Een strategie tot leven brengen

Voor leidinggevenden

Marketing- en communicatieadviseurs Karin Schop en Evelien Ligthart van ouderenzorgorganisatie Samen vertelden over hun ervaringen tijdens een workshop op het congres van Waardigheid en trots voor de toekomst in juni 2026.

Ze illustreerden hun verhaal met een set kaartjes. De organisatie ontwikkelde deze kaartjes waarmee leidinggevenden verschillende stellingen voorleggen aan medewerkers. Bij elke stelling staan ook vragen. Als een medewerker bij een stelling bijvoorbeeld aangeeft zich zorgen te maken over veranderingen in de zorg, kan de leidinggevende vragen: waar maak je je dan zorgen over? Wat helpt je om met die veranderingen om te gaan?

Hoofdstrategie verankeren

De ontwikkeling van de tool hoort bij een traject om de hoofdstrategie van Samen meer te verankeren in de organisatie. Die strategie is: werken vanuit positieve gezondheid als basis bij alles wat we doen. Alle medewerkers volgden daar een training in. Maar campagnes, interne nieuwsbrieven en flyers leidden niet tot de gewenste omslag. ‘Geef me handvatten om m’n team mee te nemen’, zei een teamleider.

‘Het niveau van betrokkenheid loopt uiteen’, leggen Karin en Evelien uit. ‘Medewerkers snapten niet wat ze morgen anders moeten doen en waarom.’ Het traject startte begin 2025. Samen met een bureau dat gespecialiseerd was in internal branding gingen ze aan de slag met een werkgroep die bestond uit medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie.

Met beeld boodschap overbrengen

Allereerst ontwikkelden ze een strategieplaat. Het doel was om de plaat zo beeldend mogelijk te maken en er zo min mogelijk tekst op te zetten. Ook moest de leidinggevende de plaat gemakkelijk kunnen uitleggen. Op de plaat staan herkenbare en aansprekende items uit de regio, zoals bollenvelden, het strand en een windmolen. De doelen, zoals administratie verminderen en samenwerken met de omgeving van de cliënt en andere organisaties, zijn op een sierlijke manier in de lucht geplaatst. De 5 stappen staan in bloembollen.

De strategieplaat wordt gebruikt als placemat en screensaver. Ook werd er in eerste instantie een hele grote muurplaat van gemaakt. ‘Het idee was dat medewerkers er dan letterlijk tegenaan liepen en niet omheen zouden kunnen’, licht Evelien toe. ‘Alleen bleek dat er niet altijd plek is voor zo’n grote plaat. Daarom hebben we hem vervangen door een poster die gemakkelijker op te hangen is.’

Casus: kan cliënt thuis blijven wonen?

Vervolgens startten ze met de ontwikkeling van een strategisch spel. Heel belangrijk daarbij was om de beleving centraal te zetten. Het team koos voor een uitklapbare kast op wielen. Als je de kast openklapt, sta je in de huiskamer van de fictieve cliënt Willy. In 5 stappen lost een groep medewerkers samen een casus op met als hoofdvraag: kan Willy thuis blijven wonen?

De medewerkers moeten daarvoor puzzels oplossen en codes kraken. En dan blijkt bijvoorbeeld dat Willy nog zelf haar boodschappen kan bestellen. En in een latere stap komt naar voren dat ze een buurmeisje heeft die haar hondje kan uitlaten. Als alle stappen zijn doorlopen, hebben de medewerkers een antwoord op de vraag.

De 5 stappen, of deelvragen, in het strategiespel van zorgorganisatie Samen zijn:

• Wat kan de cliënt zelf nog?
• Welke hulpmiddelen kunnen er worden ingezet?
• Wat kan familie of mantelzorg doen?
• Wat kan het sociale netwerk en andere instanties?
• Wat kan de Samen-professional?

Van weerstand naar enthousiasme

Samen heeft twee strategiekasten die alle locaties langsgingen. Het spel spelen was een verplicht onderdeel voor alle (zorg)medewerkers. ‘Dat gaf wel wat weerstand’, erkent Karin. ‘Zo van: ze hebben weer eens iets bedacht. Maar de reacties waren uiteindelijk heel lovend en enthousiast. We kregen echt terug van medewerkers: oh, dit bedoelen jullie met de 5 stappen. Teams staken elkaar aan en zo ging het balletje door de hele organisatie rollen.’

Opbrengst borgen

Na anderhalf jaar hadden alle medewerkers het strategiespel gespeeld. Zorgde dat voor de verandering waar Samen naar op zoek is? ‘Het antwoord is nee’, zegt Evelien. ‘Het strategiespel was een goede introductie, de 5 stappen zitten er nu wel in. Maar daarna gaat iedereen weer over tot de orde van de dag. Er was meer nodig om deze opbrengst te borgen. Daarom zijn we nog een stap verder gegaan en hebben we een serie thematoolkits ontwikkeld.’

Momenteel zijn er 2 thematoolkits beschikbaar: ‘Zorgen voor’ en ‘Zorgen dat’. Andere toolkits, zoals ‘Samenwerking met de informele zorg’ zijn in productie. In dat kader is er bijvoorbeeld een kwartetspel ontwikkeld rondom de pijlers van positieve gezondheid en een Ganzenbordspel waarin medewerkers de reis van de cliënt afleggen. Ook is er een Lunch & Learn: een interactieve sessie, waarbij medewerkers stapsgewijs handvatten krijgen.

Aanpak succesvol

Deze aanpak heeft succes, volgens Karin en Evelien. Een van de deelnemers aan de workshop op het congres vraagt hoe ze dat weten. Karin en Evelien vertellen dat leidinggevenden zijn geïnterviewd en onder meer is gevraagd welke resultaten ze zien. ‘En we zien het ook in werkoverleggen’, zegt Karin. ‘Het gebeurt natuurlijk wel eens dat iemand zegt: “Ik wil dit en dat veranderen in de organisatie maar ik weet niet op welke manier”. En dat een ander dan zegt: “Daar is een hele mooie toolkit voor ontwikkeld. Die werkt echt, die moet je inzetten.” Dus we zien het echt terugkomen in de organisatie.’