Toolkit personeelssamenstelling – Reflectiegesprek

Samen met teams, managers en bestuurders is een toolkit personeelssamenstelling ontwikkeld die helpt om inzicht te krijgen in de huidige en gewenste personeelssamenstelling, en deze beter af te stemmen op de zorgvraag, wensen en behoeften van de cliënten. Eén van de tools uit deze toolkit is het Reflectiegesprek. Het Reflectiegesprek helpt om de verantwoorde personeelssamenstelling en de kwaliteit van zorg te verbeteren door ‘dat wat ertoe doet’ vanuit het perspectief van de cliënt, het personeel en de organisatie samen te brengen.

Vorm

De tool voor het Reflectiegesprek is een leidraad om op integrale en doeltreffende manier die aspecten te bespreken, die vanuit het perspectief van de cliënt, het personeel en de organisatie cruciaal zijn voor de kwaliteit van zorg.

Functie

Het Reflectiegesprek helpt het bestuur, het management en de staf om samen antwoorden te onderzoeken op de vragen:

  • Welke aspecten vanuit cliënt-, personeels- en organisatie-perspectief maken voor ónze organisatie het verschil voor de kwaliteit van zorg?
  • Hoe staan we er werkelijk voor? Wat doen we goed? Waar zitten onze sterktes? Waar vinden we verbeterpunten?

Juist door de verschillende aspecten vanuit die drie perspectieven in hun samenhang te bespreken, ontstaan nieuwe inzichten. Deze inzichten voeden de goede dialoog over de verantwoorde personeelssamenstelling.

Inzicht

De leidraad voor het Reflectiegesprek vereenvoudigt en structureert de dialoog over de aspecten die voor de kwaliteit van zorg essentieel zijn, zoals:

Cliëntperspectief

  • Duidelijke visie op de zorg voor de cliëntgroep en vertaling daarvan in werkprocessen​.
  • Passende organisatie van zorg met ruimte voor persoonsgerichte zorg​.
  • Ervaren bejegening, ervaren informatie, ervaren inspraak.​
  • Door cliënt en familie ervaren deskundigheid van personeel (veiligheid). ​

Personeelsperspectief

  • De mix zorgvragersgroep / personeelsopbouw heeft duidelijk relatie met deskundigheid en inzet.​
  • Relatief stabiele personeelspopulatie in leeftijdsopbouw en in-, door- en uitstroom (IDU)​.
  • Bewuste ontwikkeling van deskundigheid en kwaliteiten, in de breedte en in niveaus, passend bij de behoeften van de zorgvragersgroep. ​
  • Leerlingen stromen door naar vaste arbeidsplaatsen in de organisatie.
  • Helder contractbeleid qua omvang aanstellingsuren​.
  • Continuïteit in zorg door duidelijke organisatie van en afspraken over vast/flex in teams.​
  • Continuïteit in zorg en teams door laag verzuim. ​
  • Ervaren stabiliteit in roostering en meer inzet. ​

Organisatieperspectief

  • De visie op zorg is duidelijk vertaald in gedrag en handelen voor/met iedereen. ​
  • Expliciete organisatie van cliëntgroepen in omgeving, op zorgvraag en schaal van organiseren.
  • Duidelijke organisatie van (administratief) gegevensbeheer en -gebruik.
  • Heldere en stabiele lijn voor organisatieontwikkeling. ​
  • Bewoners en familie zijn gesprekspartner op elk niveau. ​
  • Stabiele financiële situatie en bedrijfsvoering.​
  • Lage PNIL (Personeel Niet In Loondienst) en meeruren, waardoor operationele kosten lager zijn​.

Ondersteuning

Het Reflectiegesprek helpt bestuur, management en staf om de lokale context vanuit cliëntperspectief, personeelsperspectief en organisatieperspectief inzichtelijk te krijgen en ondersteunt zo de dialoog over de noodzakelijke verbeteringen voor verantwoorde personeelssamenstelling en kwaliteit van zorg.

Meer weten

  • Wilt u meer informatie of praktische ondersteuning? Neem dan contact op.
Bekijk ook de andere tools uit de toolkit personeelssamenstelling 

Geplaatst op: 22 januari 2019
Laatst gewijzigd op: 10 december 2019