Vergroot je impact met lerend monitoren
Gepubliceerd op: 11-05-2026
Een toekomstbestendige zorgsector, toegankelijk, innovatief, betaalbaar én kwalitatief goed. Daar werken zorgorganisaties hard aan. Maar wie veranderingen doorvoert, wil ook weten wat ze opleveren. Hoe monitor je effecten, onzekerheden en impact? Het whitepaper ‘Veranderen met Impact! Ontwerpen van een lerende monitoringsaanpak’ helpt je erbij, ontdekten deelnemers aan een workshop bij Vilans.
Waarom ‘lerend’ monitoren?
Het doorvoeren van veranderingen in zorgorganisaties is vaak ingewikkeld. De uitvoering wijkt bijna altijd af van het oorspronkelijke plan en het succes is soms moeilijk voorspelbaar. Bij lerend monitoren staat leren en bijsturen tijdens het hele verandertraject centraal. Je volgt hoe gewenste veranderingen in de praktijk vorm krijgen. Daarbij kun je veel verschillende informatiebronnen en kwalitatieve methoden gebruiken. Samen met betrokkenen geef je betekenis aan gevonden uitkomsten en effecten en je neemt ook onzekerheden in het verandertraject mee. Je vraagt je niet alleen af ‘doen we wat we hebben afgesproken?’, maar ook ‘werkt het zoals we dachten, en wat leren we hiervan?’
Workshop ‘Lerend monitoren: ontwerp een monitoringsaanpak!’
Tijdens de workshop over lerend monitoren werken projectleiders van verschillende ouderenzorgorganisaties en coaches van Waardigheid en trots voor de toekomst aan een Monitorings- en Evaluatiematrix (M&E-matrix). Daarmee geven ze antwoord op de vraag: doen we wat we hebben afgesproken in ons veranderplan?
De workshopdeelnemers bepalen welke resultaten en effecten ze willen volgen en hoe ze deze in de praktijk kunnen monitoren. Het invullen van de M&E-matrix gaat snel en levert productieve gesprekken op. 'De informatie die je invult in de M&E-matrix is beknopt - het zijn geen grote lappen tekst. Dat is een voordeel', aldus een deelnemer. De uitleg van Bellis van den Berg, expert monitoring en impact bij Vilans, ondersteunt erbij. Zij is auteur van het nieuwe whitepaper ‘Veranderen met Impact! Ontwerpen van een lerende monitoringsaanpak’.
De informatie die je invult in de M&E-matrix is beknopt - het zijn geen grote lappen tekst. Dat is een voordeel.
deelnemer aan de workshop
Wat is monitoren?
Monitoren is het systematisch verzamelen of ordenen van gegevens, waarmee je inzicht krijgt in:
- de voortgang in de uitvoering van een project;
- behaalde resultaten en opbrengsten;
- niet verwachte resultaten en uitkomsten.
Doelen van monitoren
Monitoren wordt vaak gebruikt voor verantwoording, omdat opdrachtgevers inzicht willen krijgen in de voortgang en resultaten van verandertrajecten. Maar complexe veranderingen vragen ook om reflecteren, experimenteren, samen leren en bijsturen. Om oog te hebben voor onzekerheden en voor het leerproces dat bij verandering hoort. Je kunt monitoren gebruiken voor:
- Verantwoorden en communiceren: hoe ver zijn we, hoe loopt het, wat is al bereikt?
- Bewijzen: wat is het effect, welk verschil maken we?
- Leren en bijsturen: wat werkt, wat belemmert, wat kan beter?
Dit vraagt om verschillende vormen van monitoren: resultaatgerichte monitoring, met een focus op verantwoording en sturing met kwantitatieve informatie, en reflexieve monitoring, met een focus op kwalitatief reflecteren, leren en ontwikkelen. Omdat monitoren tijd en moeite kost, is het belangrijk om kritisch stil te staan bij de vraag: waarom en voor wie is monitoring belangrijk?
Aannames en onzekerheden in het verandertraject
De workshopdeelnemers gaan ook op zoek naar aannames en onzekerheden in hun veranderplannen. Door een verander- en effectenkaart te maken krijgen de deelnemers een beeld van hoe zij verwachten dat de verandering zal plaatsvinden. 'Het werken met een verander- en effectenkaart en het lerend monitoren is voor ons met name waardevol aan de start van een veranderproject. Het helpt ons om uit te zoomen en acties te kiezen die zorgen voor een optimaal effect', aldus een deelnemer. Maar gaat het in de praktijk wel zoals verwacht? Waar zitten aannames, hindernissen of onzekerheden waarop je wilt inzoomen? Wat leer je onderweg?
Het werken met een verander- en effectenkaart en het lerend monitoren is voor ons met name waardevol aan de start van een veranderproject. Het helpt ons om uit te zoomen en acties te kiezen die zorgen voor een optimaal effect.
deelnemer aan de workshop
Met kwalitatieve methodes zoals bijvoorbeeld reflectiesessies, een Dynamische Leeragenda of interviews kun je toetsen of aannames in de veranderplannen kloppen. Omdat je niet alles kunt monitoren, is het maken van scherpe keuzes noodzakelijk, net als het slim gebruikmaken van bestaande informatie.
Wat is een Veranderlogica of Verandertheorie?
Het opstellen van een goede Veranderlogica (Engels: Theory of Change), die je daarna in de praktijk toetst, vormt de basis voor monitoren. Deze geeft inzicht in welke activiteiten je onderneemt om de verandering(en) te bereiken en welke resultaten, effecten en impact je daarvan verwacht. Je beschrijft dit kort en bondig in een verander- en effectenkaart.
Verzamelde informatie goed benutten
Tot slot legt Bellis uit dat je, om alle verzamelde monitoringsinformatie goed te benutten en om met monitoring echt impact te maken, je naast een verantwoordingscyclus ook leer- en verbetercyclus in moet richten.
Een verantwoordingscyclus richt je in om op regelmatige basis in kaart te brengen hoe de verandering loopt en wat het oplevert. Deze informatie gebruik je bijvoorbeeld voor voortgangsrapportages aan de opdrachtgever. Het is daarbij belangrijk om niet alleen de gevraagde informatie aan te leveren, maar ook te bepalen welke aanvullende input je van de opdrachtgever of stuurgroep nodig hebt om effectief verder te kunnen. Daarnaast richt je een leer- en verbetercyclus in, zodat je als projectteam – op basis van monitoringsinformatie – bewust leert van wat er gebeurt en kunt bijsturen waar dat nodig is.
Zo maak je optimaal gebruik van monitoring. Je gebruikt lerend monitoren niet alleen voor verantwoording, communiceren en bewijzen, maar ook voor reflecteren, experimenteren, samen leren en bijsturen. 'Het voordeel van deze manier van monitoren is dat de effecten van de "zachte kant" van projecten zichtbaar worden. Ook maakt het je scherper in het project dat je uitvoert: waarom doe ik wat ik doe?' aldus een deelnemer. Zo houd je grip op het veranderproces en kun je tijdig en onderbouwd bijsturen. Op die manier helpt monitoring om optimaal impact te maken met de veranderingen die je doorvoert.
Het voordeel van deze manier van monitoren is dat de effecten van de 'zachte kant' van projecten zichtbaar worden. Ook maakt het je scherper in het project dat je uitvoert: waarom doe ik wat ik doe?
deelnemer aan de workshop
Twee whitepapers
Het whitepaper ‘Veranderen met Impact! Deel 2: ontwerpen van een lerende monitoringsaanpak’ is een vervolg het whitepaper, ‘Veranderen met Impact! Deel 1: opstellen van een verander- en effectenkaart’. Beide whitepapers behandelen hoe je veranderingen doorvoert in je organisatie.
In deel 1 leer je een verander- en effectenkaart te maken. Deel 2 geeft informatie over verschillende doelen en vormen van lerend monitoren. Je leert hoe je met een passende monitoringsaanpak grip kunt houden op een verandertraject en hoe je met een stappenplan een lerende monitoringsaanpak ontwerpt. Het whitepaper eindigt met een praktijkvoorbeeld waarin een zorgorganisatie laat zien hoe zij lerend monitoren hebben toegepast in een verandertraject.
Beide whitepapers zijn onderdeel van de ‘Visie op impactgericht werken’ van Vilans. Deze visie is ontwikkeld vanuit onderzoek, praktijkervaringen en geleerde lessen uit uiteenlopende trajecten. De whitepapers zijn bedoeld voor bestuurders, team- en programmamanagers, projectleiders, coaches, zorgprofessionals en onderzoekers die in zorgorganisaties en samenwerkingsverbanden werken aan organisatieveranderingen.