Cardia geeft eigenaarschap aan de medewerkers

In het kader van het programma Waardigheid en trots richtte ouderenzorgorganisatie Cardia zich op het onderwerp eigenaarschap van de medewerkers. Een traject dat onderdeel uitmaakt van een grootschalige cultuurverandering, die ook na afronding van dit traject gewoon doorgaat. ‘We hebben een enthousiaste voorhoede gecreëerd.’

Planetree

De ontwikkeling die de christelijke ouderenzorgorganisatie Cardia heeft doorgemaakt in het Waardigheid en trots-traject waarin eigenaarschap van de medewerkers centraal stond, kan niet los worden gezien van het feit dat Cardia een Planetree-organisatie is. ‘Planetree gaat over mensgerichte zorg’, zegt Marjan Kroon, opleidingscoördinator en projectleider Waardigheid en trots, ‘het gaat over wat de mens – onze bewoner – nodig heeft voor zijn welzijn. In de huidige setting als verpleeghuis groeit het aantal bewoners met dementie en dan hebben de medewerkers daarover gerichte kennis nodig. Daarvoor is eerst nodig dat zij begrijpen wat de complexiteit van dementie is, en vervolgens leren hoe ze daarin kunnen acteren.’

Leren omgaan met dementie

Om dit leren heeft Cardia, in lijn met de Planetree-zorgvisie, daarom al in een eerder stadium voor de medewerkers het e-learning programma ‘U woont nu hier’ ingezet. Dit programma is opgezet door Gerke de Boer in samenwerking met Anneke van der Plaats. ‘We gebruiken deze e-learning nu ook nog steeds voor nieuwe medewerkers. Niet alleen zorgmedewerkers trouwens, maar iedereen die in zijn werk met onze bewoners in contact komt. Een mooi bijeffect is dat die medewerkers elkaar op deze manier ook beter leren kennen.’
Medewerkers moeten vervolgens deze kennis inzetten om vorm te geven aan de behoeften en gewoonten van bewoners. Daarvoor is het nodig eeneen situatie te creëren waarin medewerkers meer eigenaarschap gaan ervaren. Dat is een cultuurtraject. ‘En cultuurverandering is een proces dat jaren vergt’, zegt Marleen Otoide, beleids- en kwaliteitsadviseur en Planetree-coördinator. ‘Daarom hebben we besloten om een Waardigheid en trots-traject te doorlopen, waarin we binnen het thema eigenaarschap gekozen hebben voor de focus op “van willen naar doen”. We merken dat medewerkers er nu klaar voor zijn om dat eigenaarschap actief vorm te geven, dat is de volgende stap in het cultuurproces.’

Ideeën van de medewerkers zelf

Om hieraan invulling te geven, is in dit Waardigheid en trots-traject in twee van de locaties van Cardia gebruikgemaakt van het Planetree trainingsprogramma Samen Verschil Maken. ‘Dit is een programma van negen maanden waarin medewerkers zelf aan de slag gaan met eigenaarschap’, zegt Kroon. ‘Ze kiezen een project, multidiciplinair ingezet en gericht op de dagelijkse zorg. Hierin adopteren ze een praktisch probleem of wens. Een voorbeeld is de moeite die het kost om bewoners onder de douche te zetten. Een medewerker stelde daarom voor een badkamer – die voornamelijk werd gebruikt als opslagruimte – helemaal op te knappen tot snoezelbadkamer. Zo ontstond een ruimte waarin bewoners ontspanning kunnen ervaren. Een ander opperde het idee van een duofiets, een derde ging aan de slag met een levensboek, weer een andere medewerker met het opknappen van een woonkamer in de oude stijl.’

Het idee voor die duofiets komt van beweegagoog Paul Obbema. ‘Twee jaar geleden hadden we voor een van onze locaties zo’n duofiets voor drie weken te leen’, vertelt hij. ‘Toen merkte ik hoe heerlijk het is voor mensen die rolstoelafhankelijk zijn om weer eens buiten te zijn en de wind in de haren te voelen. En hoe zo’n fiets een mooie manier is om tot intiem contact te komen voor iemand die dementeert en met wie door die dementie niet echt een gesprek meer te voeren is. Zo’n duofiets moeten we gewoon zelf hebben dacht ik. We gingen met een groep aan de slag, maar dat bleek door wisselende werktijden lastig. Uiteindelijk heb ik samen met een collega een subsidie- en sponsorplan geschreven en heb ik gewoon de gemeente gebeld. “Stuur maar een mailtje”, kreeg ik al reactie. Ik verwachtte daar nooit meer wat van te horen, maar vervolgens kwam het bericht dat Medipoort ons een tweedehands duofiets schonk. Nu schrijven we een plan dat ervoor zorgt dat ook mantelzorgers en vrijwilligers hier op verantwoorde wijze gebruik van kunnen maken.’

Otoide vult aan: ‘Het mooie is dat dit voorbeeld vanuit de werkvloer is ontstaan. Dit geldt voor alle ideeën: ze kwamen van de medewerkers zelf. Zij kwamen met onderwerpen die ze voor de bewoners waardevol vonden om aan te pakken. De teamleider en de regiomanager zitten bij de bijeenkomst waar ideeën worden besproken, zodat ze meteen kunnen toetsen of die passend zijn binnen het vastgestelde jaarplan en budget.’

Ruimte voor ideeën

Een boeiend en leerzaam proces, stelt Kroon. Vanuit Waardigheid en trots was coach Joyce Theunissen beschikbaar voor haar en voor Otoide. ‘Zij heeft ons geholpen door steeds vragen te stellen’, zegt Otoide, ‘zoals “Welk gedrag wil je zien van de medewerkers?”. Ook de kennisbijeenkomsten van Waardigheid en trots over cultuur waren waardevol voor ons.’

Daarnaast was er vanuit Planetree in Samen Verschil Maken de begeleiding voor de medewerkers. Kroon legt uit: Medewerkers is geleerd hoe ze draagvlak kunnen creëren voor ideeën door die in een vroeg stadium te toetsen bij bewoners en familieleden en collega’s. En ze leren om om te gaan met tegenslag. Als die badkamer bij terugkomst van vakantie toch weer als opslagruimte wordt gebruikt, kun je afhaken maar kun je ook het gesprek aangaan. In dit proces komen de teamleiders en regiomanagers meer op de achtergrond te staan, ze laten de medewerkers niet los maar komen in een meer coachende rol. Tussen de groepsbijeenkomsten door hielden we intervisies met de teamleiders en regiomanagers waarin hun rol centraal stond en zo nodig bijsturing in het proces werd besproken.’

Een van die teamleiders is Lilian Hafkamp. Zij zegt: ‘De bedoeling van dat “meer op de achtergrond komen te staan” is dat wij medewerkers de ruimte geven om te leren. Neem bijvoorbeeld een aantal van de verpleegkundigen, die nu een scholingstraject ingaan om hun rol als verpleegkundige steviger neer te kunnen zetten. Het is voor ons als teamleiders uitdagend om ze daarin te begeleiden en te coachen. Prachtig om op die manier aan de slag te gaan met ieders kwaliteiten. Daar kunnen mooie dingen uit ontstaan, zoals bij de medewerker die muziek maken als hobby heeft en die we nu de ruimte willen geven om dit ook in het werk toe te passen omdat dit een positief effect heeft op bewoners. Hoe medewerkers met dat soort uitdagingen omgaan verschilt echt van individu tot individu. De een neemt heel veel ruimte en de ander moet je echt wijzen op de talenten die hij heeft.’
De teamleiders krijgen een management development-traject waarin mensgericht leiderschap op de voorgrond staat. ‘We zijn zelf ook betrokken bij de opzet daarvan’, zegt Hafkamp.

Cardia

Voortdurend proces

In het traject van Samen Verschil Maken kregen de medewerkers die voorstellen hadden gedaan in een tweede bijeenkomst de ruimte om die te presenteren om ook anderen er enthousiast voor te maken. Daarop volgde de implementatie en vervolgens discussie over de vraag of het op grotere schaal kan worden toegepast. ‘Zo willen we uiteindelijk bereiken dat de gewoonten van de bewoners de ruimte kunnen krijgen en dat wat de medewerkers en teamleiders doen daaraan ondersteunend is.’ Een leerproces, vult Otoide aan. Het krijgt nu, na afronding van het Waardigheid en trots-traject, een vervolg op twee andere locaties van Cardia. Hierin nemen we de leerpunten mee, de bevorderende en belemmerende patronen die gezamenlijk zijn vastgesteld, en steken daardoor het vervolg al weer heel anders in. ‘En als we alle vier de locaties hebben gehad, moeten we vasthouden wat het heeft opgeleverd’, zegt ze. ‘Wat we hiermee bereiken, geeft ons een stevige basis om ons management development-programma vorm te geven. Ook geeft het input voor volgende cultuurprogramma’s. Het is een voortdurend proces.’

Enthousiaste voorhoede

Ondertussen is al duidelijk effect merkbaar van de inspanningen die tot nu toe zijn geleverd om het eigenaarschap bij de medewerkers te versterken, stelt Otoide. ‘Natuurlijk krijgen we vaak de vraag hoe we dit meetbaar kunnen maken’, zegt ze. ‘Je ziet dat er wat verandert. Maar in een van die cultuursessies van Waardigheid en trots hoorde ik: “de stap die ieder zet naar meer eigen regie zal per medewerker verschillen”. En inderdaad, iedere medewerker die bij het Waardigheid en trots-traject betrokken was, komt met een eigen antwoord. De een stelt nu meer zelfvertrouwen te hebben om in teamoverleg ideeën naar voren te brengen. Een ander zegt bewoners en familieleden meer bij dingen te betrekken. Het effect laat zich dus het best op casusniveau beschrijven. Maar misschien nog wel belangrijker is dat we nu een enthousiaste voorhoede hebben gecreëerd. Die spoort andere medewerkers aan om hetzelfde te doen, en die heeft ons geleerd hoe we dit dan effectief kunnen ondersteunen.’

Bouwstenen voor succes in een verandertraject

  • veranderen moet vanaf de werkvloer gebeuren
  • ga aan de gang, leren door doen
  • van fouten kun je leren/wees open in wat je leert
  • deel je successen
  • biedt een methode aan voor verbeterplannen
  • zet door en heb een lange adem
  • hou vast aan de opzet van het programma en voer de leerpunten door
  • houd het klein, later kan het groter worden
  • ontwikkel een gemeenschappelijke taal om met elkaar in gesprek te gaan over gedragspatronen
  • pak verbeteringen multidisciplinair aan
  • draag zorg voor een veilig klimaat waarin medewerkers kunnen ontwikkelen
  • hulp vragen helpt, samen ga je harder

De beslissing van Cardia om de medewerkers eigenaarschap te geven, leidde tot een uitvoerig leerproces. Marjan Kroon: ‘We ontdekten in dat proces dingen die we vooraf niet hadden kunnen bedenken. Joyce Theunissen, onze coach vanuit Waardigheid en trots, stelde daarom in de loop van het proces de vraag wat nu eigenlijk de bouwstenen waren waarop het succes ervan rustte. Vandaar dat we ze expliciet benoemd hebben. Ze laten zien dat het proces om te komen tot meer eigenaarschap bij de medewerkers mooie leerpunten opleverde. Leerpunten die feitelijk heel vanzelfsprekend zijn en die daardoor juist de kern vormen van het succes van het programma. Tijdens het proces lopen soms dingen anders dan je je had voorgenomen. Neem bijvoorbeeld die eerste bouwsteen: “Veranderen moet vanaf de werkvloer gebeuren”. Misschien is dat een open deur, maar het kan voor teamleiders enorm moeilijk zijn om op hun handen te zitten. Zeker als er de wens is om resultaten te boeken. Dan kan het soms goed zijn om die bouwstenen er weer bij te pakken en te zeggen: “Kijk, dit zijn de principes die we met elkaar hebben afgesproken”. Je moet een gemeenschappelijke taal hebben, en die zet je kracht bij door het op te schrijven.’

Artikel door Frank van Wijck

Meer weten

Geplaatst op: 19 juni 2018
Laatst gewijzigd op: 20 juli 2018