Zo brengt de Kopgroep Innovatie van Argos Zorggroep ideeën van de werkvloer verder
Gepubliceerd op:
Een medewerker met een goed idee. Een leverancier die een nieuwe technologie aanbiedt. Of een probleem op de werkvloer waarvoor misschien een digitale oplossing bestaat. Hoe bepaal je als zorgorganisatie waar je wel en niet mee aan de slag gaat? En hoe voorkom je dat innovatie blijft steken in losse pilots? Bij ouderenzorgorganisatie Argos Zorggroep helpt de Kopgroep Innovatie om ideeën uit de praktijk op te halen, te onderzoeken en verder te brengen. Daarbij staat niet de technologie centraal, maar de vraag: wat maakt het werk van medewerkers makkelijker, minder belastend of leuker?
Innovatie begint op de werkvloer
De Kopgroep Innovatie ontstond in de coronaperiode. In gesprekken over werkplezier en werkbelasting bleken bij medewerkers veel ideeën te leven, maar ze wisten niet altijd waar ze daarmee terechtkonden. Tegelijk wilde Argos Zorggroep voorkomen dat innovatie vooral van bovenaf werd aangestuurd. Niet eerst een technologie aanschaffen en daarna zoeken naar een toepassing, maar beginnen bij wat medewerkers of cliënten nodig hebben.
Daarom bestaat de Kopgroep bewust uit medewerkers die dicht bij die praktijk staan. Zo denken ook een verpleegkundige en ergotherapeut mee over innovatie. De Kopgroep valt onder de afdeling Cliënt en Innovatie en werkt samen met onder andere ICT. Daarnaast zorgt de Stuurgroep Zorg en Digitalisering voor afstemming op organisatieniveau. Daarmee vormt de Kopgroep de verbindende schakel tussen ideeën van medewerkers en de rest van de organisatie. Loraine van Zanten is projectmanager Innovatie bij Argos Zorggroep: 'We proberen steeds terug te gaan naar de medewerkers, wat levert het hun nou echt op?'
Eerst de vraag, dan de technologie
Een belangrijk uitgangspunt is om niet te snel verliefd te worden op een oplossing. Toen een leverancier bijvoorbeeld een track-and-trace-oplossing voor materialen presenteerde, keek de groep eerst naar het achterliggende probleem. Zijn medewerkers daadwerkelijk vaak spullen kwijt? Hoeveel tijd kost het zoeken? Om welke materialen gaat het? Soms ligt de oorzaak in werkprocessen of kan een eenvoudigere maatregel effectiever zijn.
Tegelijkertijd schuwt de Kopgroep experimenteren niet. Zo onderzocht Argos Zorggroep het gebruik van een lichttherapiebril voor medewerkers die nachtdiensten draaien. Eerst testten enkele medewerkers de bril. Omdat die groep te klein was om conclusies te trekken, volgde een grotere pilot met ongeveer 20 medewerkers. Pas daarna bracht de Kopgroep advies uit.
Een negatief advies is ook een pilotresultaat
Argos Zorggroep ziet een pilot niet alleen als een manier om te bewijzen dat iets werkt. Het doel is vooral om te leren. Wat ervaren medewerkers? Voor wie heeft een toepassing meerwaarde? Wat werkt wel? Wat werkt niet? En onder welke voorwaarden kan de organisatie verder? Daar hoort ook bij dat een innovatie uiteindelijk niet wordt ingevoerd. Loraine: 'Ook van een pilot waaruit niet voldoende meerwaarde van de innovatie blijkt, leer je heel veel. De uitkomst hoeft niet positief te zijn.'
Deze aanpak vraagt om een cultuur waarin experimenteren mag. Een pilot hoeft niet automatisch te leiden tot een organisatiebrede invoering. Soms is een goed onderbouwd besluit om ergens niet mee verder te gaan minstens zo waardevol. Een belangrijke les van de Kopgroep is daarom: durf te proberen.
De Kopgroep implementeert niet alles zelf
De Kopgroep onderzoekt vraagstukken, begeleidt pilots en brengt advies uit. Als Argos Zorggroep besluit een oplossing breed in te voeren, vraagt dat om een andere aanpak dan een kleinschalig experiment. Dan verschuift de verantwoordelijkheid meestal naar het management en de lijnorganisatie. Succesvolle implementatie vraagt om duidelijke verantwoordelijkheden, goede communicatie en passende ondersteuning. Ook moet er aandacht zijn voor medewerkers die meer moeite hebben met veranderingen.
Binnen Argos Zorggroep ondersteunen digicoaches medewerkers bij digitale vragen. Bij grotere implementaties kunnen ook ambassadeurs en trainingen worden ingezet. De ervaringen uit een pilot geven daar input voor. Als medewerkers tijdens het testen aangeven dat een toepassing andere vaardigheden, ondersteuning of aanpassingen in het werkproces vraagt, neemt de Kopgroep dat mee in haar advies. Zo gaat het advies niet alleen over de vraag of een technologie werkt, maar ook over wat nodig is om ermee te kunnen werken.
Vrijheid én keuzes maken
De Kopgroep krijgt al snel meer ideeën dan zij kan uitvoeren. Voorstellen komen van medewerkers, managers, leveranciers en groepsleden zelf. Daarom moet de groep keuzes maken. Waar zit op dit moment een knelpunt? Waar kan innovatie de meeste waarde toevoegen voor medewerkers? Op basis daarvan stelt de Kopgroep prioriteiten. Daarbij krijgt zij bewust ruimte om eigen afwegingen te maken. Hierbij worden de strategische hoofdlijnen goed in beeld gehouden. Zo probeert de Kopgroep altijd specifiek de relatie te leggen tussen een innovatiekans en taakverlichting voor de medewerkers. Die vrijheid is volgens de deelnemers belangrijk. Net als vrijwillige deelname en tijd om daadwerkelijk aan innovatie te kunnen werken. Een medewerker aanwijzen voor een innovatiewerkgroep omdat het 'goed voor iemand zou zijn', past daar minder goed bij.
Begin gewoon, maar verwacht niet dat het vanzelf gaat
Voor organisaties die zelf een Kopgroep Innovatie willen starten is de belangrijkste boodschap: begin gewoon, maar heb geduld. Innovatie concurreert vaak met andere prioriteiten. Medewerkers hebben hun gewone werkzaamheden en soms vraagt een andere verandering tijdelijk alle aandacht. Daardoor kan een innovatie-initiatief langer duren dan gepland.
De meerwaarde van een Kopgroep zit niet in een snelle stroom nieuwe technologieën. De kracht ligt vooral in het creëren van een vaste plek waar signalen uit de praktijk samenkomen, waar ruimte is om nieuwsgierig te zijn en medewerkers bewust onderzoeken wat wel én niet bij de organisatie past. Zo wordt innovatie minder een verzameling losse projecten en steeds meer een manier waarop de organisatie samen leert.