Saxenburgh Groep: De dialoog aangaan door dingen inzichtelijk te maken

Zorgorganisaties werken voortdurend aan verbetering van de zorg. Kwaliteit en veiligheid zijn belangrijke indicatoren. Hoe mooi is het als een organisatie haar medewerkers hier zelf bewust van kan maken. Om dit te bereiken ontwikkelden drie organisaties ieder een kwaliteitsdashboard. Voor managers én de werkvloer. De komende weken publiceert Waardigheid en trots drie voorbeelden over het werken met een kwaliteitsdashboard. Drie voorbeelden, drie organisaties: Pleyade, Saxenburgh Groep en De Gouden Leeuw Groep. Met deze week: Saxenburgh Groep.

Laagdrempelig, integraal, realtime en structureel meten: dat zijn de belangrijkste kenmerken van het dashboard van Saxenburgh Groep. De informatie over kwaliteit en veiligheid, bedrijfsvoering en personeel maakt snel schakelen mogelijk. En dat komt de kwaliteit van de zorg ten goede. Het dashboard is nu nog gericht op managers en raad van bestuur, Saxenburgh Groep werkt aan een vertaling naar de werkvloer.

Altijd actueel

Saxenburgh Groep biedt ziekenhuiszorg en ouderenzorg in de gemeenten Coevorden, Hardenberg en Ommen. Vier jaar geleden startte de organisatie met de ontwikkeling van een dashboard. ‘We wilden een integraal systeem, zodat we snel kunnen schakelen’, zegt Rita Hunse, functionaris kwaliteit en veiligheid. ‘Eén systeem waarin we alle informatie tonen, dus naast kwaliteit en veiligheid ook personeel en bedrijfsvoering.’ Bovendien zijn de gegevens realtime. ‘Hiervoor werkten we met papieren overzichten, zoals kwartaalverslagen. En liepen we eigenlijk altijd achter de feiten aan, want op het moment van publiceren waren de cijfers alweer achterhaald. Bovendien was het veel werk om alle gegevens uit de verschillende systemen te halen. Het dashboard daarentegen is altijd actueel. Je ziet direct of iets uit de pas loopt. En de gegevens worden grotendeels automatisch gegenereerd.’

Prikincidenten

Rita benadrukt dat Saxenburgh Groep het dashboard niet bedoelt als controle-instrument. ‘Ons doel is de dialoog aan te gaan door dingen inzichtelijk te maken. Dan krijg je hele leuke gesprekken. Omdat je kunt doorvragen naar het waarom achter de cijfers. En dat leidt tot verbetering van kwaliteit, wat natuurlijk het uiteindelijke doel van het dashboard is.’ Voorbeelden van kwaliteitsverbetering zijn er genoeg. ‘We vonden dat er te veel prikincidenten waren. Met de inzet van veilige naalden daalde het aantal prikincidenten met 50%. Het dashboard maakt dat inzichtelijk. Een andere voorbeeld: we willen het gebruik van psychofarmaca en maatregelen met 20% verminderen. Via het dashboard kunnen we volgen of dat lukt. Interessant is dat we ook in de gaten kunnen houden of dan bijvoorbeeld het aantal valincidenten toeneemt. Om dan vervolgens te kunnen analyseren of er een relatie is.’

Het dashboard in de praktijk
Om het dashboard goed te laten werken in de praktijk, zijn 3 dingen nodig, zegt Rita Hunse:

  • Commitment van het management
  • Zorgen dat de gegevens actueel zijn
  • Mensen het belang laten inzien door de voordelen toe te lichten

Veilige zorg

Impliciet maken de voorbeelden ook duidelijk wat de cliënt aan het dashboard heeft. ‘Cliënten moeten erop kunnen vertrouwen dat wij veilige zorg bieden’, zegt Rita. ‘Het dashboard draagt daaraan bij, op verschillende niveaus. Medicatie-incidenten splitsen we bijvoorbeeld uit in handeling van de cliënt, handeling van de medewerker en distributie. Zo maken we verbetering mogelijk tot op het niveau van de medewerker en de cliënt. Daarnaast biedt het dashboard niet alleen inzicht in de harde kant, de IGZ-indicatoren, maar ook in de zachte kant, de cliënttevredenheid.’

Eén keer registreren

Prettige bijkomstigheid is dat het dashboard de registratielast niet verhoogt. Rita: ‘De gegevens worden door onze applicatiebeheerders uit het cliëntdossier gehaald. Medewerkers registreren gegevens dus maar één keer, zoals ze altijd al deden.’ Ze is zich ervan bewust dat dit niet zo vanzelfsprekend is als het lijkt. ‘Ons voordeel is dat we slimme ICT’ers hebben die onze wensen goed kunnen vertalen. En die feeling hebben met de werkvloer. Dat is echt essentieel.’

Doorontwikkeling naar werkvloer

Het dashboard van Saxenburgh Groep is nu nog gericht op managers en raad van bestuur, aan een doorontwikkeling naar de werkvloer wordt gewerkt. ‘Dat staat nog in de kinderschoenen’, zegt Rita. ‘Twee jaar geleden hebben we kwaliteitsteams opgezet, 1 voor elk van onze 9 locaties en de thuiszorg. Zij dragen het kwaliteitskader en het kwaliteitsplan uit. Met de voorzitters van deze teams kijken we nu wat de werkvloer nodig heeft. Wat willen de medewerkers weten? Ook kiezen we met hen een instrument om kwaliteit te meten, uit de waaier die straks beschikbaar is.’ Saxenburgh bouwt het meten en verbeteren van kwaliteit bewust vanaf de werkvloer op. ‘Dat kost tijd. Maar als je het dan hebt staan, wordt het wel gedragen.’ De verwachting is dat daar ook een afgeslankte vorm van het dashboard bij past. Maar het is geen must. ‘Waarschijnlijk komt er een dashboard, maar als de werkvloer zegt “dat is niet ons instrument”, is dat natuurlijk ook goed. Dan verzinnen we iets anders.’

Door: Ingrid Brons

Meer weten

Geplaatst op: 22 februari 2018
Laatst gewijzigd op: 1 april 2019