Methodisch werken, hoe doe je dat?

Als het aan de inspectie ligt scoort iedere zorgorganisatie hoog op ‘methodisch werken’. Logisch, want door methodisch te werken kunnen organisatie en medewerkers de kwaliteit van de zorg én het plezierig werken continu verbeteren. Toch is dit in de praktijk nog lastig, laat een verkenning van Waardigheid en trots op locatie zien. Hoe komt dat? En vooral, hoe kunnen organisaties er beter in worden? Kennismanagers Jennie Mast en Henry Mostert werkten mee aan de verkenning en maakten een online kennisdossier met verschillende producten.

infographic methodisch werken volgens PDCA-cyclus

Plan-Do-Check-Act

“De term methodisch werken wordt te pas en te onpas gebruikt in de zorg”, zegt Jennie. “Maar kort gezegd is het niet meer dan de afspraak om via bepaalde (vaste) stappen een doel te bereiken.” Een goed voorbeeld van zo’n afspraak is de kwaliteitscirkel van Deming. “Dat is de PDCA-cyclus: Plan-Do-Check-Act. Mooi van deze cirkel is dat je met elkaar in beweging bent. Doordat de stappen elkaar blijven opvolgen, werk je voortdurend aan leren en verbeteren.” De kennismanagers onderscheiden binnen het verpleeghuis 3 niveaus die met de cirkel bezig (moeten) zijn. Waarbij het belangrijk is dat deze niveaus met elkaar in verbinding staan:

  1. Cliënt en professional
  2. Medewerker en team
  3. Locatie en organisatie

Hoge verwachtingen aan medewerkers

Voor de verkenning gingen de kennismanagers met zorgmedewerkers, coaches en de inspectie in gesprek. Ze ontdekten dat de meeste organisaties best goed zijn in ‘plan’ en ‘do’, maar dat het schort aan ‘check’ en ‘act’. Volgens Henry is ook de ‘waaromvraag’ regelmatig onbeantwoord. “Medewerkers weten vaak niet wat het nut van methodisch werken is.”

De kennismanagers stelden een top 5 op van dingen waar medewerkers tegenaanlopen en die het methodisch werken belemmeren. Met stip bovenaan staan de hoge verwachtingen die organisaties van medewerkers hebben als het om kennis en vaardigheden gaat. “Ze moeten op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen, vaardig zijn in denk- en redeneerprocessen, alle protocollen kennen, de juiste gesprekstechnieken en de juiste acties bij verschillende ziektebeelden weten te kiezen, goed kunnen samenwerken, flexibel en ondernemend zijn, noem maar op. Maar de perfecte medewerker bestaat niet. Het is dus de kunst om het sámen zo perfect mogelijk te maken.”

Geen geborgde, eenduidige werkwijze

Een andere belemmering is het gebrek aan tijd, voor werkprocessen en voor reflectie. Henry: “Medewerkers hebben vaak amper tijd voor het zorgleefplan, laat staan voor een cyclische verbetering daarvan. En ze hebben al helemaal geen tijd om af en toe even stil te staan bij hun eigen handelen. Terwijl dat juist belangrijk is om te leren.” Wat ook niet helpt is dat er vaak geen geborgde, eenduidige werkwijze is. “Een ‘zo doen wij dat’. Medewerkers die niet weten wat van ze verwacht wordt, doen dingen op hun eigen manier.”

Minstens zo belangrijk is het dat de systemen die een organisatie gebruikt passen bij de praktijk. “Is het zorgleefplan kort en praktisch, is het een hulpmiddel?” Als laatste punt noemt Henry belemmeringen in het secundaire proces. “Denk aan leidinggevenden die veel tijd moeten besteden aan ziekteverzuim en het vinden van goed en bevoegd personeel. En hierdoor minder aandacht voor de bestaande medewerkers hebben, die hun steun en waardering juist zo nodig hebben.”

16 inzichten op 3 niveaus

Jennie en Henry staan uitgebreid stil bij de belemmeringen omdat dat een goede manier is om de bewustwording te vergroten. “Want als je niet weet wat er aan de hand is, kun je ook geen oplossingen zoeken”, zegt Jennie. “Dat betekent echter niet dat er geen bevorderende factoren zijn! Integendeel, de energie die zoveel mensen elke dag weer met zoveel liefde in hun werk in het verpleeghuis steken is zo’n factor.”

De kennismanagers helpen de zorgorganisaties graag op weg met oplossingen zoeken. Daarvoor formuleerden ze maar liefst 16 inzichten, verdeeld over de 3 niveaus in de organisatie. Voorbeelden op het niveau van bewoner en professional zijn ‘Werk allemaal op een eenduidige manier vanuit een visie en een vastgestelde werkwijze’ en ‘Onderscheid verschillende fases in het zorgproces, zoals instroom, doorstroom en uitstroom’. Maar ook: ‘Maak heldere afspraken over de operationele verantwoordelijkheid voor de PDCA-cyclus’, ‘Zorg dat het personeel zich bewust is van het waarom’ en ‘Maak voldoende tijd voor reflecteren en leren.’

Goede voorbeeld geven

Op team-, locatie- en organisatieniveau is de visie op zorg en organisatie belangrijk, net als een continue bewaking en sturing op kwaliteit en veiligheid. “Alleen dan maak je methodisch werken mogelijk”, aldus Jennie. En het bestuur, de staf en het management moeten het goede voorbeeld geven en zelf ook methodisch werken. “Ze moeten het uitdragen, het een versterkt het ander!” De laatste inzichten zijn meer landelijk georiënteerd. “Uit de verkenning blijkt dat koepelorganisaties methodisch werken als een algemeen geaccepteerde werkwijze zien, maar de verantwoordelijkheid voor de invulling is nergens belegd. Dat kan beter. Daarnaast moeten scholen, zorgorganisaties, ICT-organisaties en kennis- en beroepsorganisaties het thema veel meer samen oppakken. Zodat er meer consensus ontstaat. En het zou fijn zijn als kennis, tips en tools beter toegankelijk zijn.”

Reflectietool en inspiratiebox

Die laatste handschoen hebben de kennismanagers alvast opgepakt. Ze ontwikkelden twee mooie hulpmiddelen: een reflectietool en een inspiratiebox. De tools zijn onderdeel van het kennisdossier Methodisch werken van Waardigheid en trots. “In de reflectietool zitten alle benodigdheden voor een groepssessie met 10 medewerkers”, vertelt Henry. “Zo’n sessie kan helpen de bewustwording te vergroten en begrip te kweken voor elkaar. En het geeft aanknopingspunten voor een verbeterplan.”

De inspiratiebox methodisch werken moet voorkomen dat organisaties het wiel opnieuw uitvinden. “Organisaties zijn op zoek. Dan kunnen mooie voorbeelden veel tijd schelen. In de inspiratiebox vinden ze allerlei inspirerende voorbeelden om het methodisch werken op cliënt-, medewerker-, team- én organisatieniveau te versterken. Ze kunnen deze vervolgens aanpassen en in de eigen organisatie gebruiken.”

Kwaliteitsverpleegkundigen zijn een belangrijke schakel

De kennismanagers zijn alvast begonnen meer bekendheid aan het kennisdossier met inspiratiebox en zelfreflectietool te geven. Op 9 december organiseerden ze een goed bezocht webinar over methodisch werken. Het was het eerste webinar in een drieluik voor kwaliteitsverpleegkundigen. “Want”, benadrukt Henry, “kwaliteitsverpleegkundigen zijn een belangrijke schakel in het methodisch werken.” Dat blijkt ook wel uit de meting waarmee Henry en Jennie het webinar starten. Op de vraag ‘wordt er in jouw organisatie methodisch gewerkt?’ antwoordt 59% van de deelnemers ‘matig’. 21% vindt het ‘(ruim) voldoende’, 18% ‘onvoldoende’ en 3% ‘slecht’. Maar op de vraag ‘hoe methodisch werk je zelf?’ antwoordt maar liefst 64% ‘voldoende’ en 3% ‘goed’. 10% geeft ‘onvoldoende’ aan en 23% ‘matig’. “Gemiddeld vinden de kwaliteitsverpleegkundigen dus dat ze het beter doen dan de rest van de organisatie.”

Daar ligt een schone taak voor kwaliteitsverpleegkundigen. Dat ze daarbij graag gebruikmaken van goede voorbeelden, tips en trucs, tonen de enthousiaste reacties in de chat van het webinar als Henry de inspiratiebox aankondigt. Hij besluit de bijeenkomst met een oproep aan iedereen die het methodisch werken in de organisatie versterkt: “Heb je nog inspirerende voorbeelden voor de inspiratiebox? Deel ze met ons!”

Door: Ingrid Brons

Meer weten

Geplaatst op: 16 december 2020
Laatst gewijzigd op: 17 maart 2021