PZC Dordrecht: Crisismanagement met coronadashboard

Bestuurder Johan Groen van PZC Dordrecht zit midden in de coronastorm. Vanuit het oog van die storm ziet hij bijzondere dingen om zich heen. ’Ik merk dat mensen meer gefocust aan het werk zijn en ik merk dat mensen waar nodig zelf hun werk anders organiseren. Dat zijn veranderingen die we vast moeten houden voor als het coronavirus ons straks minder in z’n grip houdt.’

Maar zover is het nog even niet. Net als elders in de zorg is het ook bij PZC Dordrecht (woonzorgcentrum met 1.100 medewerkers en vrijwilligers) alle hens aan dek. Maar dan wel op een opvallend gecontroleerde manier. De verdeling van beschermingsmiddelen is, zo meldt Johan Groen, goed onder controle. ‘We hebben geen schaarste. We weten per dag hoeveel spullen we hebben. Op dit moment bijvoorbeeld hebben we een voorraad mondkapjes, schorten en dergelijke voor 18 dagen.’

Eigen inkoop beschermingsmiddelen

Dat PZC Dordrecht grip heeft op voldoende beschermingsmiddelen heeft volgens de bestuurder te maken met eigen inkoop. ‘Wij hebben onze eigen centrale inkoopafdeling. Die struint elke dag de markt af. Met succes.’ Maar PZC Dordrecht is ook gespitst op een beheerste verdeling van de beschermende middelen onder de medewerkers. ‘Je moet met testen en beschermende  middelen niet gaan óverbeschermen.’

‘Solidariteit met collega-organisaties is trouwens juist in deze tijd erg belangrijk. Als organisaties in de regio beschermende spullen nodig hebben en als wij dan nog genoeg op de plank hebben liggen, dan helpen wij ze graag. We hebben als regionale bestuurders elke week telefonisch contact met elkaar. Ook over de beschikbaarheid van beschermende middelen.’

Coronadashboard

Dat het management van PZC Dordrecht in deze coronatijd per dag weet hoe de vlag wappert qua voorraden, kosten, bezetting en productie is geen toeval.

Met het ‘Continuïteitsplan Corona’ en het ‘Plan van Aanpak Corona’ blijft de organisatie bij de les.

De inleiding van het Continuïteitsplan Corona bevat een veelzeggende beginzin. ‘In tijden van crisis is er geen ruimte voor het creëren van draagvlak en zeggenschap.’ Groen: ‘Des te belangrijker is het om je mensen inzicht te geven in de keuzes die je maakt om de continuïteit van zorg en van ondersteunende processen te borgen.

Het vergt tijd om het gedetailleerde plan van aanpak en het continuïteitsplan te doorgronden. In tijden van crisis hebben mensen niet zoveel tijd. PZC Dordrecht weet dat en maakte voor deze jachtige tijd een coronadashboard dat wekelijks wordt geactualiseerd. Het past op 1 A4-tje en binnen een paar seconden heb je een actueel totaalbeeld. Van corona gerelateerde kosten tot de voorraad mondkapjes voor de komende dagen.

Zelf aan de slag met het coronadashboard

Het coronadashboard kent acht velden:

  1. persoonlijke beschermingsmiddelen
  2. personeel
  3. plaatsen op de corona-unit
  4. productie
  5. liquiditeit
  6. testen en besmettingen van cliënten
  7. bezettingsgraad
  8. kosten

Elk veld kent twee fasen: ‘Momenteel’ en ‘Perspectief’, en elk van deze fasen kan groen, geel of rood gekleurd zijn. Binnen elk veldkader is ruimte voor de meeste relevante cijfers, percentages, of eurobedragen.

PZC Dordrecht stelt het format en de uitleg van het coronadashboard graag ter beschikking van andere zorgaanbieders.

Corona gerelateerde kosten in beeld

Belangrijk onderdeel van het dashboard zijn de corona gerelateerde kosten. Johan Groen kan precies vertellen hoeveel van week tot week de kosten zijn. ‘Op 16 februari stond de kostenteller van ons dashboard op 120.000 euro. Het gaat om kosten die onafhankelijk van cliënten zijn. Bij het opstarten van Amandel, onze corona-unit, was vooraf niet duidelijk hoeveel cliënten hier gebruik van zouden gaan maken. Maar je moet wel een team van medewerkers klaar hebben staan. Dat zijn dus de corona-gerelateerde kosten’.

Hij wijst op een naastliggend veld in zijn dashboard-overzicht. ‘Een andere kostenpost maak je zichtbaar met de teruglopende bezettingsgraad, nu ziekenhuizen vooral met corona bezig zijn en minder cliënten doorsturen die bijvoorbeeld moeten opknappen na een cva’.

Dit soort verhelderende doorkijkjes wordt voorbereid in de driehoek van de medische disciplines, de paramedische hoek en de facilitaire afdeling en wordt verder verfijnd door het wekelijkse overleg met regiopartners, verzekeraars en zorgkantoren.

De bestuurder als crisismanager

Bij het ontwikkelen van beheersinstrumenten en het dagelijkse intensieve overleg binnen en buiten zijn organisatie blijft Johan Groen de coronastorm de baas. Het is puur crisismanagement daar in Dordrecht. ‘Ik ben elke dag 6 tot 7 uur bezig met de gevolgen van het virus. Ik vind die tijd doordat de manager zorg&behandeling en de manager bedrijfsvoering in deze periode het dagelijkse management bijna geheel hebben overgenomen. Zelf ben ik vooral bezig met het ophalen van informatie en zet die vervolgens om in een logistieke stroom die gaat over dood en leven.’

Juiste patiënt op de juiste plaats

Informatie vertalen in logistieke processen gebeurt bijvoorbeeld bij de triage dat evenzeer het stempel van Johan Groen draagt. ‘Ik heb een kernteam om mij heen. Onze inzet is om binnen 24 uur de juiste patiënt op de juiste plaats te hebben. Het model dat hierbij gehanteerd wordt heet De Rotonde. Het werkt als een verkeersplein. Patiënten die De Rotonde opkomen worden als het ware meteen na het oprijden begeleid naar de juiste afslag. De begeleiding begint na een aanmelding op één van de twee centrale Rotonde-aanmeldpunten in de regio.’

‘Bij de triage beoordelen twee specialisten ouderengeneeskunde welke afslag de beste is. Dat duo wordt regelmatig vervangen door andere  specialisten ouderengeneeskunde uit de regio, zodat oplossingen niet verzanden binnen de beperkingen van je eigen organisatie. Oplossingen zoeken op een hoger niveau is essentieel voor het succes van De Rotonde.’

‘Als iemand om 10.00 uur wordt aangemeld, doen we de triage vóór 13.00 uur. De ochtend erop is deze patiënt dan ergens geplaatst. In een verpleeghuis, een verzorgingshuis of een GGZ-instelling. Mocht de herverdeling na triage toch tot filevorming leiden, dan zijn er afspraken met enkele hotels om hun kamers ter beschikking te stellen. Tot nu toe is dat niet nodig geweest.’

In eigen huis heeft PZC Dordrecht overigens opvallend weinig coronapatiënten op de geïsoleerde cohort-afdeling Amandel. ‘Er is een capaciteit van 15 bedden. Daarvan zijn er nu vijf bezet.’

De zorg ná het coronavirus

Johan Groen denkt ondertussen na over hoe het in zijn verpleeghuis verder gaat als het virus straks substantieel aan kracht heeft ingeboet. ’Het virus trekt nu een enorme wissel op het personeel. Als straks de rust weerkeert, gaan we dat merken. Mensen zijn doodmoe, worden ziek of krijgen problemen de dagelijkse gang van zaken weer op te pakken. Hoe gaan we die nieuwe situatie opvangen? Ik weet het nog niet, maar we denken wel na over de next step.’

Door: Rob van Es

Hulp bij corona-aanpak door Waardigheid en trots op locatie

Meer weten


Geplaatst op: 4 mei 2020
Laatst gewijzigd op: 4 mei 2020