Familie en vrijwilligers nemen huiskamerdiensten over bij ViVa! Zorggroep

Bij de Noord-Hollandse ViVa! Zorggroep maken familie en vrijwilligers structureel deel uit van het dagelijks leven op de woonzorglocaties en nemen zij inmiddels ook huiskamerdiensten over. Net als veel andere organisaties zien zij de zorgvraag toenemen, terwijl het aantal zorgprofessionals afneemt. Ouderen wonen langer thuis en komen met een zwaardere zorgvraag naar het verpleeghuis.

Drie jaar geleden startte ViVa! Zorggroep daarom het strategisch programma ‘Zorg van Overmorgen’ met vier pijlers als basis: samenwerking met informele zorg, bekwaam is bevoegd, inzet van technologie en minder administratielast. Vooral de samenwerking met het netwerk biedt veel potentie.

Waardevolle bijdrage van familie en vrijwilligers vastleggen

Lange tijd bleef de samenwerking met familie en vrijwilligers op de woonzorglocaties beperkt. Medewerkers namen niet-zorg gerelateerde taken over om mantelzorgers te ontlasten, terwijl familieleden dachten dat meehelpen niet (meer) mocht. 

Tegelijkertijd werd wat familie en vrijwilligers wél deden nauwelijks vastgelegd. Volgens bestuursvoorzitter Marja Sleeuwenhoek was een omslag nodig: ‘Door aannames bleven we in een onuitgesproken patroon hangen en stapelde het werk voor medewerkers zich op. En de waardevolle bijdragen die familie en vrijwilligers boden, legden we niet vast.‘

Omdenken

In maart 2024 startte ViVa! Zorggroep daarom een maatwerktraject op informele zorg vanuit het programma Waardigheid en trots voor de toekomst. Op de locatie Elsanta startten een implementatieprogramma en een pilot. De basis van dit programma is de relatie met de familie en het gesprek voeren over wederzijdse verwachtingen.

Workshops voor medewerkers, familie en vrijwilligers

Naast voorlichtingsavonden voor familie en medewerkers, werden er drie workshops ontwikkeld. ‘In de eerste workshop voor medewerkers staat het omdenkproces centraal‘, vertelt Caroline Morton-Gallagher, projectleider informele zorg. ‘Wat betekent samenwerken met het netwerk voor het werk van medewerkers? Hoe leren ze loslaten? En vinden ze hun werk dan nog wel leuk?‘ De tweede workshop is voor zowel familieleden als medewerkers. ‘Daarin leren ze elkaars positie kennen en worden verkeerde aannames ontkracht.‘ De derde workshop draait om het positioneren van vrijwilligers in het samenspel tussen medewerkers en familie.

Het intakegesprek is nu het netwerkgesprek

Om als hele organisatie dezelfde boodschap uit te stralen, heeft informele zorg in de hele cliëntreis een duidelijke plek. ‘Tijdens onze rondleidingen, in de aanmeldgesprekken, bij zorgbemiddeling en in de welkomstmap melden we dat wie bij ons komt wonen ook zijn netwerk meeneemt‘, zegt Dyonne Broers. Zij is regiomanager woonzorg en voorzitter van de stuurgroep informele zorg.

Het intakegesprek doopte ViVa! Zorggroep om tot netwerkgesprek, waarin de ‘cirkel van vijf’ centraal staat. ‘Wij draaien het gesprek om en vragen: wat wil en kan de cliënt nog zelf? Welke hulpmiddelen en technologie zijn er mogelijk? Wat kan familie of het sociale netwerk doen? Welke rol kunnen vrijwilligers spelen? En tot slot, wat kunnen wij doen?‘

Afspraken over huishoudelijke taken, zorg- en welzijnsactiviteiten worden vastgelegd in het cliëntendossier. ‘Zo voorkomen we dubbelingen en miscommunicatie‘, zegt Dyonne. De aanpak werpt vruchten af. ‘Niet iedereen, maar wel veel familieleden staan ervoor open om mee te helpen‘, constateert Caroline. ‘Er was een impuls nodig: de vrijblijvendheid moest eraf.‘

Familieleden voelen zich betrokken om een betekenisvolle bijdrage te leveren. ‘Een dochter vertelde dat ze graag wilde helpen, maar niet wist hoe. Nu kan dat‘, vervolgt Dyonne. Ook bewoners profiteren: zij houden contact met hun netwerk en ervaren meer welzijn. ‘Zorgmedewerkers zien de werkdruk verminderen en hebben meer tijd voor cliënten met een complexere zorgvraag. Dat verbetert zowel de woon- als werkomgeving.‘

Huiskamerdiensten

Toepassing van de nieuwe aanpak verliep gefaseerd over de locaties. ‘Afspraken leggen we steeds vaker vast. Ook worden zorgmomenten zoals douchebeurten vaker overgenomen‘, zegt Caroline. Toen in de zomer op Elsanta een roosterprobleem ontstond bij de huiskamerdiensten, sprongen familie en vrijwilligers bij.

Ze maakten een praatje, schonken koffie, ondersteunden bij spelletjes en hielden een oogje in het zeil. ‘Taken die geen zorgopleiding vereisen, maar wel veel betekenen voor het welzijn van bewoners‘, vertelt bestuursvoorzitter Marja Sleeuwenhoek. Het werkte zo goed dat familieleden en vrijwilligers ook tijdens de feestdagen huiskamerdiensten overnemen.

Vrijwilligers vallen via het vrijwilligerscontract onder de aansprakelijkheidsverzekering van ViVa! Zorggroep. Familie en mantelzorgers die voor hun eigen naaste zorg- en welzijnstaken verrichten, vallen onder hun persoonlijke verzekering. ‘En wanneer zij andere cliënten helpen, vallen zij onder de vrijwilligersaansprakelijkheidsverzekering. Zo weet iedereen dat het met een vangnet goed geregeld is.‘

Veranderen gaat niet vanzelf

De verandering ging niet vanzelf of zonder weerstand. ‘Het is een proces van vallen en opstaan‘, erkent Marja. Heldere communicatie en steun van management en bestuur zijn cruciaal. Medewerkers moeten leren loslaten en vertrouwen op samenwerking. ‘Dat is het lastigste veranderproces‘, zegt Dyonne. Ook de timing is belangrijk. ‘Zo startte een locatie precies voor de zomerperiode en op het moment dat de inzet van zzp’ers werd afgebouwd. Dat was een ingewikkelde combinatie.‘

ViVa! Zorggroep werkt aan verdere borging op alle locaties. ‘We willen toewerken naar het vaker inroosteren van bijvoorbeeld een huiskamerdienst en nadenken over de gewenste verdeling tussen zorgprofessionals, familie, het sociale netwerk en vrijwilligers in 2030‘, vertelt Marja. ‘Het is nu niet meer vrijblijvend en het is ondenkbaar dat we terugveren. We blijven goede voorbeelden delen en doorontwikkelen. Zo wordt samenwerking met informele zorg geen boodschap van urgentie, maar van perspectief en persoonsgerichte zorg.‘

Bron

Zorgvisie (voor het lezen van het artikel is een abonnement vereist)