Ton van Gerwen: ‘Archipel vaart op eigen kompas’

“Misschien klinkt het niet zo efficiënt, maar wij laten bewust elk team zijn eigen wiel uitvinden waar het om kwaliteitsverbetering gaat. Alleen zo vinden we een passende vorm. Met onze methode van het Archipel Kompas gaan we als organisatie op reis. Richting en bestemming kunnen onderweg bijgesteld worden. Alles hangt af van de ervaringen en wensen van onze cliënten, teams, behandelaars, vrijwilligers en mantelzorgers.”

De Archipel Groep telt 11 locaties in de regio Eindhoven, waar men circa 1.100 cliënten intramurale en 1.100 cliënten extramurale zorg biedt. Bestuurssecretaris Ton van Gerwen legt uit waarom er behoefte was aan juist dit kwaliteitsinstrument. “De regie bij de cliënt laten – dat is al zo’n zeven jaar ons uitgangspunt. Maar onze medewerkers hadden in bepaalde situaties vaak het idee dat er over hun schouder werd meegekeken door de leidinggevende, ze twijfelden of iets wel of niet zou mogen. Het besef dat ‘cliënt in regie’ alleen maar zou kunnen slagen met zelfsturing groeide. Drie jaar geleden zijn onze eerste teams op die manier gaan werken, geleidelijk aan ontwikkelt de hele organisatie zich richting zelfsturing. Maar daarbij past niet de keurmerk-routine die we gewend waren. Als er eens per jaar iemand de kwaliteit komt beoordelen, voegt dat weinig kwaliteit toe aan een zelfsturend team. Ons Kompas biedt de medewerkers het eigenaarschap over de kwaliteit van hun werk. Met deze methode zien ze precies hoe ze het doen en bepalen ze samen met alle betrokkenen wat ze gaan verbeteren.”

Aanvuren

Hoe het Kompas precies werkt, legt Van Gerwen uit op een bijeenkomst over het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg. De zaal is nieuwsgierig naar de manier waarop Archipel erin slaagt de medewerker te motiveren om actief mee te doen. “Het is essentieel de mensen er vanaf de eerste opzet in te betrekken. Als je een kant-en-klaar plan richting de teams stuurt, riskeer je dat sommige teams ‘geen tijd’ hebben, er de meerwaarde niet van inzien. Bovendien: binnen een zelfsturende organisatie zul je elkaar wel met argumenten móeten overtuigen. Aanvuren in plaats van aansturen.”

Foto maken

Het Kompas is eenvoudig van opzet: zes thema’s worden tegen het licht gehouden door iedereen die rechtstreeks met de zorg te maken heeft.

De onderwerpen van het Kompas zijn:

  1. Woon- en leefplezier
  2. Voldoende en bekwame medewerkers
  3. Mentaal welbevinden
  4. Lichamelijk welbevinden
  5. Samenspel met mantelzorgers en vrijwilligers
  6. Veiligheid

Per thema beantwoordt iedereen 4 vragen: Waar ben je trots op? Welk cijfer zou je dit thema geven? Wat kunnen we doen om dat richting een tien te bewegen? Zou je een familielid hier laten opnemen? Cliënten en mantelzorgers krijgen dezelfde vragen in iets andere bewoordingen. De uitkomsten van de vragenlijsten worden geïnventariseerd en naast ‘hardere’ metingen als MIC-meldingen en waarderingen op Zorgkaart Nederland gelegd. Daaruit komt een waardering, uitgedrukt in een cijfer aangevuld met kwalitatieve onderbouwing. Van Gerwen: “Per team krijg je op die manier een duidelijke ‘foto’, een momentopname. Daar kun je iets mee. Goed zichtbaar wordt waar de verbeterpunten liggen. En op basis van die ‘foto’ vragen we de teams om samen met de cliënten een verbeterplan te schrijven van niet meer dan een paar zinnen. Maximaal een half A4-tje.”

Eigenaarschap

Maar met haar tachtig teams heeft de organisatie bij het eerste thema nog niet de eerste tachtig verbeterplannen opgehaald. “Teams moeten wennen, een cultuuromslag heeft tijd nodig.” Ton van Gerwen vertelt dat Archipel per jaar drie thema’s aan bod laat komen. “Toch merken we dat teams de smaak te pakken krijgen, ze vinden het leuk om op deze manier aan kwaliteit te werken. Enkele vragen nu al wanneer het volgende thema eraan komt, zodat ze zich kunnen gaan voorbereiden.  Kijk, dán gaat kwaliteit echt leven in het dagelijks werk, dán heb je het over eigenaarschap. Niet meer over een verplichte jaarlijkse keurmerkronde, dat zegt de mensen heel weinig.”

Ton van Gerwen, bestuurssecretaris Archipel Groep
‘Kijk, dán gaat kwaliteit echt leven in het dagelijks werk, dán heb je het over eigenaarschap.’

Hij legt uit dat de verbeterplannen per team heel verschillend kunnen zijn: “Sommige teams zijn nog niet zo lang zelfsturend, daar kunnen de verbeterpunten van organisatorische aard zijn. Andere teams werken inmiddels al jaren zonder management en stellen zichzelf verbeterdoelen op punten van zinvolle dagbesteding bijvoorbeeld. Al die ongelijksoortige verbeteringen moeten wij optimaal faciliteren, dat is niet altijd eenvoudig. Kwaliteitsverbetering gaat bij Archipel nu eenmaal op een organische manier.”

Boos

En hoe ziet men het landelijke Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg ? “Eigenlijk waren we eerst boos. Dachten we dat we ‘terug naar af’ gingen, dat we weer een te gedetailleerde afvinklijst hadden gekregen”, zucht Van Gerwen. Maar toen Archipel het Kwaliteitskader en het Kompas eens goed naast elkaar legde, viel het mee. Wat misten we eigenlijk? “Negentig procent van wat er landelijk gevraagd wordt, doen we al. Alleen we noemen en organiseren het anders.” De termen uit het Kwaliteitskader passen niet altijd bij Archipel, waar men al jaren volgens de 5 kernprincipes van cliënt en regie ‘EKDOM’ werkt: eigen kracht, keuzevrijheid, dialoog, oplossingsgericht, maken van afspraken en die nakomen. “Deze principes zijn bekend bij al onze collega’s, die we grotendeels zelf opleiden. Met termen als ‘compassie’ en ‘uniciteit’ kunnen wij niet zo veel. Maar we bedoelen hetzelfde. Wie bij ons naar het Kompas vraagt, krijgt alle antwoorden rond kwaliteit die hij wil.”

Toen Archipel het Kwaliteitskader en het Kompas naast elkaar legde, bleek dat ze 90% van wat er landelijk gevraagd wordt al doen

Achter de schermen zal de organisatie nog enig werk hebben om het Kwaliteitskader goed vast te leggen. “Maar we hoeven onze teams daar niet mee te vermoeien. Die kunnen doorgaan op de ingeslagen weg en op niveau van de zorg, de cliënt en de eigen regie aan kwaliteit blijven werken.”

Interview door Linda van Ingen

Meer weten

Geplaatst op: 23 mei 2017
Laatst gewijzigd op: 12 juli 2021