Een lerende organisatie in de praktijk

In het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg neemt leren en verbeteren een centrale rol in. Permanent leren tussen professionals en organisaties is de motor achter verbeteringen die de kwaliteit van de zorg naar een hoger plan kunnen tillen. Maar hoe maak je van je organisatie een échte lerende organisatie? Bellis van den Berg en Irme de Bonth van Vilans gingen daar, samen met Caroline Heestermans van zorgorganisatie De Wijngaerd en Jet Timmerman van Pieter van Foreest, dieper op in tijdens hun workshop.

‘Leren en verbeteren, dat is vaak de zwakste schakel; in de waan van de dag is hiervoor geen tijd’. Het was een van de quotes op de startsheet van de presentatie, en herkenbaar voor veel mensen. Want niemand bestrijdt het belang van leren en verbeteren, maar het blijkt in de praktijk vaak lastig om dit structureel te organiseren. Vaak wordt leren in verband gebracht met scholing, maar er zijn veel meer manieren om te leren van de dagelijkse praktijk en die te verbeteren.

Kwaliteit Verbetercyclus inzetten

Een van de middelen daarvoor is de Kwaliteit Verbetercyclus (KVC) die door Waardigheid en trots is ontwikkeld. Dat instrument bestaat uit drie stappen:

A. De 360 graden verbetermeting, waarin bij alle stakeholders (bewoners, collega’s, management etc.) om feedback wordt gevraagd, vaak met behulp van vragenlijsten. Zo wordt inzicht verkregen waar de verbeterpunten zitten vanuit verschillende perspectieven.
B. Dat leidt tot een dialoog en reflectie binnen het team. Samen wordt besproken welke verbeterpunten er zijn welke worden opgepakt, hoe dat te doen en wat het resultaat zou moeten zijn.
C. Verbetertool: aan de slag met de verbeteringen en monitoren van de resultaten. De verbeteringen worden zichtbaar gemaakt, bijvoorbeeld via een verbeterbord of app.

De KVC kan op alle niveaus in de organisatie worden ingezet, dus ook door bestuurders, locatiemanagers en in de teams. Op die manier wordt er geleerd en verbeterd in de hele organisatie. Ook eigen instrumenten van de organisatie kunnen in deze cyclus worden geïntegreerd.

Zo’n dertig organisatie hebben nu gewerkt met de KVC en dat heeft het nodige opgeleverd. De effecten laten zich clusteren tot drie conclusies:

1. De cliënten ervaren dat signalen leiden tot verandering.
2. Medewerkers ervaren dat ze kennis over en invloed hebben op de kwaliteit. Dat versterkt het werkplezier.
3 De organisatie krijgt zicht op het proces en de effecten van leren en verbeteren.

De Wijngaerd en KVC

De Wijngaerd is een van de organisaties die met de KVC werkt. Caroline Heestermans, beleidsmedewerker met het aandachtsveld kwaliteit, vertelde over de ervaringen. De achterliggende periode zag de organisatie zich geconfronteerd met een flink aantal grote veranderingen, zoals de overgang van verzorgingshuis naar verpleeghuis, nieuwbouw (en verhuizing), de overgang naar kleinschalig wonen en het invoeren van zelforganiserende teams.

De nieuwe bestuurder heeft Waardigheid en trots gevraagd om de omslag te begeleiden. Het heeft uiteindelijk geleid tot een cultuuromslag in de organisatie waarin zorgteams zelforganiserend werken. Gegevens die teams hierbij gebruiken worden gemeten via een digitaal systeem en gebruikt om van te leren en de zorg te verbeteren. De gegevens worden samen met de kwaliteitsfunctionaris geanalyseerd en er worden gerichte verbeteracties ingezet en vertaald naar verbeterborden. Er wordt sinds kort ook kruislings geauditeerd: teams auditen elkaar.

Advies van Caroline Heestermans:

  • Maak keuzes, stel prioriteiten. Probeer niet alles tegelijk te verbeteren.
  •  Zoek kartrekkers binnen de organisatie die dit verder willen brengen, er is enthousiasme nodig.

Bellis vd berg over lerende organisaties

Pieter van Foreest en KVC

Jet Timmerman van zorgorganisatie Pieter van Foreest schetste een beeld hoe haar organisatie al langere tijd bezig is met een hun visie op structureel leren en verbeteren. Kwaliteit is een structureel onderwerp van gesprek, op alle niveaus. Permanent leren en verbeteren is daarbij het uitgangspunt.

De organisatie werkte al met reflectiekaarten dit zijn vragenlijsten om een beeld te krijgen van de stand van zaken van verschillende zorginhoudelijke onderwerpen. Deze zijn nu ge gedigitaliseerd waardoor teams ze eenvoudig kunnen invullen en de resultaten kunnen inzien in een dashboard. Cliënten, familie worden bevraagd op ervaren kwaliteit, medewerkers brengen de professionele kwaliteit in beeld over uiteenlopende onderwerpen als dagbesteding, medicatieveiligheid, mdo, de cliëntdossiers, zorg voor vrijheid van bewoners, hygiëne en eten & drinken.

De HBO-verpleegkundige en de teammanager spelen een belangrijke coördinerende en enthousiasmerende rol. Zij zorgen ervoor dat het structureel op de agenda blijft staan. Tevens coachen zij de mbo-verpleegkundigen (en die weer de andere zorgmedewerkers) in het afnemen en terugkoppelen van de ingevulde vragenlijsten. Tijdens de teamoverleggen wordt dan gezamenlijk bepaald met welke verbeterpunten er aan de slag wordt gegaan en wie wat doet. Tijdens het volgende teamoverleg wordt hier dan weer op terug gekomen. Zo blijven ze kort-cyclisch verbeteren.

Advies van Jet Timmerman:

  • Faseer, doe niet alles tegelijk.
  •  Bespreek de voortgang in het teamoverleg, als regulier agendapunt.
  • Houd de acties klein en concreet, zodat het ook lekker snel afgewerkt kan worden.
  • Benadruk ook de tops: er gaat zoveel goed binnen een team.

Meer weten


Geplaatst op: 30 juli 2019
Laatst gewijzigd op: 6 september 2019