Spraakgestuurd ECD ‘heeft de toekomst’

‘Het spraakgestuurd ECD (Elektronisch Cliënt Dossier) heeft de toekomst’, zegt Trudie Severens, lid van de Raad van Bestuur van Sevagram. ‘Maar’, voegt zij daar meteen aan toe, ‘de invoering ervan gaat niet van vandaag op morgen. Het is echt pionierswerk. En corona maakt het nog complexer.’

Sevagram is een van de vier zorgorganisaties in Zuid-Limburg die experimenteren met spraakgestuurd rapporteren in het ECD. De pilot wordt gefinancierd met de transitiegelden voor het verbeteren van de langdurige verpleeghuiszorg. ‘Dus voldoet het ook aan de voorwaarden die daaraan worden gesteld. Het gaat om een herkenbaar knelpunt, het is een organisatie overstijgende pilot en we verwachten dat we hiermee de kwaliteit van zorg kunnen verbeteren’, vertelt Trudie Severens. In de Zuid-Limburgse stuurgroep van zorginstellingen en zorgkantoor CZ meldde zij zich als portefeuillehouder voor de pilot. ‘Ik ben nieuwsgierig en wil graag mee ontwikkelen.’

Tijdwinst door spraakgestuurd ECD

Een belangrijke doelstelling van het spraakgestuurd ECD is het verminderen van de bureaucratie rondom zorgmedewerkers. Als zij rapportages niet achteraf hoeven in te tikken, maar meteen kunnen inspreken, sparen zij tijd uit. Dat was althans het uitgangspunt bij de start van de pilot in 2019. ‘Medewerkers die tijd uitsparen, hebben meer tijd voor cliënten. Dat draagt weer bij aan het verbeteren van de kwaliteit van zorg.’ Maar, zo benadrukt Trudie Severens, invoering van een spraakgestuurd ECD is niet eenvoudig. ‘Daarom ben ik zo blij met de projectleider. Dat is een echte doorzetter en die heb je wel nodig.’

Die projectleider is Bert Gulikers, een zelfstandig ICT-specialist die als oud-verpleegkundige ook thuis is in de zorg. Het spraakgestuurd ECD moet efficiënter werken mogelijk maken, vertelt hij. ‘Omdat veel zorgmedewerkers nog met twee vingers typen, gaat iets inspreken een stuk sneller. En omdat je niet hoeft te wachten totdat je achter je pc zit, verbetert de kwaliteit van rapporteren.’

‘Dit maakt ons beroep aantrekkelijker’

‘Ik was zelf meteen heel enthousiast over het idee. Ik denk ook dat dit soort innovaties het beroep aantrekkelijker maakt’, vertelt Rianne van Wersch, wijkverpleegkundige in een van de thuiszorgteams van Parc Imstenrade (Vitalis Woonzorg Groep) in Heerlen. Dit is een residentiële woonvorm met koop- en huurwoningen. Mensen wonen hier zelfstandig of op één van de twee afdelingen voor kleinschalig wonen. In Imstenrade is het spraakgestuurd ECD al geëvalueerd, zegt Rianne, die op deze locatie projectleider was. Het omzetten van de gesproken tekst naar geschreven tekst gaat lang niet altijd goed, vertelt zij. Zo leidt het dialect soms tot vreemde woorden en vergde de applicatie regelmatig aanpassingen. ‘Maar het gaat steeds beter. Bewoners zijn ook positief. Door de rapportage in te spreken waar zij bij zijn, ontstaat meer openheid. En ze komen zelf met input.’ Het organisatiebreed inzetten van het spraakgestuurd ECD vergt wel verdere aanpassingen, vermoedt Rianne van Wersch. ‘En het Wifi netwerk moet toereikend zijn.

Geen ‘plug and play’

Bert Gulikers benadrukt ook dat de invoering van een spraakgestuurd ECD ‘geen plug and play’ is. De pilot begon met acht organisaties die bijhielden hoeveel tijd het rapporteren op klassieke wijze vergt. Daarnaast ging Bert Gulikers op zoek naar goede spraakleveranciers. Specifiek op de verpleeghuiszorg gerichte applicaties bestonden nog niet, constateerde hij. Uiteindelijk werd gekozen voor Nuance, spraakleverancier voor ziekenhuizen. En voor NotuBiz, een bedrijf dat thuis is in het omzetten van raadsvergaderingen naar geschreven taal. Bij beide spraakleveranciers bestond de mogelijkheid om woorden toe te voegen. ‘Een belangrijke voorwaarde. Maar voordat je kunt starten, moet je de apps wel nog koppelen aan de ICT van de deelnemende organisaties. Ook dat vergt veel tijd.’

‘Ik spaar veel tijd uit’

Daphne Spaai is verzorgende IG in De Koepelhof van de Levantogroep, een beschermde woonvorm voor oudere psychiatrische patiënten. ‘Als team waren we bij de start eerlijk gezegd niet heel enthousiast. “Alweer een pilot”, dachten wij. Maar het bevalt juist goed. Zeker voor korte rapportages is het ideaal, dan spaar ik veel tijd uit.’ Je moet wel goed opletten hoe je woorden uitspreekt, is haar ervaring. ‘Wij rapporteren ook niet meteen waar bewoners bij zijn. Want bij ons gaat het regelmatig om bijvoorbeeld psychotisch gedrag of onrust. En het is niet handig om dat te vertellen waar een bewoner bij is. Maar verder kan ik collega’s in het land alleen maar aanraden om het te proberen. Het is toch de toekomst.’

Vertraging door corona

Door het uitbreken van de coronacrisis liep de pilot vertraging op. Uiteindelijk startten drie zorgorganisaties op drie locaties in de zomer van 2020 (deels opnieuw) met het uittesten van de apps: de Vitalis Woonzorg Groep, Levantogroep en Sevagram. Zuyderland Care start nog met een pilot. Zorgmedewerkers kunnen de spraakapp op hun tablet of telefoon installeren: deze app zet ingesproken tekst meteen om in geschreven tekst, die vervolgens met een druk op de knop naar het ECD van de cliënt kan worden verstuurd. Dat klinkt eenvoudig, maar dat was het bij de start niet. Bert Gulikers: ‘Het woordenboek van de apps was niet meteen toereikend, dit vergt continu aanpassingen. Ook de Limburgse tongval kan voor problemen zorgen, want daar maakt de app soms rare woorden van. Als dat te vaak gebeurt en je achteraf de tekst moet corrigeren, gaat er weer tijd verloren. En dat is net niet de bedoeling; de tekst die je doorstuurt, moet betrouwbaar zijn.’ Duidelijks spreken is dus heel belangrijk, evenals technisch goed inspreken. ‘Dus niet alsof je aan het telefoneren bent, maar echt inspreken op de microfoon. Soms zie je ook schaamte bij medewerkers, omdat anderen horen wat je inspreekt.’

Cultuurtraject

Trudie Severens noemt de invoering van het spraakgestuurd ECD een cultuurtraject. ‘Je gaat je processen anders inrichten, andere technische middelen gebruiken en anders rapporteren. Dat vergt ander gedrag, je moet echt even een drempel over’, zegt zij. Ja, beaamt Bert Gulikers, het vraagt ook om mensen binnen de organisatie die het goede voorbeeld geven, zegt hij. ‘We staan nu aan de vooravond van de eindevaluatie en een mogelijk vervolg’, besluit Trudie Severens.

Door: Karin Burhenne

Podcast Voorzorg

Beluister de podcast over de toekomst van een spraakgestuurd ECD van Vilans en Vitalis. Directeur Leon Savelkoul in de podcast Voorzorg: ‘Rapporteren in het bijzijn van bewoners is echt een verandering in werken en denken.’

Meer weten

Geplaatst op: 22 februari 2021
Laatst gewijzigd op: 31 maart 2021