Regeldruk aanpakken door schrappen en snappen

Verzorgenden in verpleeghuizen zijn gemiddeld bijna een derde van hun werktijd kwijt aan administratie. Dat kan en moet omlaag, liefst naar onder de 20 procent. Het programma (Ont)regel de langdurige zorg wil hieraan een bijdrage leveren. Instrumenten hiervoor zijn onder andere de ‘schrap- en snapsessies’. In schrapsessies wordt de interne regeldruk aangepakt. In snapsessies krijgen zorgmedewerkers inzicht in wettelijke registratieplicht en wanneer die wel en niet van toepassing is.

Else Stapersma is projectleider (Ont)regel de langdurige zorg. Uit schrapsessies komt een regeldruk top 5 naar voren, vertelt zij:

  1. Incidenten melden
  2. Risicosignalering
  3. Handtekening onder zorgplan
  4. HACCP
  5. Lijstjes binnen team

Tijdens een speciale snapsessie tijdens het congres Thuis in het Verpleeghuis gaat de aandacht naar de regeldruktoppers ‘incidenten melden’ en HACCP. Er blijkt de nodige verwarring over de plichten rond deze twee thema’s, zo leert een kort quizje onder de deelnemers aan de sessie.

 

Valincident melden?

Mariëlle Kemper en Sharona Smit van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) geven opheldering. Melden bij een geaccepteerd valrisico is niet verplicht, zelfs niet bij letsel, mits dat past bij het geaccepteerde valrisico.

Dat veel zorgaanbieders toch laten melden, heeft er wellicht mee te maken dat ze zich willen kunnen verantwoorden tegenover de cliënt en diens familie. Een incident moet wel worden gemeld als het vallen vermijdbaar was. Bijvoorbeeld als de cliënt gestruikeld is over het snoer van een stofzuiger. Dan is er mogelijk sprake van een ‘zorgtekort’. Lees hier meer.

Calamiteit

Mariëlle Kemper is coördinator incidententoezicht bij de IGJ. Organisaties hebben een wettelijke meldplicht bij calamiteiten, bij geweld in de zorgrelatie en bij ontslag wegens disfunctioneren, legt zij uit. Maar wat is een calamiteit? Volgens de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) is een calamiteit ‘een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg en die tot de dood van of een ernstig schadelijk gevolg voor een cliënt heeft geleid.’

Er is een grijs gebied, erkent Sharona Smit. Als het evident om een calamiteit gaat, moet de organisatie binnen 3 werkdagen een melding doe bij de IGJ. Bij twijfel krijgt de zorgorganisatie 6 weken de tijd om te melden. In die tijd kan ze onderzoeken wat er gebeurd is, wat de oorzaak is en wat ervan geleerd kan worden. De zorgaanbieder kan de inspectie bellen bij vragen, aldus  Kemper. ‘Wij kunnen achter niet zeggen of een incident al dan niet een calamiteit is. Dat is aan de zorgaanbieder om te beoordelen.’

Houdbaarheid vermelden

Een andere regeling die regelmatig voor verwarring zorgt is de HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points), de regelgeving voor voedselveiligheid. Die schrijft onder andere voor dat de temperatuur in de koeling geregistreerd moet worden en dat alle aangebroken verpakkingen een vermelding moeten dragen over de houdbaarheid. Ook hier doen zorgaanbieders soms meer dan nodig is, vertelt adviseur HACCP Anton Franςois.

De basisregel is dat je een product een openingsdatum/nieuwe tenminste-houdbaar-tot-datum moet geven als door het openen van de verpakking de bewaartermijn verandert. Bijvoorbeeld als op de verpakking staat: ‘na openen enkele dagen gekoeld houdbaar’, of ‘na openen in de koelkast een week houdbaar’. De datum kun je op een sticker vermelden, maar het mag ook met een viltstift op de verpakking.

Het maakt niet uit of je op de sticker of de verpakking de datum van openen of de nieuwe THT-datum zet, aldus Franςois. ‘Als je het maar wel consequent doet. Als de ene medewerker de openingsdatum hanteert en de andere de THT-datum, dan gaat het mis. Daarover moet je binnen het team afspraken maken.’

Kijken, ruiken, proeven

Kleinschalige woonvormen hebben overigens niet te maken met de genoemde HACCP-regels. Die regels zijn verplicht bij de hygiënecode voor zorginstellingen. ‘In een kleinschalige woonvorm geldt de hygiënecode voor woonvormen, dat lijkt erg op zoals je het thuis zou doen. Als je niet weet hoelang iets al open in de koelkast staat, dan vraag je aan je familieleden: “Wie heeft dit geopend, en wanneer?” Verder kun je vertrouwen op je zintuigen: kijken, ruiken, proeven. Het blijft wel opletten, want je bent verantwoordelijk voor de gezondheid van je cliënten.’

Ook het registreren van de schoonmaak is niet verplicht in een kleinschalige woonvorm. ‘De code vermeldt dat het schoon moet zijn, maar niet dat je een lijst moet bijhouden wanneer wie wat heeft schoongemaakt. Al is dat misschien wel handig. Met wisselende diensten heb je vaak niet het overzicht wanneer iets voor de laatste keer gereinigd is.’

Programma (Ont)regel de zorg

(Ont)regel de langdurige zorg is onderdeel van het programma (Ont)regel de Zorg. De basis werd gelegd in 2015 door het actiecomité Het Roer Moet Om. Het comité riep op tot het verminderen van de regeldruk. Het ‘Manifest van de Bezorgde Huisarts’ werd door 7.800 van de 11.000 huisartsen ondertekend. Dit signaal was voor het ministerie van VWS aanleiding om het Actieplan (Ont)regel de Zorg op te stellen met 155 actiepunten voor tien sectoren in de zorg, waaronder de verpleeghuizen.

Na de zomervakantie zijn er op diverse locaties in het land snap- en schrapsessies. Tijdens een schrapsessie ga je met collega’s aan de slag om de regeldruk in jouw organisatie in kaart te brengen en terug te dringen. Kijk voor mee informatie op zorgvoorbeter.nl.

Door: Jos Leijen

Meer informatie


Geplaatst op: 14 augustus 2019
Laatst gewijzigd op: 14 augustus 2019