Geleerde lessen uit het leger in tijden van corona

Geplaatst op: 17 mei 2021
Laatst gewijzigd op: 20 mei 2021

Tijdens de coronacrisis hebben mensen van buiten een bijdrage geleverd aan verpleeghuiszorg. Ook personeel van Defensie heeft in coronatijd bij een aantal verpleeghuizen geholpen. Hoe vorm je een crisisteam en wie zitten er in zo’n team? Hoe belangrijk is sturing van bovenaf? Je leest het in zeven geleerde lessen. Margje Mahler vertelt hoe de inzet van het leger bij Zorggroep Apeldoorn is verlopen.

In deze zeven geleerde lessen geeft Defensie bruikbare tips aan VVT-instellingen.

1 Van ‘business as usual’ naar een crisisorganisatie met dito aansturing

Communiceer duidelijk in de organisatie dat jullie overgaan naar een crisisorganisatie met een daarbij horende aansturing. Activeer het in de organisatie aanwezige crisisteam of richt deze op. Bij een grote crisis zoals de coronacrisis willen mensen duidelijkheid. Dat geldt dus ook voor het instrueren van het eigen team of personeel. Wees duidelijk, geef aan dat je niet alles weet, maar wel dat je nu de beslissing neemt. Denk bijvoorbeeld aan reguleren van bezoek.

2 Inrichten crisisteam, beschrijven van alle rollen met de taken en bevoegdheden die daarbij horen

In een crisisteam moeten alle rollen met de daarbij behorende taken en bevoegdheden duidelijk zijn. Zo is directe vervanging mogelijk bij uitval van medewerkers. Een crisistijd vraagt om leiding nemen en keuzes durven maken, selecteer de leden van het crisisteam op deze competenties. In het crisisteam zijn alle lagen van de organisatie vertegenwoordigd: strategisch, tactisch en operationeel. Denk aan een bestuurder, managers en medewerkers uit het operationele proces. Vertrouw op elkaars kennis en kunde. Op deze manier zorg je ervoor dat alle beschikbare en meest up-to-date informatie bij iedereen bekend is.

Defensie in actie bij Zorggroep Apeldoorn

In oktober 2020 is op een van de locaties van Zorggroep Apeldoorn een bovenregionaal zorghotel ingericht op verzoek van de Veiligheidsregio en het Regionaal Overleg Acute Zorgketen. Directeur Zorg en Welzijn Margje Mahler vertelt hierover: ‘Vanuit de regio is gezorgd dat mensen met corona die niet thuis kunnen blijven, maar ook net niet in een ziekenhuis hoeven te verblijven, in het zorghotel komen. Het gaat om mensen uit de hele regio die COVID-positief zijn en veel zorg nodig hebben. Denk aan extra zuurstof of complexe zorg.’

Ziekteverzuim

‘Een week voor kerst kregen we ineens zoveel aanvragen voor het zorghotel dat we dat qua personeel niet meer bijgeschakeld kregen’, vervolgt Margje. ‘Alle organisaties in de regio leverden personeel voor het zorghotel en hadden zelf te kampen met een heel hoog ziekteverzuim en veel uitbraken. Dat had zijn weerslag op het zorghotel, want daar werkte ook personeel van andere organisaties. Ook wij hadden intern een aantal uitbraken.’ Zorggroep Apeldoorn deed een beroep op een aantal organisaties en vrijwilligers voor ondersteuning, zoals Helpende Handen, het Rode Kruis, de vrijwillige brandweer en oproepen in kranten en via de burgemeesters. Maar dat was niet voldoende om de kwaliteit te kunnen bieden. ‘Om echt de grote toestroom op te kunnen vangen hadden we nog meer gekwalificeerd personeel nodig. En dat is de aanleiding geweest om Defensie te vragen.’

Tussen thuis en ziekenhuis

Omdat het zorghotel hielp om de doorstroom van de ziekenhuizen op gang te houden, was het van belang dat dit niet zou dichtgaan. ‘Wij hadden met het zorghotel een regionale tussenvoorziening tussen thuis en het ziekenhuis’, verduidelijkt Margje. ‘De militairen zijn op 30 december met twee teams van elk vijf mensen gekomen, waaronder verpleegkundigen en verzorgenden, plus een coördinerend verpleegkundige. Ze gingen direct van start. Degenen die niet naar huis konden, overnachtten in een van onze kleinschalig-wonenhuisjes’, zegt Margje. ‘Alle handelingen die horen bij het verpleegkundig of het verzorgend vak hebben ze uitgevoerd.’

3 Inrichten ‘warroom’

Zorg voor een kamer van waaruit het crisisteam opereert. Het letterlijk verkleinen van de afstand draagt bij aan snelle besluitvorming. Voorkom daarnaast te snelle besluitvorming die mogelijk onvolledig of niet werkbaar is. Maak tijd om met elkaar te overleggen, sta open voor alle ideeën en maak dan een besluit. Communiceer het besluit helder en op zoveel mogelijk manieren. Concentreer alle informatie bij elkaar in de berichtgeving.

4 Hygiëne infectiepreventie heeft de hoogste prioriteit!

Personeelstekorten zijn altijd al aanwezig, maar tijdens een coronabesmetting is er vaak extra uitval van personeel. Het is nu noodzakelijk om hygiëne en infectiepreventie de hoogste prioriteit te geven. Het tegengaan van verspreiding van het coronavirus moet het doel zijn.

Commandostructuur

Ook bij het zorghotel van Zorggroep Apeldoorn is hygiëne uiteraard van heel groot belang. ‘Met een “fact-finding mission” kwam de commandant eerst kijken wat wij al op orde hadden en wat niet’, vertelt Margje. ‘Omdat dit een zorghotel is, hebben we bijvoorbeeld een sluis. Zo is er geen kruisbesmetting: je gaat er schoon in en je gaat er vies uit. De commandant stelde vast dat wij de logistiek en de infectiepreventie goed op orde hadden. Daarmee waren we een uitzondering, want dat verliep op andere plekken wel anders.’

Dagcoördinator

Waar het zorghotel een tekort aan had, waren professionele handen. En daarom kwam Defensie als geroepen. Margje: ‘Waar ze ons ook echt bij geholpen hebben, is met het neerzetten van de rol van de coördinerend verpleegkundige. Het gaat om acute zorg met snelle wisselingen. Zo’n dagcoördinator is daarbij een goede versterking, waardoor je snel kunt schakelen, goed je cliënten in de gaten kunt houden en vlot overzicht krijgt. En verder hebben de militairen ons ook geholpen met een structuur die in het leger heel gebruikelijk is. Dus niet eindeloos afstemmen, wat soms in de zorg gebeurt, maar korte momenten van overleg, taken verdelen en hele duidelijke afspraken maken. Een beetje een commandostructuur. Dat heeft enorm geholpen om het allemaal nog overzichtelijker te krijgen.’

5 Richt een cohort op en instrueer op gebruik PBM

Een van de belangrijkste stappen om te nemen is het inrichten van een cohort en het juist gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM). Communiceer over hoe PBM gedragen moet worden en controleer hierop. Bekijk voor het inrichten van een cohort dit VVT voorbeeld (pdf), gemaakt door Defensie.

6 Uniformeer werkwijzen

Teams op de werkvloer zijn vaak zelfsturend, maar door uitval personeel is behoefte aan sturing, zeker bij het inrichten van een cohort. Veel mensen hebben behoefte aan iemand die hen vertelt wat ze moeten doen, en het liefste elke dag. In deze situatie is een directieve en instruerende manier van leiden belangrijk.

7 Communiceer dat jullie terug gaan naar normaal

Het crisisteam moet niet langer dan nodig de leiding overnemen, dus hef deze ook weer op op het moment dat dit kan. Dat voorkomt overspannenheid in de organisatie. Communiceer actief in de organisatie per wanneer de crisisstructuur opgeheven wordt en de organisatie weer terug gaat naar normaal.

Lees het volledige overzicht van de geleerde lessen van Defensie (pdf) in coronatijd.

Interviewer: Hansje Langedijk

Meer weten