Zorgtechnologie financieren en uitrollen: twee verschillende aanpakken

Een visie helpt om keuzes te maken die goede zorg blijven garanderen, zelfs bij personeelstekorten. Technologie speelt daarbij een sleutelrol, als je bewust kiest en samen met medewerkers implementeert. 

De Zorggroep: decentralisatie en lokale verantwoordelijkheid

De Zorggroep, actief in Noord- en Midden-Limburg, levert 15% wijkverpleging en 85% intramurale zorg. Innovatiebegeleider Anouk Manders legt uit dat juist in de wijkverpleging de bereidheid tot verandering groter is. Daarom startte De Zorggroep met technologie vanuit de behoefte van de wijkverpleging.

Financiering

Bij De Zorggroep zagen ze al bij de start in 2016 dat ze de steun van het zorgkantoor konden krijgen. ‘We wilden eerst met één technisch hulpmiddel beginnen’, aldus concerncontroller Jan Winter, ‘maar we hoorden van het zorgkantoor dat we extra geld kregen als we meer hulpmiddelen inzetten. Dat kan oplopen tot een opslag van 0,1% aan projectgeld per technologie. Het zorgkantoor kijkt bij onze verantwoording naar positieve effecten. Zoals minder medewerkers inzetten, kwaliteit van zorg bevorderen of dat medewerkers zich ontlast voelen rondom werkdruk.’ De organisatie besteedt centraal een half miljoen aan de innovatiebegeleiders en ongeveer hetzelfde aan de technologie. Elke locatie besteedt nog eens 1% van het budget aan decentrale personele inzet.

Uitrol en borging 

De uitvoering is bij De Zorggroep decentraal georganiseerd. De organisatie koos ervoor om per locatie alle 5 geselecteerde technologieën tegelijk in te voeren. Inmiddels zijn 4 locaties klaar, 4 andere volgen. Anouk benadrukt het belang van normalisering: ‘We willen dat medewerkers zorgtechnologie net zo gewoon gaan vinden als een steunkoushulpmiddel’. Afdelingen worden verantwoordelijk voor het onderhoud van technologie, zodat de innovatieafdeling zich kan richten op nieuwe ontwikkelingen.

Verandermanagement

Binnen De Zorggroep wordt verandermanagement bewust ingezet. Vooral intramuraal, waar medewerkers minder snel de voordelen van technologie ervaren. Anouk: ‘Extramuraal lukt het goed zorgmedewerkers mee te krijgen in een verandering. Intramuraal kunnen zorgmedewerkers huiverig zijn om nieuwe dingen te gebruiken. Zij zullen toch nodig blijven en zien daardoor minder snel de winst dan de thuiszorgmedewerker die een handeling ziet vervallen. We willen voorkomen dat we bij elke techniek iedereen opnieuw moeten overtuigen. Daarom doen we als innovatiebegeleiders het in een keer goed met verandermanagementtechnieken. We zeggen bijvoorbeeld: de mobiele telefoon was in het begin ook nieuw, en daar hebben we nu profijt van. Op iedere afdeling wordt een rol belegd die gaat om zorgtechnologie. Een rol en geen persoon, want dan ben je niet persoonsafhankelijk.’

Financiële impact op wijkzorg

Dat zorgtechnologie leidt tot een besparing van de inzet van personeel is fijn, maar leidt in eerste instantie tot een probleem. Jan: ‘In de wijkzorg kregen we eerst uurtje-factuurtje betaald. Als je door technologie minder vaak bij iemand langs hoeft, heb je minder inkomsten. We konden dit ondervangen door met meerdere zorgverzekeraars een vast bedrag per maand per cliënt af te spreken. Daar kunnen we nu prima de technologie van betalen.’

IJsselheem: centrale regie en technische selectie

Zorgorganisatie IJsselheem, met 2600 medewerkers en 16 locaties, is de helft kleiner dan De Zorggroep. Deze organisatie koos voor een technologiegedreven en organisatiebreed gecoördineerde aanpak. De organisatie liet zorgmedewerkers actief kiezen uit 80 mogelijke toepassingen. ’De uitgangspunten hierbij waren: de technologie moet bewezen zijn, het werk voor medewerkers moet verlicht worden en de technologie moet de kwaliteit van zorg verbeteren’, aldus Jannis Syntychakis, strategisch adviseur ICT bij IJsselheem.

Financiering 

IJsselheem stelde in 2020 een ICT- en zorgtechnologiebudget op, beginnend met 3,75% van de totale organisatiebegroting. Jannis: ‘Dit percentage hebben we jaarlijks verhoogd met 0,5%, en komt in 2026 uit op 6,25%, terwijl onze omzet ook gestegen is. Ik verwacht dat we nu wel even goed zitten.’ Dit budget dekt de gehele ICT inclusief zorgtechnologie.

Uitrol en borging 

In tegenstelling tot De Zorggroep voert IJsselheem elke gekozen technologie direct organisatiebreed in. De coördinatie en het beheer blijven centraal. Een speciaal opgezette beheerafdeling is verantwoordelijk voor onderhoud en vragen, zodat zorgmedewerkers zich kunnen blijven richten op hun kerntaken. Jannis: ‘Centraal beheer van de zorgtechnologie zorgt voor efficiëntie en zorgt ervoor dat zorgmedewerkers zoveel mogelijk worden ontlast.’

Verandermanagement 

IJsselheem werkt met 4 adviseurs zorgtechnologie en ICT en techambassadeurs op elke locatie. De implementatie wordt klein gehouden en afgestemd op de taal en behoeften van medewerkers. ‘We laten vooral het succes zien en sluiten aan bij wat medewerkers eraan hebben’, aldus Jannis.

Advies aan andere zorgorganisaties

Beide organisaties benadrukken het belang van een duidelijke visie. Jan: ’Als je een goede visie hebt, ga je niet meer over elk tientje in gesprek. Het moet gaan over goede zorg, ook als er in de toekomst een groter tekort aan personeel is.’ Jannis vult aan: ‘Een visie op technologie is het startpunt. Betrek je medewerkers erbij, kies bewust voor wat werkt, en voer het uit met aandacht voor processen én collega’s en cliënten die het gebruiken.’