Volckaert beweegt van regie naar eigenaarschap van de cliënt

Drie opeenvolgende programma’s doorloopt Volckaert ten einde de cliëntvraag leidend te laten zijn in de zorg en de transitie in de ouderenzorg voor hun cliënten optimaal te laten verlopen. Bestuurssecretaris Thirza Olden is intern projectleider van de programma’s. Zij vertelt hoe de organisatie zich ontwikkelt opdat het eigenaarschap van de cliënt gestalte krijgt.Het begon allemaal met ‘Professionaliteit en eigen regie’, een programma waarin naast een reorganisatie al werd ingezet op het versterken van de regie van cliënten door de organisatie in te richten op oudere bewoners die hoog-complexe zorg nodig hebben. Met ‘De cliënt in regie’, het tweede programma, heeft de organisatie ingezet op het equiperen van de medewerkers opdat zij ondersteunen bij het regie nemen van de cliënt door de daadwerkelijke dialoog aan te gaan. Nu is het derde programma aan de orde; ‘Van regie naar eigenaarschap’.

Cultuurverandering

Volckaert doorloopt maar liefst drie ontwikkelprogramma’s van anderhalf jaar achter elkaar. Maar een cultuurverandering is er ook niet zomaar. Bij het tweede programma kreeg de organisatie ondersteuning van In voor zorg! en De Werkvloer Centraal. Coach Barbara Neidhofer kwam de veranderingen begeleiden.

Wat Olden betreft, is sprake van een beweging. ‘Het gaat niet om de afzonderlijke programma’s. We hebben een beweging op gang gebracht waarin de cliënt zijn regie over het leven en zorgproces inneemt, eigenaarschap daarover verwerft en de medewerker zich eigenaar voelt van het faciliteren van dat proces.’

Iedereen moet de veranderingen dragen

Een aantal werkende principes heeft de organisatie geformuleerd om deze beweging tot stand te brengen. Een van de belangrijkste, vertelt Olden, is wellicht dat de gehele organisatie de veranderingen moet dragen. ‘Als je echt wilt veranderen, ben je er niet als maar een deel van de organisatie daarin meegaat.’

Ze zijn vertrokken vanuit de inhoud, zegt Olden. ‘Waar willen we naartoe? Die stip op de horizon door het bestuur moet duidelijk zijn: we wilden dat de regie van de cliënt versterkt zou worden.’ Maar eerst was er nog oud zeer te verwerken. Olden betwijfelt of lang praten over het verleden wel een goed idee is. ‘Je blijft al snel te lang hangen in negativiteit zonder dat je verder komt. Je blijft dan ook hangen in de weerstand. Als je daarentegen vraagt waar het naar toe moet en hoe je daar kunt komen, heb je een heel ander vertrekpunt.’

Bergopwaarts

Toen de klankbordgroep werd gevraagd hoe naar het doel toegewerkt moest worden, vonden zij dat gespreksvoering met de cliënt voorop moest staan. ‘Toen zijn we de dialoog gaan trainen en konden we bergopwaarts naar het gestelde doel.’ Het ontwikkelen van een stevige verandercoalitie in ieder team was een derde werkende principe voor de veranderingen die bij Volckaert hebben plaatsgevonden.

De verandercoalitie is samengesteld uit verschillende mensen van de werkvloer. Een oproep voor ambassadeurs daartoe leverde wel 140 aanmeldingen op. Het dient twee doelen. De eerste is het krijgen van feedback op alle stappen die er gezet worden. Het tweede is dat die stappen of boodschappen zich daardoor als een olievlek door de organisatie verspreiden. Olden: ‘Het gedachtengoed werd aldus snel de organisatie ingebracht.’

Zelf het zorgleefplan invullen

De verandercoalitie speelt ook weer een grote rol bij het derde traject, waarin het eigenaarschap van de cliënt nog meer handen en voeten gaat krijgen. Olden: ‘Om het eigenaarschap van leven en zorg van de cliënt nog meer bij hem of haar neer te leggen, laten we hen vanaf 2017 zelf eigenaar zijn van een leef- en zorgplan. Door het samen met de zorgprofessional te laten doen, ontstaat wellicht kleuring door die professionele invalshoek. Wij willen echt dat een cliënt zelf aangeeft waaraan men behoefte heeft en hoe de ondersteuning van de organisatie daarin past. Als een cliënt bij het invullen alsnog ondersteuning wil van een medewerker, dan is dat prima. Ook als hij ervoor kiest om het samen met een familielid te doen.’

Met dit derde traject doet de organisatie mee aan Waardigheid en Trots. Het past naadloos bij het verbeteren van de zorg zoals Volckaert die door het eigenaarschap van de cliënt gerealiseerd ziet.

Over op zelfsturing

Nadat in 2017 de zorgleefplannen door de cliënt zelf zijn ingevuld, wil de organisatie in 2018 overgaan op zelforganiserende teams. Daarvoor gaan ze het komende jaar al veel in gesprek met de medewerkers.

Ook de ondersteunende diensten krijgen een grotere rol in dit derde programma van de organisatie. Die zijn tot nu toe te veel aan de zijlijn gebleven, legt Olden uit. ‘Niet iedere ondersteunende dienst heeft evenveel met het eigenaarschap van cliënten te maken. Het maakt wel verschil of je als beleidsmedewerker kwaliteit werkt of als debiteurenadministratie.’

Voedingsconcept

Als voorbeeld van wat het betekent om de ondersteunende diensten te betrekken bij het eigenaarschap van de cliënt, noemt Olden het nieuwe voedingsconcept. ‘We hadden voorheen een centrale keuken. Drie weken van te voren kon men aangeven wat zij wilden eten. Maar wie weet nou waar hij over drie weken trek in heeft? De maaltijdkeuze was bovendien beperkt.’

In het nieuwe concept bepaalt ieder team zelf met cliënten wat het wil eten. Of het de maaltijd zelf wil koken, of wellicht op basis van halffabricaten, hoe laat men wil eten en men heeft een eigen budget. Voor de totstandkoming van dit nieuwe voedingsconcept zijn de cliëntenraden betrokken. Formeel hebben zij adviesrecht, maar dat zegt nog niet veel over hoe je als organisatie een dergelijk orgaan bij de besluitvorming betrekt.

Proeverijen

Olden vertelt dat de cliëntenraden vanaf het formuleren van een programma van eisen is gevraagd om hun advies. ‘Vervolgens zijn ze bij alle stappen in het traject betrokken. Toen we uiteindelijk drie mogelijke leveranciers over hadden, hebben zij, naast cliënten, meegedaan met de maaltijdproeverijen. De uitkomsten van de proeverijen zijn overgenomen door de cliëntenraad en er is uiteindelijk unaniem voor dezelfde leverancier gekozen.’

Voorzitter van de centrale cliëntenraad (CCR) is Ton Albers. Hij raakte zevenenhalf jaar geleden bij de organisatie betrokken doordat zijn schoonvader er kwam te wonen. Albers werd nu tweeënhalf jaar geleden betrokken bij een stuurgroep die zich ging buigen over het vormen van een nieuwe cliëntenraad, nadat de oude hun zetels ter beschikking stelde. Sinds 1 januari 2015 zijn er vier nieuwe decentrale cliëntenraden, die elk twee leden afvaardigen naar de CCR, waarvan Albers voorzitter is. De CCR heeft bovendien zoals het wettelijk is geregeld, de mogelijkheid twee externe raadgevers om advies te vragen bij kwesties.

Goede daden

Albers roemt de gang van zaken rondom het nieuwe voedingsconcept. ‘Drie jaar geleden was Volckaert een organisatie vol goede bedoelingen, nu is het een organisatie met goede daden.’ De nauwe betrokkenheid van de CCR bij het voedingsconcept heeft er volgens hem toe bijgedragen dat er een goed concept ligt, dat gedragen wordt door de cliënten.

Albers roemt ook het feit dat hij vindt dat de cliëntenraden serieus worden genomen, al zit dat nog niet in de genen van de organisatie. ‘We moeten blijven opletten dat we in allerlei kwesties gehoord worden; dat de cliëntenraden hun mening kunnen geven. Maar ik vind het de goede kant op bewegen, we hebben onder andere zitting in de klankbordgroep voor dit derde programma van Volckaert. De transparantie over wat er gebeurt bij Volckaert is veel beter.’

Naambadges

De communicatie kan wel beter vindt hij. Voorbeelden heeft Albers ook. ‘Het versturen van uitnodigingen voor familiebijeenkomsten moet op naam gebeuren, vind ik. Ook zorgen voor naambadges op de avond zelf en dergelijke, zijn details die nog niet vanzelfsprekend zijn.’

Olden benadrukt het heel belangrijk te vinden om het samen te doen. ‘De transitie in de ouderenzorg is enorm. Deze CR heeft een geweldige feeling met alles wat er gebeurt. Zij zien het niet alleen als afbraak of bezuiniging wat er gebeurt. Zij denken constructief mee; zijn onderzoekend, net als wij. We bewegen de goede kant op voor en met onze cliënten. Daar gaat het om.’

Interview door: Ellen Kleverlaan – Dit interview is eerder gepubliceerd op de website van In voor zorg!

Meer weten


Geplaatst op: 25 november 2015
Laatst gewijzigd op: 3 oktober 2017