor de zorg en activiteiten, voor alle bewoners.’

‘Net als in andere verpleeghuizen zien we de zorgvraag van onze bewoners toenemen qua complexiteit. Dat zal in de nabije toekomst alleen maar sterker worden. Vanuit de vraag op welke manier we daar het beste op kunnen spelen met de inzet van personeel zijn we de pilot met Waardigheid en trots op locatie gestart.’

Personeelsnorm

Komen tot een strategische personeelsplanning is niet alleen een vraagstuk vanuit het management. Juist in de zorgteams weten de medewerkers als geen ander waar de behoefte aan extra inzet en deskundigheid ligt. De personeelsnorm in het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg vereist dat zorgorganisaties vanuit hun cliënten redeneren. Hoe doen wij het nu op het gebied van persoonsgerichte zorg? Wat hebben we in huis en wat missen we? In de ondersteuning die Waardigheid en trots op locatie biedt is de cliëntgroep van de zorglocatie dan ook altijd de start.

Niet het geld, niet de beschikbaarheid van mensen, het draait om sturen op inzet en deskundigheid die veilige en persoonsgerichte zorg mogelijk maken en een prettig werkomgeving bieden. Dat is de essentie van kijken naar de juiste personeelssamenstelling.

‘Er zijn een paar sessies met de teams belegd waarin de teamleden werden bevraagd op hun beeld van de toekomst en de benodigde kennis en ervaring op de werkvloer. ‘De reacties daarop waren overwegend positief’, zegt Jasmine Draaijers. ‘Mensen vinden het fijn om mee te praten en te denken, al is het wel zaak dat je het concreet houdt.’

Toekomstbeeld

De uitkomst van de pilot leverde een redelijk helder toekomstbeeld op. Enerzijds is er behoefte aan meer hoger opgeleid personeel, op zowel niveau 3, 4 als 5. Zeker gezien het feit dat het Zorgzwaartepakket waarmee het grootste deel van nieuwe bewoners in de toekomst zal binnenkomen, valt in de categorie ZZP5 en ZZP6. Daarnaast is er ook behoefte aan meer aandacht voor welzijn en welbevinden. Daarvoor zullen daar extra mensen aangetrokken kunnen worden, die niet als verzorgende of verplegende zijn opgeleid.

Personeel werven en medewerkers opleiden

‘Het is mooi dat er nu een onderbouwd en gedeeld toekomstbeeld ligt’, zegt Jasmine Draaijers. ‘Maar de realiteit op de arbeidsmarkt is dat het heel moeilijk is om dat beeld ook in te vullen. Het is erg lastig om aan nieuwe mensen met een V&V-opleiding te komen. We zetten in op verschillende sporen. Enerzijds door onze medewerkers op te leiden naar een hoger niveau. Anderzijds proberen we ook nieuwe mensen te trekken via allerlei nieuwe wegen. En ook door anders opgeleiden te werven en in te zetten, bijvoorbeeld voor welzijn. Daarbij moeten we ook buiten de gebruikelijke kanalen kijken. Ik zou er bijvoorbeeld een groot voorstander van zijn om meer werk te maken van een mobiliteitscentrum binnen de zorg.'

Goed werkgeverschap

Een andere manier om personeelstekorten te bestrijden is wat Jasmine Draaijers ‘goed werkgeverschap’ noemt. ‘Je moet niet alleen focussen op het vinden van nieuwe mensen, maar ook goed investeren in je huidige groep medewerkers. De werkdruk is – mede doordat het moeilijk is om mensen te vinden – hoog. Een goede, faciliterende organisatie en management, en projectmatig bouwen aan meer zelfstandig teams, is nodig. Je moet ervoor waken dat je je mensen niet overvraagt. Want als zij uitvallen of afhaken ben je nog veel verder van huis. Daarnaast besteden we aandacht aan ontwikkelwensen van onze mensen, bijvoorbeeld in spiegelgesprekken.’

‘We proberen de werkdruk ook te verlagen door de welzijnsactiviteiten te integreren in de teams. Bij toerbeurt krijgen de teamleden die taken toebedeeld. Dat geeft hen de mogelijkheid om ook even uit de waan van de dag te stappen en meer tijd voor een bewoner of bewonersgroep te hebben. Dat werkt voor iedereen: de bewoner krijgt meer aandacht, de familie is positief en de medewerker krijgt meer zingeving in zijn of haar werk.’

Van toekomstbeeld naar concrete acties

Jasmine Draaijers: ‘Het is aan te raden om een ondersteuningstaject als dat van Waardigheid en trots op locatie compact te houden, zodat mensen gemotiveerd blijven om mee te doen. Het moet zoals gezegd praktisch blijven, zodat mensen het kunnen verbinden met hun werk.’

Desgevraagd bevestigen Henk Verhoeven en Monique van Son, beide verpleegkundigen, dat beeld. ‘Er is nu wel een plan, maar als je niet oppast organiseer je daarmee ook scepsis: “hoe gaan we dat dan doen? Er is toch niemand te vinden!” Het is zaak dat je ook de vertaalslag maakt en mensen met de plannen verbindt: “Je hebt eraan meegewerkt en nu gaan we de volgende acties uitvoeren.” Laat zien wat eruit voortkomt, daarmee houd je het levend.’

Jasmine Draaijers: ‘De Wever is op vele fronten al bezig met deze vraagstukken. Nu kijken we terug en zie ik dat sommige dingen anders of beter kunnen. Daar is het een pilot voor. Maar als je wilt dat organisaties en medewerkers ermee aan de slag gaan en blijven, moet je dat van tevoren goed borgen. De opbrengst van zo’n traject en wat er daarna mee wordt gedaan, dat is wat mensen betrokken houdt.’ De komende weken gaat De Wever aan de slag met deze nieuwe inzichten en het vertalen van het toekomstbeeld naar concrete acties.

Strategisch personeelsplan? Je zult wel moeten!

Over de vraag of ze andere organisaties aanraadt om aan de slag te gaan met het thema personeelssamenstelling hoeft Jasmine niet lang na te denken: ‘Je zult wel moeten. Alles wijst erop dat we met een grotere toestroom van ouderen te maken krijgen, die in een slechtere gezondheid bij het verpleeghuis komen. Tegelijkertijd zal de krapte op de arbeidsmarkt niet snel opgelost zijn. Het is zaak om goed na te denken over de toekomst. Welke mensen heb je nodig? Wat heb je al in huis? Wie kan en wil bijscholen? Kunnen en willen mensen meer uren werken? Hoe werf je nieuwe medewerkers? Zijn er andere manieren om het werk te organiseren? Hoe kan technologie helpen?’ Het is hét vraagstuk van de komende jaren. Aan de slag dus!’

Meer weten

Bekijk het Kennisdossier Strategisch personeelsbeleid Personeelssamenstelling