Bewuste personele inzet: wat kan er beter?

Vergelijk zorginstellingen die bekend staan om kwalitatief goede zorg met zorginstellingen met ‘urgente kwaliteitsissues’. Dat is de opdracht die Roy Roelvink en Jeroen Rommets van Dageraad Advies kregen van het ministerie. Tot welke inzichten leidde dat? Kan het veld hier zijn voordeel mee doen? “Bewustwording,” stelt Jeroen. “Dat is in één woord de agenda van deze workshop.” En misschien is dat ook in één woord het huiswerk voor de hele sector. Vijftig deelnemers keken tijdens het congres ‘Thuis in het Verpleeghuis’ van 2 juli alvast kritisch naar hun eigen organisatie.

“Wij probeerden als het ware een ‘foto’ van een organisatie te maken en hadden daarvoor gegevens nodig. Deze bleken lang niet altijd adequaat beschikbaar, waardoor inzichten ook niet bij de beleidsmakers zelf aanwezig waren. Pas als je over feitelijke inzichten beschikt, kun je bepalen of die gewenst of ongewenst zijn. En of je ze gestuurd hebt of dat ze je zijn overkomen. Zolang kennis van de feiten ontbreekt, berust er veel bestuurlijke drukte op drijfzand. Men maakt beleid op kwaliteitsproblemen – maar zijn die er eigenlijk wel? Of zijn het incidenten? Men voert zelfsturing in. Prima, daar kun je voor kiezen. Maar waarop is die keuze gebaseerd? Wat wil je ermee bereiken?”

Iedereen werkt even hard. En toch…

Roy schetst dat álle zorginstellingen minstens drie dingen gemeen hebben:

  1. de medewerkers zijn trots, gedreven en werken hard;
  2. de cliëntenmix en organisatie-opbouw komen overeen;
  3. de inzet in fte per cliënt komt overeen: er zijn evenveel handen aan het bed.

De lijst met punten waarop organisaties met kwaliteitsissues verschillen van organisaties met een betere kwaliteitsreputatie is veel langer. “Veel van onderstaande punten komen voor bij instellingen met een kwaliteitsissue. Niet overal in dezelfde mix, maar dit zijn zaken die opvallen als je gaat vergelijken.”
Er is sprake van:

  1. Kleinere contractbezetting (uren door een vaste kracht) per cliënt;
  2. Beperkte vertaling van visie naar zorgprocessen en praktisch handelen;
  3. Niet-expliciete relatie cliëntpopulatie – passende personeelsmix;
  4. Meer medewerkers op niveau 2 en minder verpleegkundigen;
  5. Hogere in- en uitstroom;
  6. Groot deel van uitstroom heeft tijdelijk contract, is kort in dienst en jong;
  7. Lage doorstroom;
  8. Geen visie op gewenste flexibiliteit;
  9. Meer meeruren;
  10. 5x meer (en ongewenste) inzet van uitzendkrachten;
  11. ‘Goedkoper’ eigen personeel;
  12. Meer jonge medewerkers en 60-plussers;
  13. Veel medewerkers zijn minder dan vijf jaar in dienst;
  14. Geen centraal zicht op aanwezige en benodigde kwaliteiten;
  15. In medewerkerstevredenheidsonderzoeken scoort men lager op cliëntgerichtheid, communicatie over veranderingen, werkdruk en leidinggevenden;
  16. Hoger ziekteverzuim;
  17. Rommelige vastlegging van gegevens;
  18. Stevige verbeterpunten in de bedrijfsvoering;
  19. Weinig (verander)plannen en monitoring;
  20. Onvolkomendheden in roosters.

Personeel

De lijst blijft geen dode letter, de groep gaat ermee aan de slag. Per groepje van vijf krijgen de deelnemers een verkorte versie. De vraag is: welke van deze punten zijn in jouw organisatie ‘een dingetje’? De vinkjes worden gezet en de tongen komen los. Iedereen houdt zichzelf een spiegel voor. Uiteindelijk blijken álle issues door meerdere organisaties te zijn aangekruist. Grootste pijnpunten: de personele voor- en achterdeur en het doorvertalen van de organisatie-visie naar zorgprocessen, gedrag en praktisch handelen. “Die steken er met kop en schouders boven uit”, vat Roy samen.
“Is dit niet simpelweg falend management?”, vraagt een deelnemer. Zo ver wil de organisatie-adviseur niet gaan: “Er mag bewuster worden nagedacht, dat wel. Maar misschien is bepaald beleid ontstaan in een tijd dat er gedacht werd dat er mínder geld naar de sector zou gaan in plaats van meer. Misschien heeft men niet tijdig bijgestuurd.”

Post-its met gouden tips

Jeroen vertelt dat hij met zijn collega’s nu werkt aan een methode zodat organisaties zélf beter over hun eigen informatie kunnen beschikken. Het gaat dan over zaken als leeftijden, dienstjaren, functies, ziekteverzuim, enzovoort. Organisaties kunnen dit instrument straks op een gemakkelijke manier vullen met hun eigen gegevens. “Daar zijn we nu mee bezig. Dat doen we weer niet-normerend, hooguit zelf-normerend. Daarbij proberen we de harde en de zachte cijfers te combineren: we zetten de grafieken en tabellen uit team en organisatie naast de belevingsaspecten van het team. Die beleving binnen het team kun je uitdrukken in smileys. En je zet de personele werkelijkheid naast de personele wenselijkheid.” Hij vertelt dat dit uiteindelijk de ‘ZiensWijzer’ moet opleveren, een hulpmiddel om te komen tot een professioneler en duurzaam personeelsbeleid.

Ook de workshopdeelnemers denken na over een bewust advies voor de toekomst. Voor hun eigen organisatie en voor de sector als geheel. Als ze de ruimte verlaten, plakken ze hun post-its op de deur. Het trefwoord ‘luisteren’ komt meer dan eens voor, daarnaast ook tips als ‘transparant’, ‘vertrouwen’ en ‘eerlijk’. Eén deelnemer vat de workshop goed samen: ‘Professionaliteit = niet alleen het zorghart, maar ook grip op de cijfers.’

Verslag door Linda van Ingen

Meer weten


Geplaatst op: 24 juli 2018
Laatst gewijzigd op: 4 september 2018