Versoepelen bij Omring: volgens richtlijnen van RIVM én naar behoeften

In januari 2021 is gestart met het vaccineren van bewoners en medewerkers in verpleeghuizen. Sindsdien is het aantal coronabesmettingen en ook de sterfte in de verpleeghuizen gedaald. Om die reden heeft het OMT geadviseerd dat verpleeghuizen op een aantal punten kunnen versoepelen. Maar hoe gaat dit in de praktijk? Waar de ene zorgorganisatie toch wat terughoudend is met versoepelen, is de andere organisatie juist aan het pionieren. We maken een ronde langs verschillende zorginstellingen, klein en groot, om te kijken hoe zij omgaan met de versoepelingen en de adviezen. Dit keer zijn we bij Omring, een grote zorgorganisatie in Noord-Holland. We spreken Jolanda Houtenbos, directeur Wonen en Zorg en Kelly Romein, adviseur zorgdirectie en projectmanager.

Versoepelen

Een beleid voor alle locaties, met maatwerk waar nodig

‘Omring is een grote organisatie met 34 locaties, qua grootte variërend van tien tot tweehonderd+ bewoners. Ondanks het advies van het OMT om per locatie te bekijken wat mogelijk is, blijkt dat voor ons in praktijk niet te werken. Want waarom mag dit op de ene locatie wel en op de andere niet? Dat is voor de bewoners en familie vaak niet te volgen. Wij kiezen dus heel bewust voor één beleid en passen maatwerk toe als een locatie of situatie daarom vraagt’, vertelt Jolanda.

‘Over het algemeen houden wij ons aan de regels van het RIVM. Dan is het voor iedereen helder en duidelijk wat er wel en niet kan. Wel geven we onze eigen interpretatie eraan en luisteren we heel goed naar de behoeften van medewerkers en cliënten’, vult zij aan.

Dit heeft bij Omring geleid tot de volgende versoepelingen:

  • Van 1 naar 2 bezoekers per cliënt
  • Vrijwilligers weer (deels) welkom, onder begeleiding van een speciale vrijwilligerscoördinator
  • Winkels op locaties weer open met looproutes
  • Dagbesteding weer actief
  • Contactberoepen weer toegestaan
  • Restaurants alleen open voor eigen bewoners (met respect voor landelijk beleid)
  • Mondkapjesplicht voor bezoekers op de appartementen losgelaten
  • Terrassen open voor bewoners en bezoek tussen 12-18 uur (net als landelijk beleid)
  • Cliënten mogen zelf weer op bezoek, zonder quarantaineplicht bij terugkomst
  • Activiteiten voor bewoners in groepsvorm
  • Opbaring en afscheid nemen na overlijden is weer mogelijk

Visie en missie

Bewoners centraal, medewerkers op 1

‘Het welzijn en het woongenot van de bewoners staat bij ons centraal en de veiligheid van onze medewerkers op 1. Daar moeten we tussen balanceren. Dat heeft er bijvoorbeeld toe geleid dat we niet meer controleren of de bezoekers in de appartementen van onze cliënten nog mondkapjes blijven dragen en 1,5 meter afstand houden. We snappen dat cliënten na ruim een jaar behoeften hebben aan echt contact’, vertelt Kelly.

‘Echter, om de veiligheid van de medewerker zoveel mogelijk te waarborgen, houden we wel vast aan het dragen van mondkapjes voor de medewerkers. Dit is ook een dringend advies van het RIVM en daar houden we ons aan. We hebben meer medewerkers gehad die ziek zijn geweest dan cliënten, dus we moeten ook aan hun welzijn denken. Daarbij hopen we zo overmatige uitval te voorkomen’, vult Jolanda aan. 

‘We luisteren naar wat er leeft op de werkvloer. Zo was er veel behoefte aan opbaren en afscheid nemen na overlijden. In de crisisperiode was dat niet mogelijk en moest de overledene eigenlijk zo snel mogelijk opgehaald worden. Dit heeft voor veel verdriet gezorgd, dus we zijn blij dat opbaren en afscheid nemen in huis weer mogelijk is. Voor familie, maar ook voor onze medewerkers.’ – Jolanda Houtenbos, directeur wonen en zorg Omring

Afwegingen

Wel of geen mondkapjesplicht

‘Wij kiezen er bewust voor om ons personeel een mondkapje te laten dragen. Als er dan toch een uitbraak is en wij zouden ons niet houden aan de richtlijnen van het RIVM, kunnen we dit niet uitleggen aan familie. We weten dat veel cliënten baat zouden hebben bij het loslaten van de mondmaskers, maar dit is dus een weloverwogen besluit,’ legt Jolanda uit.

‘Daar tegenover staat dat we weer wat soepeler zijn wat betreft de cliënten. Zij mogen familie ontvangen op de kamers/appartementen zonder mondkapjes en kunnen zelf ook weer op bezoek’, vult Kelly aan.

Ook laten we de stem van onze cliëntenraden meewegen. Er wordt geen beslissing genomen zonder hun toestemming. Het is voor hen niet makkelijk geweest, omdat ze niet op de locaties mochten komen. We hebben ons uiterste best gedaan om hen in alle afwegingen deel te laten nemen’, zegt Jolanda.

Gefaseerde aanpak

Eerst kijken wat een versoepeling doet

‘Wij hebben veel geleerd van de versoepelingen in de zomer 2020. Omdat er best wat angst heerst/heeft geheerst hier in Noord-Holland – we zijn lange tijd code donkerrood geweest- hebben we geleerd alle versoepelingen in fases te laten gebeuren. We kijken eerst een week of twee wat het doet, voor we een volgende versoepeling aankondigen. Zo blijft alles controleerbaar’, legt Kelly uit. Ze vervolgt: ‘Wel hebben we voor elke verdere versoepeling al een soort roadmap klaarliggen zodat we snel kunnen schakelen als de richtlijnen en de omstandigheden dat toelaten.’

Tips en aandachtpunten

Snel schakelen; daar heeft iedereen baat bij

‘Wij hebben vanaf het begin van corona twee teams in het leven geroepen: het Operationeel Team (OT) en het BeleidsTeam (BT). In de ochtend hebben we dan een bijeenkomst met het OT, waarin we inventariseren wat er leeft, waar er vragen over zijn en zetten we de lijnen uit. ’s Middags is de bijeenkomst met het Beleidsteam waarin dan knopen worden doorgehakt. Dit blijkt ontzettend efficiënt te werken.

In tijden van crisis hadden we deze bijeenkomsten elke dag, inmiddels zitten we op nog maar één keer per twee weken. Naar aanleiding van deze bijeenkomsten wordt dan ook altijd een nieuwsbrief verstuurd, zodat personeel weer helemaal op de hoogte is’, vertelt Jolanda. Ook bewoners en contactpersonen kregen regelmatig een schrijven om ze op de hoogte te houden.

‘Een andere tip is: luister naar wat er leeft op de werkvloer. Wij hebben regelmatig overleg met de managers waarin we vragen waar behoefte aan is en wat lekker en minder lekker loopt. Daar anticiperen we dan op’, aldus Jolanda.

‘We hebben ook een coronamailbox aangemaakt. Daar kunnen alle betrokkenen, dus medewerkers, cliënten en familie hun vragen of opmerkingen naar mailen. Zo krijgen we een goed gevoel bij wat leeft, wat er duidelijk is en wat nog niet. Zo hebben we een bepaald onderwerp wel zestien keer terug laten komen in een nieuwsbrief, omdat daar maar vragen over bleven binnenkomen. En elke mail moet binnen 24 uur beantwoord worden. Dit is ontzettend goed ontvangen door alle gebruikers’, aldus Kelly.

Tips in het kort

  • Richt actieve teams op die inventariseren waar de pijnpunten liggen en wat er moet gebeuren en tuig een beleidsteam op dat beslissingen kan doorvoeren. Dit werkt snel en efficiënt.
  • Plan een wekelijkse belronde in met directie en managers om te horen wat er leeft op de werkvloer en probeer daarop te anticiperen.
  • Roep een coronamailbox in het leven waar alle vragen naar toe gestuurd kunnen worden. Zo krijg je in één oogopslag duidelijk waar er behoefte is aan informatie. Beantwoord de mails wel binnen 24 uur.

Versoepelen: het OMT-advies

Het uitgangspunt voor het OMT om te versoepelen, is het vinden van een optimale balans tussen veiligheid voor bewoners en medewerkers enerzijds en de negatieve impact van de preventieve maatregelen op het welzijn van de bewoners anderzijds. De versoepelingen kunnen plaatsvinden op de volgende terreinen:

  • Het toelaten van bezoek
  • Het organiseren van activiteiten
  • De inzet van vrijwilligers
  • Het toelaten van niet-medische contactberoepen

Oproep

Hoe gaan jullie om met versoepelingen binnen jullie verpleeghuis? Wij zijn op zoek naar andere mooie voorbeelden van versoepelingen op het gebied van bezoek, activiteiten, vrijwilligers of niet-medische contactberoepen. Stuur een korte mail over wat jullie wel/niet doen naar redactie@waardigheidentrots.nl. Je hoort dan snel van ons!

Door: Nienke Oort

Meer weten

Geplaatst op: 11 mei 2021
Laatst gewijzigd op: 19 mei 2021