Bestuurder, reflecteer! (2)

Dit verhaal komt voort uit de ervaringen van Waardigheid en trots-coaches bij de ondersteuning van verpleeghuizen met een kwaliteitsvraagstuk. Dit verhaal is onderdeel van het dossier ‘Werken aan verandering’ – deel 3. Leiderschap en strategie.

De Governancecode Zorg en de accreditatie van de Beroepsvereniging van bestuurders in de zorg (NVZD) vereisen allebei reflectie van de bestuurder. De code is zo opgezet dat hij “stimuleert tot reflectie op en het gesprek over het functioneren van bestuurders”. In de accreditatie wordt getoetst of de bestuurder “beschikt over het vermogen tot reflectie op het eigen handelen en het vermogen om die reflectie ook om te zetten in gedrag en in ander gedrag als dat nodig mocht blijken”. Maar u doet het natuurlijk niet alleen vanwege die code en accreditatie. Vaak en goed reflecteren kan uzelf en uw organisatie veel opleveren.

Wat is reflectie?

Reflecteren is bewust nadenken over je eigen handelen om op die manier je professionaliteit te vergroten (www.taalwinkel.nl). Reflecteren is terugdenken en overzien, nadenken over jezelf, je gedrag of een activiteit. Doel van het reflecteren is het vergroten van begrip en inzicht en het verbeteren van je gedrag (www.leren.nl). Reflectie gaat dus niet alleen om het kijken naar en nadenken over het eigen handelen, maar ook over het aanpassen van gedrag als dat nodig is.

Reflectie: een keer per jaar….

360°-feedback is een prima instrument om elk jaar te reflecteren. Alle relevante anderen in uw omgeving hebben zo de gelegenheid feedback te geven. U laat zien dat u het serieus neemt.

Maar instrumenten moeten altijd gepaard gaan met een praatje: wat verwacht u van de mensen die het invullen, hoe weten zij dat het u menens is, hoe voelen ze zich vrij om te zeggen wat ze werkelijk denken, wat gaat u doen met die informatie?

Er zijn een paar essentiële regels:

  • Nodig mensen actief uit.
  • Zie het als een spiegel die anderen u voorhouden en waarvan u kunt profiteren.
  • Met alleen halleluja schiet u niets op.
  • Zo’n instrument is niet meer dan een hulpmiddel; daarna begint het gesprek.

…. of in een doorlopende dialoog?

Een doorlopende dialoog, dat is wat er eigenlijk in elke organisatie zou moeten ontstaan. Reflectie op elk moment, gesprekken overal over, ideeën en meningen altijd welkom.

Dialoog is geen vage managementterm. Ten Hengel en Bommerez zeggen hierover: “Een dialoog is een gesprek waarin je zeer bewust en scheppend met elkaar praat in het hier en nu. Je laat je niet leiden door conditioneringen, opinies en ingenomen stellingen. De dialoog kent geen winnaars en verliezers, het is een explorerend en scheppend proces. Je maakt ruimte voor context, onderzoekt de relaties en verbindingen met andere aspecten, komt met alternatieven. Je accepteert en respecteert verschillen. Je spreekt vanuit je eigen mening en gaat de diepte in. Je bent je ervan bewust dat je visie op de werkelijkheid subjectief is en dat je reflectie en uitwisseling nodig hebt om de waarnemer te leren kennen en meer aspecten van de werkelijkheid te zien dan tot dusver. We moeten meer dan alleen beter met elkaar praten, we moeten het vermogen ontwikkelen samen te denken. Het vermogen onze collectieve intelligentie te benutten voor optimale oplossingen. De dialoog is hiervoor een goed instrument.” (bron: E. ten Hengel, J. Bommerez. Het oog kan zichzelf niet zien. Dialoog, de kunst van het samen denken, 2005)

Reflectie levert pas echt resultaat op als er een ‘reflectiesfeer’ in uw organisatie ontstaat.

 Onder de juiste voorwaarden

Reflectie levert pas echt resultaat op als er een ‘reflectiesfeer’ in uw organisatie ontstaat. Een sfeer waarin alle medewerkers, van verzorgende tot manager en van facilitair medewerker tot bestuurder, op een prettige manier aan elkaar durven te laten weten wat ze van elkaar en van het werk vinden. Zo’n goede sfeer ontstaat niet vanzelf.

  • Creëer ontspanning
    Creëer een beetje ontspanning, bij uzelf en in de organisatie. Niet alles is altijd even zwaar en moeilijk. Een beetje relativering en humor doen wonderen.
  • Creëer ruimte
    Maak letterlijk en figuurlijk ruimte. Ruimte in uw hoofd, ruimte bij medewerkers in de vorm van tijd en ruimte om bij u binnen te lopen door de deur open te zetten.
  • Wees zichtbaar
    Zorg dat uw medewerkers u vaak zien, ze zullen dan eerder hun ideeën, meningen en frustraties spuien. Vraag wat ze ervan vinden als u toevallig toch een keer op de afdeling rondloopt. Straal uit dat er makkelijk een gesprek met u aan te knopen is en sta open voor feedback.
  • Wees nieuwsgierig
    Nieuwsgierig naar de mening van anderen, nieuwsgierig naar wat hen bezighoudt. Oprechte belangstelling zorgt ervoor dat mensen een ingang hebben om hun zegje te doen. Het helpt ze over een drempel want niet iedereen is in staat om constructief woorden te geven aan wat hij vindt.
  • Doe het samen
    U bent dan wel de bestuurder en als zodanig eindverantwoordelijk, maar u doet het niet alleen. Laat aan medewerkers zien waarmee u bezig bent, vraag hen om hun mening en maak ze medeverantwoordelijk. Dat geldt ook voor feedback en reflectie. Geen eenrichtingverkeer, maar een groot marktplein waar iedereen elkaar tegenkomt en met elkaar spreekt. Maar u bent wel degene die iedereen het marktplein op moet sturen.
  • En haal af en toe het net op
    Voortdurende reflectie, voortdurend met elkaar in gesprek zijn, daar kunnen veel ideeën en suggesties uit voortkomen. Dus af en toe moet het net opgehaald worden en bekeken wat de vangst heeft opgeleverd. Welke conclusies kunnen we trekken, wat betekent dat voor onze organisatie, wat gaan we er vervolgens mee doen? Consumeer de mooie vissen en gooi de bijvangst terug.

Meer weten


Geplaatst op: 5 september 2017
Laatst gewijzigd op: 10 december 2019