Amstelring benut verpleegoproepsysteem beter met behulp van dashboard

‘Ik word gek van die piepjes.’ Als zorgmedewerker ben je een bewoner aan het helpen, je hebt handschoenen aan. Voortdurend gaat het alarm op je telefoon. Zou het dringend zijn of niet? Toch gauw kijken. Voor jou onrustig, voor de bewoner ook. Wat als er minder alarmen waren, als elk piepje een echte toevoeging was? Met die gedachte begon Amstelring ruim drie jaar geleden aan de ontwikkeling van een dashboard met allerlei data uit het verpleegoproepsysteem (VOS). ‘Die gegevens gebruiken we om de kwaliteit van zorg te verhogen en om efficiënter te werken’, vertelt programmamanager digitale zorg Romy Claassen.

Overzichtelijk dashboard van het verpleegoproepsysteem

Data-analist Milou Homan laat op het interactieve dashboard de veelheid aan zorgoproepgegevens uit het verpleegoproepsysteem zien en welke informatie of inzichten dit biedt: hoe vaak is donderdagavond 4 april door meneer van kamer 8 gebeld, welke doucheruimte geeft meer alarmen dan andere? ‘Deze versie is nog veel te gedetailleerd voor gebruik door de teams zelf, we werken nu aan een overzichtelijke “light” versie waarmee de teams zelf beter kunnen sturen op passende zorg. Op dit moment zijn we daarover in gesprek: waaraan hebben medewerkers behoefte, wat willen zij weten? Zo vroegen ze ons onderscheid te maken tussen de dag-, avond- en nachtdiensten. Die aanpassing hebben we doorgevoerd. En ze willen duidelijk kunnen zien als belgedrag of alarmeringen afwijken van het normale patroon. In zulke gevallen kunnen we overleggen of en zo ja wanneer het team een mailtje of ander signaal krijgt. Bijvoorbeeld als het alarm van een bepaalde kamer 25% vaker gaat dan gemiddeld.’

Begin met een maandrapport vanuit het verpleegoproepsysteem

Esther Roosdorp van Vilans is als adviseur betrokken bij meerdere organisaties die al veel doen met hun VOS-gegevens. ‘Amstelring is groot en heeft alles in eigen beheer, waardoor het veel mogelijkheden heeft om zaken aan te passen of om andere data te koppelen aan dit dashboard. Toch hoef je als zorginstelling niet heel groot te zijn om je voordeel te doen met de inzichten uit het verpleegoproepsysteem. Ook op kleine schaal is er al veel mogelijk. Begin met het uitdraaien van een maandelijks rapport met overzicht van het aantal alarmen per kamer voor inzicht in hoe het verpleegoproepsysteem gebruikt wordt. Het gaat vooral om het besef dat elke organisatie al een schat aan gegevens in huis heeft waarvan men veel kan leren.’

Herkenning en verbazing

Het dashboard dient als aanleiding voor het gesprek met de zorg. Romy vertelt dat zorgmedewerkers veel gegevens direct begrijpen: ‘Dan weten ze precies: “Ja, dat is de bewegingssensor van meneer Veltkamp, die loopt veel heen en weer.” Of: “Toen werkte een flexmedewerker, die weet nog niet precies hoe het verpleegoproepsysteem werkt.” Waarover men zich wél verbaast, zijn de enorme hoeveelheden alarmen op een dag en de soms vele herhaalpiepjes bij een alarm. Vanuit mijn rol vraag ik me dan af: is die bewegingssensor wel passend voor die meneer Veltkamp? En: wat heeft het team nodig om het verpleegoproepsysteem juist te gebruiken? Hoe nemen we ook de flexcollega’s daarin mee? Misschien een training?’

Milou vult aan: ‘Ook kan uit de data blijken dat de tijd tussen twee herhaaloproepen langer moet worden ingesteld op een grote locatie. Of dat een bepaalde bewegingsmelder in de vloer ook overdag aanstaat en allerlei overbodige piepjes genereert. We zetten overigens niet standaard bij alle bewoners sensoren in, alleen als dat echt nodig is en uiteraard altijd in overleg.’

Welzijnsknop: niet direct op alle bellen lopen

De zorg ontlasten is een van de doelen van het dashboard van Amstelring. Minder piepjes betekent efficiënter, rustiger werken. Dat kan, want veel alarmen blijken niet zo dringend. Momenteel doet men daarom ervaring op met de zogenoemde ‘welzijnsknop’. Romy: ‘Die is bedoeld voor als iemand bijvoorbeeld een glaasje water wil. Of de gordijnen niet zelf kan openen. Dan kan hij op de welzijnsknop drukken. Niet de zorg hoeft dan per se te komen, maar misschien een vrijwilliger of keukenmedewerker. Of de zorg kan wel zelf gaan, maar pas na de meer dringende oproepen.’

Wat wil je weten?

De vraag wat je precies wilt weten van een bepaalde bewoner om de beste zorg te bieden moet het uitgangspunt zijn voor de keuze van een bepaalde sensor of andere interventie. Tijdens een gesprek met de zorg – bijvoorbeeld tijdens een MDO – zoom je vanuit de dashboardgegevens in op een bepaalde bewoner.

Romy: ‘Bijvoorbeeld een mevrouw die elke nacht ongeveer drie keer zelfstandig naar het toilet gaat. De zorg wil graag weten of dat goed gaat en kreeg die informatie tot voor kort via een bewegingssensor vlakbij het bed. Zodra mevrouw daardoorheen liep, was er contact via de spreek-luisterverbinding en informeerde een medewerker of alles in orde was. Mevrouw bevestigde dat, maar raakte wel geïrriteerd. Ze vond het een overbodige vraag. We hebben deze casus besproken met het team: wat wilde het precies bereiken? Hun vraag bleek specifiek: ligt mevrouw na de toiletgang weer veilig in bed? Toen hebben we een andere sensor geplaatst die pas een signaal afgeeft als mevrouw na tien minuten niet terug is in bed. Sindsdien komen er ’s nachts geen alarmen meer vanuit die kamer. Dat scheelt de zorg werk en mevrouw irritatie. Zo werk je meer cliëntgericht, je zet in wat iemand écht nodig heeft.’ Milou: ‘Mevrouw krijgt een stukje vrijheid terug. Dat is kwaliteit van leven.’

Het hele plaatje

Romy benadrukt: ‘Maar kijk altijd naar het hele plaatje. Als uit het dashboard blijkt dat een bepaalde sensor niet passend is, hoeft daarvoor in de plaats niet altijd een andere sensor te komen. In overleg met de zorgmedewerkers kun je ook voor een andere interventie kiezen, denk bijvoorbeeld aan een psycholoog. En mocht een andere sensor wel een passende oplossing zijn, dan is het belangrijk dat de ergotherapeut een belangrijke stem heeft in de keuze. Dit om te voorkomen dat het zorgteam iets kiest dat toevallig bekend is.’

Ze doorloopt het proces: ‘Een interventie wordt in overleg ingezet of aangepast omdat het dashboard iets opvallends laat zien en het team vervolgens preciezer heeft vastgesteld wat men wil bereiken. Na enige tijd kijk je met elkaar weer naar de dashboarddata. Levert de gekozen interventie inmiddels minder alarmen op? Wat laten de cijfers zien?’

Milou: ‘Het gaat altijd om die combinatie van praktijkervaring van het team en de objectieve gegevens erachter. Op die manier onderbouw je besluitvorming met objectieve data.’

Tekst: Linda van Ingen

Meer weten

Geplaatst op: 6 december 2022
Laatst gewijzigd op: 6 januari 2023