SPOT ON: zorgtechnologie

Technologie is niet meer weg te denken uit de maatschappij en ook steeds meer zorgorganisaties implementeren technologie om de zorg voor bewoners beter te maken. Maar hoe richt je zo’n implementatieproces nu in? En hoe zorg je ervoor dat technologie een middel blijft en geen doel op zich wordt? 

Wat leverde deze SPOT ON-week op?

• Tijdens deze SPOT ON-week behandelen we de vijf onderdelen waarmee je tijdens het implementeren van technologie te maken krijgt. Je vindt ze in de Toolkit: aan de slag met technologie in de verpleeghuiszorg. Per onderdeel krijg je voorbeelden, tips en tools om van technologie in jouw verpleeghuis een succes te maken. Bekijk hieronder een greep van tips en tools per onderdeel van de toolkit.
• We organiseerden een lunch-webinar over het stappenplan innovatie. Welke stappen doorloop je voor geslaagde innovatie? Jethro Hardeman, expert op het gebied van zorginnovatie, vertelde er alles over tijdens het lunch-webinar over het stappenplan innovatie. Kijk hier het webinar terug:

• Lees deze praktijkvoorbeelden, zodat jij antwoorden vindt op jouw vragen over technologie:
  • Hoe betrek je medewerkers bij de keuze en het implementeren van zorgtechnologie voor breder draagvlak? Lees hoe zorginstelling ’t Slot dit aanpakt.
  • Als kleine zorgorganisatie heb je weinig medewerkers beschikbaar om te innoveren. Villa-Attent besloot daarom technologieën te lenen.
  • Met een vakgroep zorgtechnologie kun je de aandacht voor technologie goed borgen binnen een organisatie. Bij Sint-Elisabeth doen mensen vanuit meerdere disciplines mee.
  • Voor de aanbesteding van technologie stellen zorgorganisaties vaak een programma van eisen op. Atlant besloot daarentegen om de leveranciers met doelstellingen te benaderen die zij als organisatie belangrijk vonden.

Toolkit: vijf onderdelen implementeren technologie

1. Behoeftes en ideeën ophalen
2. Go / No go momenten
3. Verkenning
4. Implementatie
5. Borging

1. Behoeftes en ideeën ophalen

Het implementeren van technologie is nooit een doel op zich. De inzet van technologie komt altijd voort uit een behoefte om de kwaliteit van leven of zorg te verbeteren. Zorg ervoor dat je deze behoeftes verzamelt en dieper onderzoekt. Je vindt hier een greep uit de tools en tips van de toolkit die je hierbij helpen:

Tools

• Breng samen met medewerkers aan de hand van een gesprekshulpmiddel hun werkdag in kaart en bespreek welke werkzaamheden of knelpunten zij liever zien verdwijnen.
• Met een verbeterbord maak je als team knelpunten én verbetermogelijkheden zichtbaar en ga je ermee aan de slag.
• Bij Sevagram hebben de zorgmedewerkers op één locatie elke dag een dagstart bij het innovatiebord.

Tips

• Houd regelmatig een cliënttevredenheidsonderzoek.
• Houd regelmatig een medewerkerstevredenheidsonderzoek.
• Ideeënbus: plaats een brievenbus waar iedereen ideeën in kan stoppen.

2. Go / No go momenten

Heb je een goed beeld van datgene dat je wilt oplossen of verbeteren? Weet je voor wie je het doet en waar deze doelgroep behoefte aan heeft? Ga dan na of er binnen de organisatie voldoende mensen achter je idee en het doel staan en of er voldoende middelen in geld, tijd én mensen beschikbaar zijn. Zorg dat je mensen spreekt op verschillende niveaus. Je vindt hier een greep uit de tools en tips van de toolkit die je hierbij helpen:

Tip

• Filmpje met 7 tips voor een goede pitch.

Praktijkvoorbeeld

• Bij Brabantzorg hebben ze een innovatiefilter ontwikkeld om te beslissen welke technologie ze wel en welke ze niet gaan implementeren.

3. Verkenning

Een verkenning heeft als doel om de scope van de verandering in beeld te brengen en de belemmerende en bevorderende factoren vast te stellen. Hiervoor is het essentieel dat je op verschillende plekken in de organisatie informatie ophaalt om te onderzoeken wie er allemaal bij het nieuwe zorgproces met de technologie betrokken zijn en welke weerstand er eventueel leeft. Betrek zoveel mogelijk de eindgebruikers en de doelgroep bij je verkenning. Vragen die je in ieder geval beantwoord wil hebben, zijn:

• Wie zijn de mensen voor wie ik het doe? Voor wie gaat de technologie toegevoegde waarde leveren, voor wie gaat er iets veranderen? En hoe kijken de betrokkenen binnen en buiten de organisatie aan tegen de vernieuwing?
• Welke oplossing kiezen we en wat is er daarvoor beschikbaar op de markt?
• Welke randvoorwaarden zijn essentieel?
• Hoe gaan we de verandering voor elkaar krijgen en begeleiden?

Een greep uit de tools en tips van de toolkit die helpen bij de verkenning:

Tools

• Met een Empathy map breng je de behoeften van de doelgroep in kaart. Je inventariseert wat de doelgroep, denkt, voelt, ziet, zegt of doet en hoort. Het is een hulpmiddel om je persona’s beter te leren kennen.
• Met een Patient journey breng je samen de stappen in kaart die een cliënt of bewoner neemt. Zo bereik je overeenstemming met elkaar en vergeet je geen stappen.
• Naast de Patient journey kun je ook de dag van een medewerker in kaart brengen.
• Volg het Stappenplan ‘Hoe kies je een passende technologie?’.
• Ga vooral aan de slag en experimenteer met nieuwe technologieën als er betaalbare oplossingen beschikbaar zijn op de consumentenmarkt.
• Lees meer over de methode Zinvol uitproberen.

Tips keuze technologie

• Haal inspiratie uit verschillende praktijkverhalen van verpleeghuizen met een bepaalde technologie.
• Vind hier inspiratie wat er is aan technologie in verpleeghuizen per thema.
• Kijk bij andere organisaties. Hier staat een overzicht van organisaties die hun ervaringen met technologie willen delen.

Praktijkvoorbeelden

• De Profila Zorggroep gebruikt het RASCI Model voor de implementatie van technologie.
• Voorbeelden van maatschappelijke businesscases van technologie.

4. Implementatie

Toepassen, evalueren en verbeteren. Begin klein, bijvoorbeeld bij één team, locatie of cliënt en start bij de enthousiastelingen. Monitor en evalueer hoe het gaat. Leer hiervan en verbeter op basis daarvan de gekozen innovatie, randvoorwaarden en implementatiestrategieën. Een greep uit de tools en tips van de toolkit die helpen bij implementeren:

Praktijkvoorbeelden

• Op briljantemislukkingen.nl vind je allerlei voorbeelden van innovaties met onwenselijke, indirecte of onverwachte gevolgen.
• Klein beginnen: begin bij de inzet van beeldbellen bijvoorbeeld met het vervangen van verzuimbelletjes door beeldbelgesprekken. Zet het vervolgens in bij een werkoverleg wanneer een collega niet fysiek aanwezig kan zijn en gebruik het vervolgens in het contact met cliënten die al gewend zijn om met een computer of tablet te werken. Zo kan iedereen wennen aan het gebruik van de nieuwe technologie en de meerwaarde zelf ervaren.
• Onverwachte effecten: misschien wilde je beeldbellen implementeren en wordt dat weinig gebruikt, maar zijn mensen wel minder eenzaam omdat ze de verkregen tablet gebruiken om op een andere manier contact te hebben met anderen.

5. Borging

Een succesvolle pilot met technologie in de zorg is nog geen garantie voor succes op grotere schaal of langere termijn. Er zijn veel factoren die het succes van duurzame implementatie bepalen. Na de afronding van de implementatie van je technologie, zullen allerlei werkzaamheden aandacht blijven vragen. De systemen ontwikkelen zich verder, de organisatie neemt andere vormen aan en de wettelijke eisen veranderen. Bovendien vervliegt gebruikerskennis. Zorg ervoor dat er ook is nagedacht over het beheer en waar mensen terecht kunnen met vragen aan het einde van de projectfase. Een greep uit de tools en tips van de toolkit die helpen bij borging:

Tools

• Voor een goede borging in de werkprocessen is het belangrijk dat het hele zorgproces en de veranderingen hierin door de technologie goed in kaart zijn gebracht met bijvoorbeeld een service blueprint. En dat de nieuwe werkwijzen, rollen en verantwoordelijkheden ook nageleefd worden.
• Bekijk het webinar over borging en opschaling van de Innovatie-impuls Gehandicaptenzorg.
• In 2016 publiceerde Zorg voor innoveren de Opschalingsgids. In deze gids vind je onder thema drie ervaringen van anderen en tips en trucs voor opschaling.

Tips

Zorg in ieder geval voor:

• Borging in het zorgproces.
• Goed beheer en een hulplijn (helpdesk, systeem van superusers).
• Training voor nieuwe medewerkers en eventuele aanvullende of verdiepende scholing voor bestaande medewerkers (coaching on the job).

Praktijkvoorbeeld

Gebruikersgroep ECD. Dit is een groep die uit superusers bestaat van diverse disciplines, cliëntgroepen of locaties. Zij hebben veel kennis over visie, processen en het nieuwe systeem. De gebruikersgroep heeft uitsluitend een adviesrol en kan worden ingezet op initiatief van bijvoorbeeld de afdeling informatisering & automatisering. De adviezen gaan over zaken zoals verbeteringen en effecten van nieuwe versies van de software.

Opbrengsten SPOT ON zorgtechnologie 2021

In 2021 was er ook een SPOT ON over zorgtechnologie. Hier ging het vooral over technologie in tijden van corona. Technologie blijkt nu namelijk van grote waarde te zijn. Bijvoorbeeld om het contact met medewerkers en bewoners te behouden en medewerkers te ontlasten. Lees en bekijk de opbrengsten van 2021.

• Handreiking: met elkaar in gesprek over technologie. Deze handreiking geeft je handvatten en onderwerpen, zodat je het gesprek over technologie in jouw organisatie kunt voeren.
• SPOT ON talk: Hoe maak je collega’s enthousiast over zorgtechnologie? In dit video-college gaat manager innovatie bij Amaris Zorggroep Merlijne Sonneveld in op deze vraag.

• Interview over spraakgestuurd Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). Sevagram is één van de vier zorgorganisaties in regio Zuid-Limburg die experimenteert met spraakgestuurd rapporteren in het ECD. Wij spraken lid raad van bestuur Trudie Severens: ‘Het spraakgestuurd ECD heeft de toekomst’.
• Online bijeenkomst: Aan de slag met bekostiging van technologie
  Ruim honderd medewerkers van zorgorganisaties verspreid over het land, luisterden en praatten mee over het thema bekostiging van technologie tijdens een online sessie. Onder andere Siham Sibai en Laura Steneman gingen in gesprek. Ook kwam het opstellen van een business case aan bod.
  • Lees het verslag
  • Bekijk de sessie terug

• Nieuwsbriefspecial
  Bekijk de nieuwsbriefspecial over zorgtechnologie van de SPOT ON-week van 2021. Nog geen abonnee? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief en mis niets.

Meer weten

• Lees meer over de campagne SPOT ON
• Alles over het thema technologie