AxionContinu: met praktische oplossingen administratieve lasten aanpakken

AxionContinu heeft blijvende aandacht voor het terugdringen van administratieve lasten. ‘Dit onderwerp blijvende aandacht nodig, anders wordt het weer vergeten,’ vertelt de senior kwaliteitsmedewerker van AxionContinu. Met verschillende teams werden schrapsessies georganiseerd, met als resultaat: concrete en praktische oplossingen.

AxionContinu startte een aantal jaren geleden met een experiment met de STOPknop, nadat zorgorganisatie Viattence hier al positieve ervaringen mee had. Door hierop te drukken kunnen medewerkers aangeven welke administratieve lasten of andere zaken volgens hen overbodig zijn. Ook kunnen de medewerkers oplossingen met de STOPknop aandragen. Toen de bestuurder van AxionContinu ook op de STOPknop drukte, is besloten deze voor de hele organisatie in te voeren.

Teamgesprekken

‘Wat daarnaast goed werkt in de aanpak van regeldruk is als met alle teamleden het gesprek wordt aangegaan,’ vertelt de senior kwaliteitsmedewerker. ‘Juist dan krijg je door bewustwording iets voor elkaar. Iedereen heeft input, dus iedereen kan meedenken.

In 2018 ging de senior kwaliteitsmedewerker samen met een aantal teamleden van de Divisie Revalidatie en Herstel naar een schrapsessie ‘Minder papier, meer tijd voor zorg’ van Vilans. In deze sessie zijn er een aantal punten ingebracht waarmee AxionContinu aan de slag is gegaan. Zo is er een labelwriter aangevraagd om het onnodig overschrijven van persoonsgegevens op formulieren te voorkomen. Hierna zijn ook andere teams binnen de Divisie met een schrapsessie aan de slag gegaan.

‘Het werkt goed om zo’n sessie met diverse disciplines te volgen, zoals behandelaren en facilitaire, financiële en administratie medewerkers. Zij komen immers weer met andere regels en registraties in aanraking dan medewerkers uit het directe zorgproces.’ Dit jaar worden de schrapsessies in de rest van de organisatie uitgerold.

Inkorten formulier

Welke registratie is eigenlijk het gemakkelijkst terug te dringen? ‘In eerste instantie dachten we het formulier persoonsgegevens. Dit formulier werd door veel verschillende mensen ingevuld. Om efficiënter te werken, besloten we het formulier bij de receptie neer te leggen. Cliënten die net gearriveerd waren, kregen alleen zo een zeer uitgebreid formulier met de vraag dit meteen in te vullen. Niet echt een warm welkom. In gezamenlijk overleg met de cliëntenadministratie is in plaats daarvan het formulier beperkt tot minder vragen. De gegevens die al bekend waren, hebben we uit het formulier gehaald.’

Declaratieapp

‘Een ander voorbeeld is de werkwijze rondom declaraties die is aangepakt door de financiële administratie. Dit was een omslachtige procedure, waar veel verschillende personen een handtekening onder moesten zetten. Nu maken we gebruik van een zogenaamde declaratieapp.’

Waar tot slot de meeste winst mee te behalen valt? ‘Een goede ICT-infrastructuur die ondersteund wordt door goede en gebruikersvriendelijke devices zoals smartphones en tablets. Daar werken we hard aan bij AxionContinu, want juist daar valt echt nog heel veel winst te behalen als het om het terugdringen van registratielasten gaat.’

Bron: zorgvoorbeter.nl

Meer weten


Geplaatst op: 8 maart 2019
Laatst gewijzigd op: 8 maart 2019