VPT opzetten met Scrum-methode: binnen 4 weken eerste cliënt

‘Stel, we willen over vier weken onze eerste VPT-cliënt hebben, wat moeten we dan allemaal regelen?’ Zo begon Magentazorg in Noord-Kennemerland in 2024 met het opzetten van VPT-zorg (volledig pakket thuis). Terwijl dit door veel zorgorganisaties als een lang traject wordt ervaren, kon Magentazorg inderdaad al na vier weken haar eerste VPT-cliënt verwelkomen. Hoe? Met de Scrum-methode. 

Scrum-methode: complexe projecten in kleine stukjes

Met deze methode worden complexe projecten opgesplitst in kleine stukjes. In zogenaamde ‘sprints’ werkt een Scrum-team aan korte, concrete opdrachten en stap voor stap aan het project. Ondertussen staat op een ‘backlog’ wat er nog allemaal moet gebeuren. Projectleider Tessa Bouwhuis en Marjolein Hattink, manager dagbesteding en innovatie, vertellen hoe Magentazorg de methode toepaste bij het opzetten van VPT.

Hoe zijn jullie begonnen met VPT?

‘We hadden een duidelijke opdracht van onze directeur’, vertelt Tessa: ‘zet VPT op binnen Magentazorg. Tijdens een eerste bijeenkomst van alle managers van Zorg aan huis, zoals wij de thuiszorg noemen, hebben we gebrainstormd over hoe we dit gingen doen. Omdat we hier goede ervaringen mee hadden, wilden we de Scrum-methode inzetten.’

Tessa vervolgt: ‘We hebben het Scrum-team bepaald en gekozen voor tweewekelijkse sprints. Dat team is trouwens heel dynamisch, omdat de opdrachten steeds veranderen. Je kijkt echt wat er nodig is en wie daaraan kan bijdragen. Tijdens de eerste twee sprints hebben we onder andere onderzocht of er op onze dagbesteding cliënten waren die in aanmerking kwamen voor VPT.  Bovendien hebben we besluiten genomen over hoe VPT er voor Magentazorg uit moest zien.’

VTP-team

‘Behalve een VPT-cliënt hadden we natuurlijk ook een VPT-medewerker nodig’, vult Marjolein aan. ‘We wilden nog geen mensen werven, want we moesten er eerst achterkomen wat we precies nodig hadden voor het VPT-team. Een aantal collega’s binnen het team van huishoudelijke ondersteuning was al ADL (algemene dagelijkse levensverrichtingen)-geschoold. We hebben hen gevraagd of zij zin hadden om tijdens de eerste projectfase deel te nemen aan het VPT-team. Vervolgens hebben we een ambulant begeleider gevraagd om de rol van VPT-coördinator op zich te nemen. Na het nodige uitzoekwerk konden we vier weken later een bloemetje geven aan onze eerste VPT-cliënt.’

Hoe ging het aanbieden van VPT-zorg daarna verder?

‘Binnen anderhalve maand leverden we al VPT-zorg aan 5 VPT-cliënten’, zegt Tessa. ‘Via feedback van de medewerkers en cliënten kwamen we erachter welk niveau vereist was en welke scholing zij nodig hadden. Daarnaast leerden we veel van hun praktische vragen. Wie komt er nog meer bij de cliënt en wat moet ik dan rapporteren? Wat mag ik wel en niet doen? Tijdens onze sprints gingen we meteen met de vragen aan de slag. We kwamen daarna bijvoorbeeld al vrij snel met een overzicht van wat medewerkers wel en niet mogen doen bij een cliënt.’

‘Toen het functieprofiel eenmaal duidelijk was, zijn we intern en extern gaan werven’, vertelt Marjolein. ‘We hadden als vuistregel: er moeten meer fte in het VPT-team zitten dan dat we aan VPT-zorg en ondersteuning moeten leveren. Zo konden we goed inspelen op de groei. We hebben tussentijds ook op de rem moeten trappen, omdat we direct veel aanmeldingen kregen. Na een halfjaar was het aantal VPT-cliënten en medewerkers zo gegroeid dat we een manager hebben aangesteld. Daarmee eindigde ons project.’

Wat zijn de voordelen van de Scrum-methode?

‘Wat ons aanspreekt, is dat je weinig voorbereidt en meteen begint’, legt Marjolein uit. ‘Hierdoor leer je supersnel – sneller dan wanneer je alles van tevoren uitdenkt. In het ergste geval ga je tijdens een sprint de mist in. Dan stuur je snel bij en kun je weer verder.’

‘Elke opdracht is heel concreet’, voegt Tessa toe. ‘Iedereen weet van elkaar welk product hij gaat opleveren. Je wordt daarin heel kritisch: wat is nú nodig? Een voorbeeld: we hebben de eerste VPT-diensten niet in het roostersysteem gezet, maar gewoon een planning ‘op papier” gemaakt.’

‘De Scrum-methode maakt veel energie en enthousiasme los binnen je organisatie’, vindt Marjolein. ‘Er zijn ook meer mensen bij betrokken dan bijvoorbeeld bij een vast projectteam. Hierdoor gaat het project echt leven binnen de organisatie. Verder zijn de lijnen kort.’

Hebben jullie tips voor andere organisaties die de Scrum-methode willen gebruiken?

‘Voer opdrachten zo laag mogelijk in de organisatie uit’, adviseert Marjolein. ‘Wij hebben het project georganiseerd als onderdeel van het dagelijkse werk. De directie was zeer nabij en stuurde bij waar nodig. We hadden direct contact met de medewerkers die de VPT-zorg gaven en hebben veel van hun feedback geleerd. Zo zorg je ervoor dat het product uiteindelijk ook stevig staat.’

‘Kijk niet te ver vooruit’, raadt Tessa aan. ‘Je hoeft de mogelijke beren op de weg niet te bespreken. Richt je puur op je opdracht voor de komende twee weken. Via “stand-ups” hou je een paar keer per week de vinger aan de pols: je bespreekt kort de voortgang en checkt of iemand hulp nodig heeft.’

Hoever zijn jullie nu met VPT?

‘Het VPT-team bestaat uit drie coördinatoren en 22 VPT-medewerkers’, zegt Tessa. ‘We hebben inmiddels 45 cliënten in VPT-zorg en ondersteuning. Het doel is om eind van dit jaar tenminste 50 cliënten thuis te kunnen ondersteunen, zodat een opname in het verpleeghuis voorkomen of uitgesteld kan worden en het netwerk blijvend kan ondersteunen.’