Technologie slimmer implementeren met de implementatietoolkits

Is technologie bij jullie een doel of een middel? Die vraag kregen deelnemers van een interactieve workshop als eerste stelling van de in totaal zeven. Door letterlijk positie in de zaal te kiezen, ontstonden levendige gesprekken.

De meningen over deze eerste stelling waren verdeeld. Soms komt de inzet van technologie vanuit een behoefte van de werkvloer, maar een omgekeerd scenario kan ook. ‘Zo hadden wij geen vraag naar een knuffel met een hartslag’ vertelde een zorgmedewerker. ‘Maar toen wij deze knuffel gingen inzetten, werkte die bij een aantal cliënten zo goed dat we de medicatie helemaal konden afbouwen. En dat is grote winst.’  

‘Het ging dus om een behoefte waarvan je nog niet wist dat je die had,’ concludeerde workshopbegeleider Sanne van der Weegen. ‘Dan is het zaak om uit te zoeken: wat is er mogelijk met deze technologie?’

Technologie is een middel, geen doel

Dat de inzet van technologie soms een doel op zich dreigt te worden, was de rode draad van deze workshop. Hoe voorkom je dat? En hoe zorg je voor structurele, gedragen verandering?

In steeds meer zorgorganisaties wordt technologie ingezet om het werk te ondersteunen en de kwaliteit van zorg te verbeteren. Denk aan beeldzorg, slimme deuren of medicijndispensers. Die ontwikkeling brengt waardevolle praktijkervaring met zich mee. Tegelijkertijd schuilt er een risico in: technologie wordt soms geïntroduceerd zonder dat helder is welk concreet probleem ermee wordt opgelost. Dat verkleint de kans op een succesvolle toepassing. Het is daarom belangrijk om technologie altijd te benaderen als middel, niet als doel op zich.

Implementatietoolkits

Is het probleem helder dat je wil oplossen met technologie? Dan is het belangrijk om recente kennis van andere zorgorganisaties te benutten om de implementatie zo soepel als mogelijk te laten verlopen. Om kennisdeling te stimuleren en organisaties te helpen bij een doordachte aanpak, ontwikkelde Vilans implementatietoolkits voor zes specifieke technologieën. De implementatietoolkits leggen stap voor stap het implementatieproces uit en bevatten tips, tools en praktische voorbeelden van organisaties uit de langdurige zorg.

Zo werkt implementatie wél

Het implementatieproces vraagt om doordachte keuzes, goede voorbereiding en samenwerking. De toolkits van Vilans ondersteunen dit via een fasemodel, zoals de InnovatieRoute; een gestructureerd stappenplan dat helpt bij het implementeren van nieuwe technologieën in de zorg.

Cliënten en familie betrekken begint bij het waarom

Een belangrijk aandachtspunt tijdens de workshop was het betrekken van cliënten en familie bij technologische veranderingen. Het helpt als duidelijk wordt uitgelegd waarom een technologie wordt ingezet. Niet de technologie zelf, maar het doel ervan moet centraal staan. Zeg bijvoorbeeld niet: ‘We gaan beeldzorg gebruiken’, maar ‘We willen zorgen dat u op tijd uw medicatie krijgt en beeldzorg helpt daarbij’. Als nieuwe werkwijzen vanaf het begin worden meegenomen in de dagelijkse praktijk, voelen ze minder als iets tijdelijks of experimenteels.

Verandermoeheid voorkomen: luisteren en keuzes durven maken

Verandering kost energie, zeker in een sector waar de werkdruk al hoog is. Daarom is het essentieel om bewuste keuzes te maken. Pak niet alles tegelijk op, maar bepaal welke veranderingen écht nodig zijn en voer die gefaseerd door. Richt je op problemen uit de dagelijkse praktijk en zoek daarbij naar passende oplossingen, technologisch of niet. Betrek verschillende disciplines bij de aanpak en werk samen, zowel binnen als buiten de organisatie. 

Tot slot: vergeet niet om voldoende tijd en budget te reserveren. Een succesvolle implementatie vraagt meer dan alleen de aanschaf van technologie, je moet er ook mee leren omgaan.

Ervaringen deelnemers

Tijdens de workshop kwamen ook andere stellingen aan bod zoals: ‘Als zorgmedewerkers enthousiast zijn, slaagt de implementatie altijd’ en ‘Je moet een duidelijke visie hebben vóór je start met implementatie’.

Bij de eerste stelling stonden slechts twee mensen aan de ‘ja’-kant. ‘Ik denk dat de implementatie inderdaad makkelijker gaat als zorgmedewerkers het zien zitten’ is de motivatie van één van hen.’ Een deelnemer uit het ‘nee’ kamp zag het anders. ‘Wij wilden bijvoorbeeld de slimme drinkbeker gaan gebruiken en iedereen was daar aanvankelijk enthousiast over. Maar toen we gingen onderzoeken hoe dat precies werkt, kwam er zoveel bij kijken, een app, je moest inloggen, dat we daar toch niet mee gestart zijn.’ 

Lotte Cornelisse van Vilans benadrukte het belang van medewerkers meenemen op dit vlak. ‘Je ziet ook steeds vaker dat er uitprobeerruimtes zijn waar de technologie van te voren op allerlei facetten wordt getest. Maar als de inzet van technologie alleen afgestemd wordt met de zorgmedewerkers, loop je onder meer het risico dat de innovaties niet goed geborgd worden in het hele proces.’

Meer weten over implementatie technologie?

Op de pagina over Implementatie technologie lees je meer over de implementatietoolkits en kun je de toolkits downloaden.

Dit artikel is geschreven naar aanleiding van de workshop ‘Hoe zorg je dat je technologie implementeert zonder dat het een doel op zich wordt?’ tijdens het congres Waardigheid en trots voor de toekomst 2025.