Workshop verdraaide zelforganisaties: valkuilen en helpende principes

Zelforganisatie helpt organisaties meer waarde voor hun klanten toe te voegen. Maar zelforganisatie gaat niet vanzelf. Anders kijken, denken en doen is nodig. In de workshop verdraaide zelforganisaties stipte trainer, teamcoach en adviseur Jorn Bruining een aantal thema’s, valkuilen en inzichten aan. Vanuit het gedachtengoed ‘verdraaide organisaties’ van Wouter Hart en Marius Buiting.

Zoektocht

Kijken, delen en lessen trekken staan centraal in de workshop van Jorn Bruining. Hij werkt met filmfragmenten en vraagt de deelnemers met elkaar in gesprek te gaan. ‘Deel je zoektocht. Dat kan alleen als je je durft te verwonderen, over jezelf en elkaar.’ Het is een eigenschap die ook voor zelforganisatie essentieel is. Niet voor niets kiest Jorn als motto een uitspraak van André Gide: ‘Geloof degenen die de waarheid zoeken, twijfel aan degenen die de waarheid hebben gevonden.’

Kijken vanuit de bedoeling

Aan de hand van een fragment uit de film ‘Invictus’, over Nelson Mandela, staat Jorn stil bij de eerste valkuil: de verleiding om steeds weer de systeemwereld in te duiken. ‘Bij zelforganisatie starten we bij de bedoeling, die verrijken we met sleutelprincipes en vormen. Bijvoorbeeld zelfsturende teams. Maar voordat we het weten staat de vorm weer voorop en vergeten we de bedoeling. En raakt de leefwereld, de relatie met de cliënt, uit het zicht.’ Vanuit de zaal komen mooie manieren om de bedoeling voor ogen te houden. Zoals ‘geen sjabloon uitrollen, maar aansluiten bij wat er is’. Oftewel, begin met luisteren en sluit dan aan, vat Jorn samen. Of ‘grijp niet meteen in als het even lastig gaat in een team’. ‘Dan ontneem je ze een belangrijke les’, zegt Jorn. Hij geeft een paar suggesties om teams nog meer volgens de bedoeling te laten werken. ‘Begin bij de cliënt, maak bijvoorbeeld klantreizen, en kijk vooral ook naar jezelf. Hoe vaak heb jij het over de bedoeling? En hoe vaak over de vorm?’

Een voorbeeld uit de zaal: terug naar de bedoeling
‘Als adviseur kwaliteit word ik vaak door het management ingezet om vorm aan te bieden. Inmiddels hebben we zo’n 30 kwaliteitsdocumenten en word ik wel gekscherend “het formulierenvrouwtje” genoemd. Bij de laatste directiebeoordeling besloot ik het anders aan te pakken. Ik heb alle kwaliteitsdocumenten geprint en uitgestald, 3 tafels vol. In mijn presentatie stelde ik vervolgens dat het niet om het papier gaat, maar om het contact tussen cliënt en medewerker. We moeten terug naar de bedoeling. Daar waren ze wel even stil van. Een mooie start om te verdraaien.’

Het veranderproces

Ook het tweede thema – het veranderproces – introduceert Jorn met een fragment uit ‘Invictus’. Hij noemt een heel rijtje valkuilen, zoals ‘gelijke monniken, gelijke kappen’ en ‘alle teams starten op hetzelfde moment en in hetzelfde tempo’. Sta je dan wel stil bij wat een team nodig heeft? Andere valkuilen zijn het veranderproces als project, met een begin en een eind, en bij weerstand toch druk zetten. ‘Uiteindelijk draait het om één essentieel gegeven’, aldus Jorn. ‘Zeggen management en team echt JA tegen de verandering?’ De zaal draagt veranderprincipes aan uit de eigen praktijk. ‘We houden onze mensen een spiegel voor. We confronteren en reflecteren, zonder met de vinger te wijzen.’ Een andere deelnemer valt bij: ‘We veroordelen niet wat mensen doen, maar proberen te achterhalen wat hun beweegredenen zijn. Dat is het begin van verandering.’ Iedereen is het erover eens dat taal belangrijk is, gelijkwaardige taal die het mogelijk maakt om samen het doel te bereiken.

Missers

Missers komen in elk veranderproces voor. ‘Dat is onvermijdelijk’, zegt Jorn. ‘De vraag is hoe de organisatie ermee omgaat.’ Het team terugfluiten, dingen die niet goed gaan onder de pet houden of te laat opmerken zijn voorbeelden van hoe het niet moet. ‘Een conducteur die studenten die niet hadden ingecheckt liet opdrukken, kreeg een spreekverbod van Arriva. Bekijk de video: ‘Conducteur Arriva liet zwartrijders vaker opdrukken’ van RTV Drenthe. Los van de vraag of de conducteur een misser beging, is dat jammer.’ Beter is het missers als een kans te zien. ‘Missers helpen om de bedoeling voor ogen te houden. En ze kunnen een goed gesprek opleveren, met een nadere verbinding als resultaat.’

Eigenaarschap

Eigenaarschap is het kernthema van zelforganisatie. Maar hoe stimuleer je dat? Jorn laat een YouTubefilmpje zien van een vader die in de regen speelt met zijn peuter. ‘Regen is leuk’ straalt ervan af. Hij is in verbinding met zijn kind, volgt het en weet zijn enthousiasme over te dragen. Halverwege het filmpje gaat het eigenaarschap over van de vader naar het kind. Maar hij laat zijn kind niet los, hij kijkt op maat wat het nodig heeft. ‘Hoe we zelf naar de verandering kijken is dus essentieel’, zegt Jorn. En: ‘Je gunt elke cliënt dat er zo met hem wordt omgegaan.’

Jorn geeft tips: ‘Ga uit van het principe “van-naast-met”.’ ‘Van’ staat voor ‘leg het eigenaarschap bewust bij de ander neer’, ‘naast’ staat voor ‘wat heb jij dan vervolgens nodig’ en ‘met’ voor ‘kijk wie welke bijdrage kan leveren’.

‘En stel je de medewerker wel in staat om eigenaar te worden?’, vervolgt Jorn. ‘Managers onteigenen medewerkers vaak onbewust. Evalueer jezelf voortdurend.’ Hij staat uitgebreid stil bij de balans tussen vasthouden en loslaten, zowel het ene als het andere uiterste moet voorkomen worden.

Leerproces

Het laatste thema is het leerproces. Jorn refereert aan Jos de Blok, oprichter van Buurtzorg: ‘Gun elk team zijn eigen leerproces.’ Zelf voegt hij daaraan toe: ‘Probeer niet alles van tevoren te regelen. Raak de schoonheid van het zoeken niet kwijt, anders krijg je geen echt eigenaarschap.’ Bij dit thema toont hij een fragment uit de film ‘Zorba de Griek’. Belangrijke elementen die naar voren komen zijn verbinding en veiligheid. Precies die elementen maken een gezamenlijk leerproces mogelijk. ‘Help elkaar met zoeken en proberen, help elkaar te lachen.’ Ter afsluiting laat Jorn een filmpje zien van de pianiste Maria Joao Pires. Ze zit klaar met het orkest, maar heeft het verkeerde concert ingestudeerd. Gesteund door de dirigent begint ze toch te spelen. ‘We kunnen meer dan we denken en ook met minder houvast.’

Verslag door: Ingrid Brons

Meer weten

Geplaatst op: 19 februari 2018
Laatst gewijzigd op: 19 februari 2018