GRIP-venster: grip krijgen op resultaten

De tool ‘GRIP-venster’ ondersteunt bij het cyclisch werken met de PDCA-cyclus en het krijgen van grip op resultaten. De nadruk bij deze tool ligt op het borgen: wordt daadwerkelijk gedaan wat is afgesproken en wordt daadwerkelijk gemonitord of dat werkt? Zo geef je werkelijk invulling aan de onderdelen Check en de Act van de PDCA-cyclus. De tool werkt aan de hand van vier eenvoudige vragen. De antwoorden geven richting voor de in te zetten activiteiten. Medewerkers of teams worden aangezet tot nagaan wat er te verbeteren of aan te scherpen is op een bepaald vlak.

Inspiratiebox methodisch werken

Dit voorbeeld is onderdeel van de inspiratiebox methodisch werken. In deze inspiratiebox vind je voorbeelden en instrumenten die helpen cyclisch en systematisch te werken volgens de Plan, Do, Check en Act-cyclus (PDCA). We laten zien hoe andere zorgaanbieders van verpleeghuiszorg methodisch werken op verschillende niveaus en in verschillende processen doorgevoerd hebben. Alle voorbeelden zijn beschreven volgens het onderstaande format.

Let op! De voorbeelden uit de inspiratiebox methodisch werken dienen wel op maat gemaakt te worden voor de eigen werksetting. Neem deze dan ook niet zomaar over. Maak altijd een kritische overweging en zoek gericht naar: welk probleem speelt bij ons, waar wil ik antwoord op hebben?

Grip op resultaat

Waarom?

De tool GRIP-venster is in te zetten in situaties als….

  • Bij teams, locaties en ook op organisatieniveau vaak ‘nieuwe’ ideeën of plannen ingevoerd worden, zonder dat scherp is waarom het ‘oude’ niet werkte.
  • Er dikwijls aangegeven wordt ‘ze snappen het niet of doen het nog steeds niet’ (bv. telkens lage scores bij een medicatie-audit) of ‘het nieuwe beleid werkt niet’ zonder dat echt wordt gekeken naar de achterliggende oorzaak.
  • Er veel gesproken wordt over ‘we moeten het beter borgen’ zonder dat daar passend en gericht naar wordt gehandeld.
  • Medewerkers of teams merken dat er door management of staf nieuw beleid wordt ingevoerd, zonder dat ze invloed ervaren op het verbeteren of aanscherpen daarvan.

Methodisch werken: PDCA afmaken

Wat?

De tool GRIP-venster bevat vier vragen die helpen om de PDCA-cyclus volledig te doorlopen. Het helpt bij het aan de slag gaan met methodisch werken. Bijvoorbeeld bij het beschrijven en up-to-date houden van eenduidige werkwijzen. De vier vragen die centraal staan zijn: 

  1. Is het bepaald?
    • Samen vaststellen en vindbaar maken.
  2. Is het bekend?
    • Bekend maken, communiceren!
  3. Werken mensen er mee?
    • Zo nee, wat houdt hen tegen?
      • Niet willen? coachen op motivatie!
      • Niet weten? kennis aandragen, helpen begrijpen!
      • Niet kunnen? Vaardigheid aanleren, trainen!
      • Niet durven? coachen op durf!
  4. Werkt het?
    • Zo nee, zoek samen naar betere afspraken.

Welk niveau?

Deze tool is geschikt voor gebruik op organisatieniveau en op team- en medewerkersniveau: het continu verbeteren van de werkprocessen binnen de organisatie en de individuele ondersteuningsbehoefte van een team of medewerker.

Borgen resultaat

Wat levert het op?

  • Inzicht in waarom resultaten niet behaald worden of waarom werkprocessen niet geborgd blijken.
  • Inzicht in waar je dient in te zetten met de de ondersteuning en welke interventies daarbij het meest geschikt zijn.
  • Het geeft richting en focus.

Door wie te gebruiken?

  • management
  • kwaliteitsmedewerkers
  • teamleiders / teamcoaches

Hoe te gebruiken?

Gebruik deze tool in alle situaties waarin geconstateerd wordt dat het niet zo loopt zoals gewenst, zoals:

  • Audit-resultaten ongewenst
  • Project niet gehaald
  • Beleid niet goed ingevoerd
  • Gedrag niet zoals gevraagd
  • Locatie geeft eigen invulling aan organisatie-afspraken

Download

De tool GRIP-venster is ontwikkeld door Collegamento en is toegepast bij een groot aantal organisaties en gebruikt door coaches van Waardigheid en trots op locatie.

Meer weten

Geplaatst op: 30 april 2021
Laatst gewijzigd op: 3 mei 2021