Ruitersbos: Kwaliteit Verbetercyclus creëert openheid en geeft richting

Met een snelle introductie van de KVC in 2018 wilde Ruiterbos een vliegende start maken met leren en verbeteren in de organisatie. De Kwaliteit Verbetercyclus (KVC) is een goed hulpmiddel om verbeteringen binnen de organisatie en dienstverlening te kunnen realiseren. Een essentieel onderdeel van de KVC is de verbeterdialoog, het gesprek in het team waarin met elkaar besproken wordt wat er goed gaat en wat er beter kan. Daarbij komt ook de rol van de medewerkers nadrukkelijk aan de orde. Dat vraagt om zelfreflectie, openheid en sociale veiligheid. Stilstaan bij wat er goed gaat is net zo belangrijk als bespreken wat er beter moet. Zo stimuleert de KVC openheid in het team en geeft richting aan de verbeterplannen.

Implementatie van leren en verbeteren bij verpleeghuislocaties

Dit praktijkverhaal is onderdeel van de publicatie ‘Implementatie van de Kwaliteit Verbetercyclus – Ervaringen van zes verpleeghuizen met continu leren en werken aan goede kwaliteit van zorg’ (pdf) . In deze publicatie zijn de elementen verzameld die bijdragen aan een succesvolle implementatie van leren en verbeteren in het verpleeghuis. De ervaringen van de zes verpleeghuizen zijn weergegeven in factsheets aan de hand van de acht stappen van het veranderkundige model van Kotter.

In een tweede publicatie zijn de geleerde lessen vertaald naar een algemeen stappenplan voor het implementeren van leren en verbeteren in het verpleeghuis. Lees hierover meer op de kennispagina over Implementatie van leren en verbeteren bij verpleeghuislocaties.

Leercyclus

Na een onrustige periode en een kritisch rapport van de IGJ koos Ruitersbos ervoor om met het Kwaliteitskader in de hand de verantwoordelijkheid voor kwaliteit op een bewuste manier met de zorgteams te gaan bespreken en ze er geleidelijk zelf meer invloed en verantwoordelijkheid op te geven. De KVC werd gezien als een goed hulpmiddel om de leercyclus op gang te brengen. Er zijn meerdere aftrapbijeenkomsten geweest om de urgentie te benadrukken en om de teams te betrekken bij de implementatie van de KVC. De aftrapbijeenkomsten zijn begeleid door de bestuurder en de KVC-coach van Waardigheid en trots.

Goede voorbereiding noodzakelijk

Al vrij snel bleek dat de voorbereiding op het werken met de KVC meer tijd en aandacht had moeten krijgen. Zowel door de kwaliteitsadviseur als door de uitvoerende medewerkers werd de snelle introductie als onrustig ervaren. Het traject was aan de voorkant voldoende uitgedacht door de coach, maar vanwege de urgentie was er onvoldoende tijd om het uitgebreid met de teams door te spreken.  Ook het managementteam is weliswaar tijdig betrokken, maar kreeg niet veel tijd zichzelf grondig voor te bereiden. Voor medewerkers was in het begin lang niet altijd duidelijk wat de KVC precies inhield en wat er met de resultaten van de verbetermeting zou gebeuren. Een betere voorbereiding en meer communicatie hadden dit kunnen voorkomen.

Tip: Leg de lat niet te hoog en stimuleer medewerkers om tevreden te zijn over kleine veranderingen die een blijvende impact hebben.

Tijd en ruimte

Er is alsnog een projectteam voor het KVC-traject gevormd. Daaraan nemen de bestuurder, de KVC-coach, de projectleider, de managers en de kwaliteitsverpleegkundigen deel. Eén van de knelpunten in het traject was het gebrek aan ruimte voor zogenoemde ‘indirecte uren’; uren waarop het werken met de KVC konden worden geschreven. Hiervoor is door de teammanagers snel ruimte geschapen door extra uren vrij te maken, zodat de KVC ook echt een vast onderdeel van het teamoverleg werd en niet iets was wat ‘er even bijgedaan’ moest worden. Het ging om relatief veel uren, want zeker in de beginfase was er maandelijks een verbeterdialoog van twee uur per team. Het is belangrijk dat teammanagers achter het leertraject staan. Zij moeten de waarde van het instrument inzien, uitdragen naar de teams en uren geven aan medewerkers om hiermee aan de slag te gaan.

Zorgteams aan de slag

De uitkomsten van de KVC-metingen en de acties die daaruit voortvloeien worden besproken in teamoverleggen. In deze overleggen staan ook de MIC-meldingen centraal die gelieerd zijn aan het thema leren en verbeteren. Daarnaast is er in de meeste teams elke week een ‘kwaliteitskoffiemoment’ ingeroosterd. De KVC-kartrekker van het team bespreekt met de teamleden de voortgang en in het oog springende zaken. Kritische punten worden meegenomen naar het maandoverleg.

Zeven tot acht keer per jaar worden de dialogen met de teams gevoerd. Samen met de dialoogbegeleider (in het begin de coach, later de manager en nu de kwaliteitsverpleegkundigen) kijkt het team naar de uitkomsten en zet gezamenlijk verbeteracties uit.

Rol van de projectleider

‘Heb oog voor de medewerkers die op een andere manier naar iets kijken en anders handelen, ga hierover in gesprek en maak goede afspraken met elkaar.’

Voor de projectleider is een belangrijke rol weggelegd bij het begeleiden van de dialooggesprekken. Door je open te stellen, het goede voorbeeld te geven en medewerkers waardevrij te benaderen breng je het gesprek op gang en creëer je een veilige sociale omgeving.

Meer weten

Wil je meer informatie of heb je vragen? Neem contact op met:

Meer weten

Geplaatst op: 12 juli 2021
Laatst gewijzigd op: 12 juli 2021