Verhalen over de eigen praktijk helpen medewerkers bij reflectie

Hoe kunnen we vanuit de waarden werken die we gezamenlijk belangrijk vinden? En hoe vertalen we dat naar de praktijk? Met die vragen ging zorgorganisatie Land van Horne aan de slag met de methode Reflecteren op beeldverhalen. Een observator loopt mee met een team dat zich heeft aangemeld en schrijft zo neutraal mogelijk alle observaties op. Hier worden geanonimiseerde beeldverhalen van gemaakt die worden voorgelezen in een terugkoppelbijeenkomst met het team. Het team formuleert van daaruit verbeterpunten. ‘De beeldverhalen zorgen dat ‘waardegericht werken’ gaat leven voor medewerkers’, vertelt coördinator Adinda Hendriks-de Winter. ‘Onze kernwaarden worden hierdoor bewuster toegepast in het dagelijks werk.’

Adinda: ‘Als organisatie waren we bezig met ethiek en waardegericht werken. Onze kernwaarden zijn zien, begrijpen en steunen. Deze woorden op zich zeggen niet zoveel en je zoekt een manier om het te laten landen in de praktijk. Op de verhalen wordt door de teamleden gereflecteerd aan de hand van de kernwaarden. De meningen kunnen verschillen. Maar dat is juist interessant. Op deze manier komen er mooie gesprekken tot stand. Belangrijk aan deze methode is dat de medewerkers zelf het oordeel vellen over wat “goede zorg” is. Zij zijn zelf immers de deskundigen.’

Beroepstrots

Bij teamleiders en medewerkers is er veel enthousiasme over de methode. Adinda: ‘Met beeldverhalen krijg je inzicht in hoe anderen werken. Daarnaast wordt de complexiteit van je beroep duidelijk en dat voedt de trots op vak.’Marije Stegenga, stafmedewerker en gespreksleider van Reliëf, kan dat beamen: ‘In de zorg heb je als professional soms te maken met heftige situaties. Dat maakt dat de aandacht heel erg ligt op wat er verbeterd moet worden. Maar het mooie van deze methode is dat het ook gaat om: Wat doen we goed? Als er beroepstrots ontstaat, creëert dit ook weer het lef om te durven verbeteren en veranderen. Wat verder goed is aan deze methode is dat het vaak morele dilemma’s naar boven haalt waar het team zich eerder niet van bewust was.’

Voorbeelden van verbeterpunten

Het bellensysteem op de afdeling. Medewerkers zijn zich vaak niet bewust van de onrust die veroorzaakt wordt door het alarmeringssysteem. Bijvoorbeeld door een bel niet meteen te beantwoorden, waardoor die blijft afgaan of op een collega overgaat. Hierdoor zijn die collega en een bewoner ook weer afgeleid. Teamleider Marianne ten Hoeve: ‘Ook is er meer bewustwording over het feit dat er met het beantwoorden van de bellen op de afdeling het risico bestaat dat er persoonlijke informatie wordt gedeeld. Dus dat is echt een verbeterpunt geworden.’
Afstemming met de catering. Bij één observatie kwamen verschillende waarden naar voren tussen het team en de catering. Adinda: ‘Dit werd door de bingo duidelijk. Van de mensen van de catering mochten de bewoners pas om kwart voor zeven aan tafel. Bewoners vroegen zich af waarom dat niet eerder mocht. Tijdens de terugkoppelbijeenkomst hebben mensen van de catering en bingo samen het gesprek gevoerd over wat nu goed is. Dit heeft tot begrip voor elkaars waarden geleid. Nu is iemand bij de catering verantwoordelijk voor de regels die vanuit de behoeftes van de bewoners denkt.’

Tijdsinvestering

Land van Horne heeft ervoor gekozen eigen observatoren op te laten leiden door Reliëf. Adinda: ‘Voordeel van deze methode is dat de uitvoering voor het geobserveerde team niet veel tijd kost. De tijdsinvestering zit enkel in de terugkoppelbijeenkomst van 3,5 uur en de verbeteractiviteiten die er eventueel uit voortvloeien.’ Wel kost het voor de observator tijd om 5 dagdelen te observeren en de beeldverhalen uit te werken.

Veiligheid is randvoorwaarde

Het is belangrijk om de methode op de juiste manier toe te passen om er ook voldoende uit te halen. Zo is veiligheid een randvoorwaarde. ‘Het team vindt het uiteraard spannend als een observator komt kijken’, vertelt observator Anke Spoorenberg-Valkenburg. ‘Daarom is het nodig om het team gerust te stellen. Vaak merk je dat een team er dan al snel oké mee is.’ Marije: ‘Goed om te weten is dat de observaties anoniem zijn. Ook zien alleen de teamleden zelf de beeldverhalen.’

Marije: ‘Daarnaast is het nodig dat er een bepaalde veiligheid heerst binnen het team. Dan durven medewerkers zich ook uit te spreken. De bedoeling van deze methode is dat je je vooral richt op representatieve beelden van het team. Dus het gaat niet over wat die ene medewerker wel doet en die flexwerker niet. De dagdelen dat er geobserveerd wordt zijn zo divers mogelijk. Denk aan ochtend, middag, avond, maar ook een weekenddagdeel. En denk aan zorg- en eetmomenten en overdracht van de zorg.’

Rol teamleider

De teamleider moet een bepaalde vrijheid en regelruimte kunnen geven aan het team, zodat het reflecteren ook echt iets van hen zelf wordt. Marije: ‘Tijdens de terugkombijeenkomst is het idealiter de teamleider die notuleert. Dit is praktisch omdat de teamleider na de bijeenkomst verder gaat met de geformuleerde actiepunten. Bijkomend voordeel is dat teamleden tijdens de bijeenkomst automatisch meer verantwoordelijkheid en eigenaarschap ervaren. Soms worden er tijdens de terugkoppelbijeenkomst alvast projectgroepjes gevormd om bepaalde verbeteringen verder te brengen.’

Rol gespreksleider

Het is van belang dat de gespreksleider goed weet in te spelen op de unieke situatie. Bij Land van Horne was de gespreksleider steeds een coach van Reliëf. Marije: ‘Soms kennen mensen elkaar in een team toch niet goed genoeg. Dan is het bijvoorbeeld de kunst om te kunnen schakelen en meer aandacht te hebben voor hoe mensen elkaar beter leren kennen. Soms is er een nieuwe teamleider en is dat al spannend voor teamleden. Dan is het bijvoorbeeld zinvol om in te steken op: Wat doen we al goed en wat kunnen we in ieder geval behouden met elkaar?’

Randvoorwaarden

Een tip is om te werken met buddy’s voor de observatoren. Anke: ‘De buddy kan het beeldverhaal vóór de terugkombijeenkomst doorlezen. Zijn de beschrijvingen echt objectief of is er toch een stukje interpretatie ingeslopen? Ook vraagt de buddy soms om aanvullende informatie, zodat het beeldverhaal zo compleet mogelijk is.’ Tot slot is een randvoorwaarde dat het traject wel ondersteund moet worden vanuit de directie en het management. De activiteiten moeten immers gecoördineerd en uitgevoerd worden. Ook moet een organisatie teams de vrijheid geven om zaken op te pakken na de terugkombijeenkomst.

Ook aan de slag?

Zorgorganisaties die aan de slag willen met deze methode, kunnen contact opnemen met Reliëf.

Verhalencafé - Verhalende methoden in de praktijk

Hoe kies je de methode die past bij jouw organisatie? De vraagplaat helpt bij het maken van die keuze. Hoe ga je aan de slag met deze vraagplaat? Doorloop hem samen met ons en stel je vragen tijdens het verhalencafé op 5 juni 2024.

Meld je aan voor het Verhalencafé op 5 juni

Kennisdossier Verhalend leren en verbeteren

In het Kennisdossier Verhalend leren en verbeteren hebben we alle informatie rondom het verhalend leren en verbeteren verzameld. We leggen onder andere uit wat verhalend leren en verbeteren is en hoe je verhalen van cliënten, naasten en zorgprofessionals kunt inzetten voor reflectie en het werken aan kwaliteitsverbetering of voor verantwoording over de geleverde kwaliteit. Ook vind je hier tools, aankondigingen van bijeenkomsten en praktijkvoorbeelden.

Ga naar het Kennisdossier Verhalend leren en verbeteren

Project Verhalend leren en verbeteren

Dit artikel is een product van het project ‘Verhalend leren en verbeteren’ dat wordt uitgevoerd door Leyden Academy on Vitality and Ageing, Vilans, Maastricht University, Erasmus University Rotterdam en Tilburg University in opdracht van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).