Veilig leren en ontwikkelen binnen de teams bij Amaris

Het verbeterbord is van iedereen

Het verbeterbord ontwikkelde Amaris jaren geleden al. ‘Ik ben zelf teamleider geweest’, vertelt Nelleke. ‘Tijdens het werkoverleg was ik altijd aan de bak. Ik maakte de agenda en schreef de notulen, die vervolgens nauwelijks gelezen werden. De werkoverleggen hebben we vervangen door bordbesprekingen. En dat is veel leuker. Want die zijn van iedereen. Elk teamlid kan een signaal op het bord hangen. Dat is dan een onderwerp voor de volgende bordbespreking. De teamleden overleggen samen, verbinden daar acties aan en maken afspraken. Die staan allemaal op het bord.’

Ieder zijn eigen rol naar kwaliteit en interesse

‘Als je wilt dat elke medewerker leren en ontwikkelen serieus neemt, moet je het dicht bij de zorgmedewerkers leggen’, vervolgt Nelleke. ‘Want dan leeft het meer. En het team kan het zelf oppakken.’ Het verbeterbord heeft 4 hoofdthema’s: cliënt & relaties, kwaliteit & veiligheid, medewerker & team en organisatie & bedrijfsvoering. Op elk van die thema’s heeft het team een aandachtsvelder. Maar die worden niet zomaar aangewezen. ‘Met de Belbin teamrollentest brengen we in kaart wie welke kwaliteiten en interesses heeft. Los van de 4 hoofdaandachtsvelden, doet iedereen in het team wat, onafhankelijk van opleidingsniveau. Zo ontwikkelen ze zich echt samen. Ook de bordbesprekingen zelf zijn een aandachtsveld.’

Kijken en IJken

Patrick heeft het aandachtsveld Kwaliteit van zorg. ‘Je bent aandachtsvelder omdat je ergens goed in bent. Dat is heel anders dan wanneer iemand tegen je zegt “jij moet dit doen”. Wij mogen zelf kiezen, dat maakt het leuk. Voeding is bijvoorbeeld niets voor mij. Wij hebben een hele goede voedingsassistent die alles rondom het eten fantastisch regelt.’ Als aandachtsvelder Kwaliteit van zorg werkt Patrick volgens het principe Kijken en IJken. ‘Kijken doe ik bij de andere teams in het gebouw. Daar leer je heel veel van. IJken doe ik binnen mijn eigen team en woongroep.’ ‘We meten de beleving van de kwaliteit van zorg, bij medewerkers, maar ook steeds vaker bij cliënten en mantelzorgers’, legt Nelleke uit. ‘Daar hebben we vragenlijsten voor.’ Patrick: ‘En we praten erover met de cliënten, tijdens een lunch op de afdeling. Dan vragen we wat wij kunnen verbeteren.’

Leuk aan Kijken en IJken vindt Patrick de bewustwording. ‘Je doet toch veel uit automatisme. Door Kijken en IJken besef ik dat we iets eigenlijk anders moeten doen. Er komen natuurlijk altijd meerdere verbeterpunten uit. Maar daaruit kiezen we er 3.’ Nelleke: ‘Het is goed om je te focussen, de rest wordt even geparkeerd.’ De 3 speerpunten staan uiteraard ook op het verbeterbord. ‘Het bord maakt de punten concreet. Het helpt ook om dingen af te maken, de acties en afspraken zijn duidelijk.’

Eigenaarschap bij de teams

Patrick vertelt dat zijn team als een van de eerste begon met het verbeterbord. ‘In het begin had ik daar echt moeite mee. Ik ben een klassieke verpleegkundige, opgegroeid met werkoverleggen. Dit was zo’n andere manier van overleggen! De onderwerpen zijn ook veel breder. Vroeger ging het alleen over het dagelijks werk. Dat was dus wel even wennen. Nu ben ik er heel positief over. Maar misschien zouden we het iets vaker dan eens in de 6 weken kunnen doen.’ ‘De frequentie laten we over aan de teams’, zegt Nelleke. ‘Als je het team eigenaar maakt, mogen ze ook zelf bepalen hoe vaak ze een bordbespreking doen. Wij geven alleen advies’

Opfristraining of nieuwe teamrollentest

Amaris begeleidt de bordbesprekingen op een zorgvuldige manier. ‘We zijn er voortdurend mee bezig’, vertelt Nelleke. ‘Dat moet ook. Want teams wisselen van samenstelling, er komen nieuwe medewerkers. Daarom ondersteunen we de teams ook met een opfristraining. En als het nodig is, herhalen we de Belbin teamrollentest. We hebben daarvoor interne trainers. Die trainers zijn ook altijd beschikbaar voor vragen.’ Maar ook de leidinggevenden spelen een belangrijke rol. ‘Bij onze leidinggevende voel je je veilig’, zegt Patrick. ‘Ze denkt niet in fouten, maar in mogelijkheden. Dat zie je terug in de bordbesprekingen: mensen kunnen zeggen wat ze willen zeggen. Natuurlijk heb je altijd dat de een wat vaker aan het woord is dan de ander. Ik los dat op door mensen bewust te betrekken, door te vragen “wat vind jij?”.’

Elkaar aanspreken op afspraken

Alle teamleden vinden de bordbesprekingen belangrijk, geeft Patrick aan. ‘Het komt zelden voor dat een bordbespreking wordt afgezegd en niet wordt ingehaald. Dat komt doordat we allemaal een aandachtsveld hebben, waarover we dingen willen delen. Tijdens een bordbespreking heb je de hele club bij elkaar. Het is ook een moment om even de puntjes op de i te zetten. En je kunt elkaar aanspreken op afspraken die niet worden nagekomen. Dan praten we daarover, waarom we “ja” zeggen maar “nee” doen. Dat vind ik heel mooi.’ ‘De afspraken worden ook echt gevolgd’, zegt Nelleke. ‘Van rood naar groen. Dat lijkt heel kinderachtig, maar het helpt wel. Doordat je elkaar hierop bevraagt, ontstaat een andere manier van met elkaar samenwerken. De teamleden ontwikkelen een meer professionele houding. En dat is weer in het belang van de bewoners.’

Maar nog belangrijker: de bordbesprekingen, de aandacht voor ieders kwaliteiten en de mogelijkheid om te zeggen wat je vindt, zorgen ervoor dat de medewerkers het goed hebben met elkaar. Nelleke: ‘En dat heeft – zelfs als er nog geen enkel speerpunt is opgepakt – meteen effect op de zorg. Cliënten merken het direct als mensen prettig met elkaar samenwerken.’

Meer weten

• Lees ook het artikel over een veilige leercultuur bij Het Maanderzand ‘Een dienend leider zet de ontwikkeling van de ander centraal’
• Lees ook het artikel ‘Bethanië realiseert een stevige cultuur voor samen leren en verbeteren’