Digitaal samenwerken met informele zorg: de rol van online tools

ODe samenwerking tussen zorgprofessionals, mantelzorgers, naasten en vrijwilligers kan veel moois opleveren. Het maakt de zorg nog persoonsgerichter, versterkt de zelfstandigheid en zelfredzaamheid van cliënten en verbetert hun kwaliteit van leven. Het webinar 'Digitaal samenwerken met informele zorg' liet zien dat het ‘Het leven centraal’-model van Vilans hierbij kan helpen. 

'Het leven centraal'-model

Met het 'Het leven centraal'-model kunnen zorgprofessionals het gesprek voeren over wat cliënten écht belangrijk vinden en wat ze nodig hebben. Vervolgens kijken zij samen met cliënten en hun naasten naar mogelijke oplossingen. Wat kan iemand zelf? Welke rol kan de omgeving spelen? Welke digitale hulpmiddelen kunnen ondersteuning bieden? Als dat allemaal onvoldoende toereikend is, kunnen de cliënt, naasten en zorgverleners samen beslissen over de ondersteuning van beroepsmatige zorg. 

Slimmer samenwerken

In de praktijk maken een tekort aan tijd, personeel of middelen de samenwerking met mantelzorgers, naasten en vrijwilligers moeilijker. Digitale communicatie en technologische hulpmiddelen bieden dan een mogelijke uitkomst. Zorgprofessionals kunnen hierdoor slimmer samenwerken met mantelzorgers, naasten en vrijwilligers, waardoor hun werkplezier vergroot. Door het gebruik van digitale hulpmiddelen kunnen ouderen langer zelfstandig thuis blijven wonen.

Een voorbeeld van digitale zorgtechnologie zijn online communicatieplatforms. Deze maken het mogelijk om meerdere mensen tegelijk te bereiken. Zorgprofessionals besparen hiermee tijd, doordat ze gemakkelijk met andere zorgverleners of mantelzorgers schakelen en informatie eenvoudig delen. Ook naasten en cliënten vragen via communicatieplatforms gemakkelijker hulp en stemmen onderling makkelijker af. De online platforms vergroten bovendien de betrokkenheid van naasten en maken zichtbaar hoe taken en activiteiten onder het netwerk en de zorgprofessionals verdeeld kunnen worden. 

Zorg later in beeld

Thebe zag de meerwaarde van de communicatieplatforms en besloot om in zee te gaan met een techbedrijf. In co-creatie werd een bestaande applicatie omgebouwd naar de Samenzorg-app. In haar visie op de toekomst stelt de zorgorganisatie dat professionele zorg de komende jaren steeds later in beeld komt, meer gericht is op essentiële zorg en deels op afstand plaatsvindt. Ook wordt er meer samengewerkt met naasten en wordt technologie daarin steeds belangrijker. ‘We hebben de Samenzorg-app vanuit deze visie ontwikkeld’, stelde Karin Vink, programmamanager bij Thebe, tijdens het webinar. 

Voor de samenwerking met mantelzorgers, naasten en vrijwilligers gebruikt Thebe een vergelijkbaar model als het 'Het leven centraal'-model. De zorgorganisatie spreekt niet van ‘zorgvraag’, maar van ‘vraag’. Karin: ‘Dat kan ook een hulpvraag of kennisvraag zijn. We hebben geleerd dat zorg niet alleen over professionele inzet gaat, maar vooral ook over welzijn. Juist daar ligt een grote, potentiële rol voor informele zorg. En de Samenzorg-app kan hierin een belangrijke bijdrage leveren.’

Zorg verdelen

Met de Samenzorg-app op hun smartphone kunnen cliënten en hun naasten samen (zorg)taken organiseren, afspraken afstemmen in de gedeelde agenda en via de chatfunctie in contact blijven. De app helpt om de regie terug te geven aan de cliënt en het netwerk, vertelde Vera Bouman, projectcoördinator bij het ontwikkelen van de app. ‘Veel communicatie met naasten komt terecht bij de eerste contactpersoon, die vaak al flink belast is. Meestal is het netwerk veel groter. Door de app is de zorg gemakkelijker te verdelen over meerdere mensen. Een mooi voorbeeld is de cliënt die veel ziekenhuisafspraken had en zelf geen auto reed. Zij kon via de app haar hele netwerk vragen wie haar op welke dagen kon brengen.’

De app is uitsluitend bedoeld voor sociale communicatie en niet voor het uitwisselen van medische gegevens. Vera: ‘De communicatie hierover verloopt via het elektronisch cliëntendossier en blijft onder regie van de zorgprofessionals. Zij kunnen via een dashboard wel informatie in de Samenzorg-app delen, maar dat hoeft niet. Via het dashboard worden afspraken in de agenda gezet over bijvoorbeeld welzijnsactiviteiten op een locatie of een taak met een verzoek tot het meebrengen van extra kleding. Het wordt voor de medewerker zichtbaar of de taak door iemand is opgepakt. De impact voor de zorgprofessionals is dus laag. Het is echt een app voor de cliënt en zijn of haar naasten.’ 

Wegnemen aannames belangrijke drijfveer

Bij het ontwikkelen van de Samenzorg-app heeft Thebe gekeken naar de zorgen van cliënten en uitdagingen die zorgprofessionals in de praktijk tegenkomen, vertelde Vera. ‘Cliënten willen niet afhankelijk zijn van de zorg en zelf de regie houden. Mantelzorgers geven op hun beurt regelmatig aan dat zij zwaar belast zijn. Als zorgorganisatie ga je er dan vaak van uit dat er helemaal niets meer kan. Er wordt gehandeld vanuit aannames, terwijl je eigenlijk moet kijken wat nog wél mogelijk is met hulp van het hele netwerk. Dat is een belangrijke drijfveer geweest bij het ontwikkelen van de Samenzorg-app.’ 

De Samenzorg-app ontstond vanuit een behoefte en in co-creatie met cliënten, naasten en zorgprofessionals. Zo werd duidelijk welke functionaliteiten de app moest hebben, zoals een chatfunctie en een agenda. Ook opvallend is dat, nadat de eerste versie van de app klaar was, Thebe gewoon begonnen is met experimenteren. De app werd al snel ingezet op twee woonzorglocaties en in drie wijkteams. Vera: ‘Door vallen en opstaan hebben we veel geleerd. Bijvoorbeeld over het onboardingproces. Hoe krijg je cliënten en naasten zover dat zij met de app willen werken en deze op de juiste manier gebruiken? Door de uitgebreide testfase kunnen we nu echt zeggen dat de onboarding lekker loopt.’

De onboarding start volgens Karin al vóór de zorg. ‘Via een intakevragenlijst komen mensen in de juiste mindset. Wie staat er om mij heen en wie helpt mij bij verschillende hulpvragen? Cliënten en naasten kunnen vervolgens een netwerk aanmaken. Vaak is de app dus al in gebruik voordat de wijkverpleegkundige langskomt voor het verpleegkundig adviesgesprek.’ Het is belangrijk dat de zorgprofessionals weten wat de toegevoegde waarde van de app is voor de cliënt. Als de introductie goed verloopt, verkoopt de app zichzelf tijdens het gebruik. Als je met WhatsApp om kunt gaan, kun je ook de Samenzorg-appfuncties bedienen. Inmiddels zijn er zo’n 1000 accounts in gebruik. Ongeveer 54 procent van de aangemaakte accounts is geaccepteerd. Van de aangemaakte accounts neemt ongeveer de helft de app ook echt in gebruik.’

Netwerk activeren

Of de app de samenwerking tussen zorgmedewerkers en mantelzorgers, naasten en vrijwilligers verbetert, is volgens Thebe nog niet te zeggen. De app helpt in elk geval om het netwerk van cliënten te activeren. Vera: ‘Een van onze cliënten heeft een klein netwerk, Een dochter op afstand en een buurvrouw dichtbij. De twee kenden elkaar niet, maar werken nu via de app samen. De dochter zet op afstand taken uit, de buurvrouw kan hierop inspelen.’

Meer weten?

Thebe deelde hun ervaringen niet alleen in het webinar en in dit artikel. Ook op hun website vind je meer informatie over hun visie en de Samenzorg-app.

• Bekijk de pagina met de veelgestelde vragen over de Samenzorg-app.
• Lees de toekomstvisie van Thebe, die zij hebben gebruikt om de app te ontwikkelen.
• Wil je zelf aan de slag om nog beter samen te werken met de informele zorg? Bekijk dan de Leergang Informele Zorg.