De rol van de ondersteuner van de cliëntenraad

Secretaresse, ambtelijk secretaris, koffiejuffrouw, coach, vraagbaak? Wat doet een ondersteuner van de cliëntenraad precies? Veel cliëntenraden en hun ondersteuners worstelen met deze vraag. Duidelijke afspraken zijn belangrijk, vertelden Theo van Ooi en Loes den Dulk, beiden verbonden aan het LOC, en Xandra Ras, ondersteuner van 2 cliëntenraden, op het Landelijk Congres Cliëntenraden.

Recht op ondersteuning

Een zorginstelling is verantwoordelijk voor het kunnen bestaan en functioneren van een cliëntenraad. Dit staat in de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz). Ook personele ondersteuning valt hieronder. Maar meer staat er niet. Richtlijnen als profiel, aantal uren, functiebeschrijving, professionaliteit en onafhankelijkheid ontbreken. Het is een van de dingen die in de nieuwe Wmcz hopelijk beter geregeld gaat worden. Maar ook dan blijft het maken van duidelijke afspraken essentieel. Drie uitgangspunten zijn daarbij van belang:

  • De ondersteuner is geen lid van de cliëntenraad.
  • De cliëntenraad is zelf verantwoordelijk voor proces en inhoud van het raadswerk.
  • De raad heeft recht op de ondersteuning die de raad nodig heeft voor zijn werk.

Voorlichten

Theo start met een voorbeeld. ‘Tijdens een vergadering reageerde de bestuurder niet op een adviesaanvraag van de cliëntenraad, omdat hij er op dat moment niet over wilde praten. Waarop de ondersteuner tegen de bestuurder zei: “Volgens mij gaat u buiten uw verantwoordelijkheid”. Mag dat?’ Het antwoord is helder: nee. Door zo op te treden gaat de ondersteuner voorbij aan de autonomie van de raad. Wat had de ondersteuner wel kunnen doen? ‘Beter is het als de ondersteuner zich tot de cliëntenraad richt met een uitleg van de regelgeving. Voorlichting aan de raad over de rol en de rechten van de cliëntenraad is een belangrijke taak van de ondersteuner. Zelf ingrijpen niet.’

Eigen persoonlijk handelen

‘De ondersteuner heeft maar 1 verantwoordelijkheid’, licht Loes toe. ‘En dat is de verantwoordelijkheid voor het eigen persoonlijk handelen. Alle andere verantwoordelijkheden liggen of bij de cliëntenraad of bij de bestuurder.’ Dat persoonlijk handelen kan op 3 taakgebieden liggen:

  • Secretariële en praktische ondersteuning, zoals een vergaderplek regelen, notuleren en het redigeren van een conceptadvies
  • Inhoudelijke ondersteuning, zoals informeren over rechten en visievorming bij adviesonderwerpen
  • Procesondersteuning, zoals coachen van de raad en individuele raadsleden tijdens de vergaderingen en bij andere taken van de raad. Het gaat daarbij steeds om het aanbod van ondersteuning. De raad bepaalt of ze de ondersteuning accepteert.

Grenzen

Waar het zwaartepunt van de taken ligt, is afhankelijk van de afspraken tussen de ondersteuner en de raad. Want een ondersteuner kan niet alles doen. ‘Probeer zoveel mogelijk helder te maken wat je als ondersteuner doet’, zegt Xandra. ‘Een goede ondersteuner is namelijk “onzichtbaar” en daarin schuilt een gevaar: ofwel de raad denkt dat je meer kunt doen ofwel de bestuurder denkt dat de raad wel met wat minder ondersteuning toekan.’ Zelf maakte Xandra duidelijk waar haar grenzen liggen door op een gegeven moment te stoppen met overwerken. ‘Na 16 uur sloot ik de computer af en beantwoordde ik de mail niet meer.’ Ook hier is weer sprake van helder maken waar de verantwoordelijkheid ligt, aldus Loes. ‘Wil de raad meer dan de ondersteuner kan bieden? Dan moet de raad dat opnemen met de bestuurder. De ondersteuner kan ook met de raad om tafel gaan zitten en samen kiezen wat de belangrijkste taken zijn.’

Dom, lui en dakloos

Xandra volgde de leergang ondersteuners cliëntenraden van het LOC. ‘Daar leerden we een grappig ezelsbruggetje voor de rol van ondersteuner: dom, lui en dakloos. Het biedt houvast bij het dagelijks handelen. “Dom”, omdat de ondersteuner alleen de vragen stelt, zodat de raad nadenkt en met antwoorden komt. “Lui”, want als er iets fout gaat, laat je het gewoon gebeuren. En “dakloos” omdat een ondersteuner geen mening heeft. Je biedt procesondersteuning: je wijst de raad ergens op en dan is het aan de raad om daarop in te gaan.’

Op papier

Theo sluit af met een voorbeeld: ‘Mag een ondersteuner adviezen formuleren? Nee! Natuurlijk kan een ondersteuner een conceptadvies schrijven, maar alleen op basis van uitgebreide informatie van de raad zelf en onder verantwoordelijkheid van de raad. Anders gaat de regie naar een plek waar die niet hoort en komt de ondersteuner in een kwetsbare positie.’ Ook hier geldt weer dat heldere afspraken en duidelijke grenzen onontbeerlijk zijn om de rol van ondersteuner van de cliëntenraad goed in te vullen. ‘Maak die afspraken dus met raad én bestuurder, en zet ze op papier’, raadt Loes aan. ‘Dan voorkom je vervelende situaties en discussies achteraf.’

Door: Ingrid Brons

Meer informatie


Geplaatst op: 25 oktober 2017
Laatst gewijzigd op: 23 oktober 2017