Aafje: opleiden op de werkvloer in aansluiting op de daar bestaande vraag

Klassikaal scholen geeft iedereen hetzelfde leeraanbod. Aafje doet het anders: door leercoaches in te zetten die medewerkers ondersteunen in de kennisontwikkeling die aansluit bij hun dagelijkse praktijk.

‘Niet geheel onverwacht dachten de teams bij diens komst toch in eerst instantie: die komt ons op de vingers tikken.’

Geef een uur les en bij de leerlingen blijft tien minuten aan kennis hangen, is een bekend credo uit het onderwijs. “Scholen boven het doucheputje” noemt Tineke de Visser, teammanager P&O bij zorgaanbieder Aafje dit. ‘Je ziet vaak dat zorgmanagers met scholing een bestaand probleem hebben opgelost’, zegt ze. ‘Maar de medewerker komt terug op de werkvloer en daar stroomt veel van die kennis weg. Zeker de laatste jaren, nu de werkdruk door de toenemende zorgzwaarte groter wordt. Er is geen tijd meer om bij dingen stil te staan en dat gaat ten koste van de kwaliteit. Dit los je alleen op door het leren dichtbij de praktijk te brengen, net zoals de instructiezuster dit vroeger deed.’

Elektronisch leren

Ziehier in een notendop de drijfveer voor Aafje om medewerkers anders te gaan scholen, meer verantwoordelijk te maken voor hun eigen onderwijs. Dus schafte Aafje het leermanagementprogramma Edumanager aan. ‘Maar daarmee ben je er niet’, zegt opleidingsadviseur Merel van der Ham. ‘Het systeem is leeg, het is niet de werkelijkheid van de werkvloer dus je moet het zelf vullen.’ Toen dat was gedaan, gebruikte Aafje de verbindingsmodule Elias om de BIG-leermodule via e-learning aan medewerkers te kunnen aanbieden. De Visser: ‘Je kunt mensen dan een deadline geven om die module af te ronden, maar daarbinnen zijn ze vrij in de invulling. Ze kunnen op zelfgekozen momenten in hun eigen tempo leren.’

Wel even wennen voor mensen, erkent teamcoach Mirella van Deursen. ‘Maar ik zie nu rust ontstaan om met die digitalisering om te gaan’, zegt ze. ‘Mensen voelen zich meer uitgenodigd om te leren, ze voelen dat wij dit willen faciliteren. En ze maken gebruik van de verschillen in hun opleidingsniveau als ze vragen hebben. Ze stellen die dan aan hun collega’s en maken zo zelf de slag in kwaliteitsverbetering. Het gevolg is dat we geen mensen meer hoeven in te roosteren voor scholingsdagdelen, de bezetting op de werkvloer wordt niet meer aangetast. Thuis in twintig minuten een module doen vinden medewerkers ook veel aanvaardbaarder dan daarvoor hun werk te moeten verlaten of te moeten terugkomen van een vrije dag.’

Goede businesscase

Het management zei niet direct ja tegen het plan van P&O om het onderwijs te digitaliseren. ‘Er zat een financiële component aan’, legt De Visser uit. ‘Je moet modules aanschaffen en onderhoud en hosting kosten iedere maand geld. Daarom hebben we eerst op basis van de onderdelen BIG en brandpreventie een businesscase geschreven om aan te tonen dat je hiermee – vooral door verlet op de afdelingen – zes ton in drie jaar kunt besparen. Het verzuim en de belastbaarheid op de afdeling waar de helft weg is voor een scholing waren daarbij niet eens meegerekend. Toen duurde de beslissing van het management geen drie minuten meer.’

Maar: ook deze aanpak leidde er nog steeds niet per se toe dat de geleerde stof ook in de praktijk werd gebracht. ‘Dat is deels een kwestie van sanctioneren en controleren’, stelt De Visser. En Van der Ham vult aan: ‘Maar het vroeg ook om een andere invulling van de Aafje Academie, onze opleidingsdivisie. Het dwong ons om onze eigen afdeling ter discussie te stellen. De beslissing waar we op uit kwamen, was afscheid nemen van de functie praktijkopleider – een bureaufunctie, een praktijkbegeleider op afstand – en in plaats daarvan komen tot een leercoach: iemand die verantwoordelijk is voor integraal leren op de afdeling, vertrekkend vanuit de cliënt.’

‘Er is geen tijd meer om bij dingen stil te staan en dat gaat ten koste van de kwaliteit. Dit los je alleen op door het leren dichtbij de praktijk te brengen, net zoals de instructiezuster dit vroeger deed.’

Pilot

In afwachting van de goedkeuring door de OR voor de functiewijziging die hiervoor nodig is, werd besloten alvast een pilot op één locatie te doen. De leercoach moet vooral vragen stellen – wat willen jullie leren? – zonder tot een waardeoordeel te komen of te veroordelen. Van Deursen: ‘We hebben hiervoor een praktijkopleider vrijgemaakt. Niet geheel onverwacht dachten de teams bij diens komst toch in eerst instantie: die komt ons op de vingers tikken. Vooral de oudere medewerkers hadden er moeite mee. We moesten dus uitleggen dat die leercoach iemand is bij wie je je verhaal kwijt kunt. Iemand aan wie je kunt vragen of die eens wil meekijken bij blaasspoelen omdat je dat al zo lang niet meer gedaan hebt. Maar we gaan er natuurlijk toch ook wel sturend in optreden dat medewerkers de kennis van die leercoach gebruiken als dit nodig is. Er komt een moment dat dit wordt meegenomen in de beoordeling.’

Sterker worden als team

Laura Gonzalves werkt al tien jaar op de afdeling waar de pilot nu wordt gehouden. ‘Je eerste reactie is toch dat je het eng vindt, dat je niet zit te wachten op iemand die je vertelt wat je niet goed doet’, zegt ze. ‘Maar gaandeweg leer je te accepteren dat je op dingen wordt gewezen omdat je begint te beseffen dat je gehospitaliseerd raakt als je hier lang werkt. Dan is het goed om er bijvoorbeeld weer eens op gewezen te worden dat de volgorde van handelingen bij medicijnuitgifte helpt om fouten te voorkomen. Het versterkt een team als je kennis op een hoger niveau wordt gebracht. Je begrijpt dan waarom je de dingen op een bepaalde manier moet doen. Daar wordt het hele team beter van en de bewoners dus ook.’

De coach ziet dat de vragen op de diverse afdelingen erg uiteenlopen. Van Deursen: ‘In het ene team gaat het om praktische kennis, in het andere om gedrag. Als je dat weet, kun je veel gerichter gaan faciliteren in je scholing in plaats van de uniforme scholing aan te bieden die we eerst hadden.’

De financiële doelstelling uit de businesscase waarover De Ridder het eerder had, is volledig gehaald, zegt ze. ‘Managers vinden dat belangrijk en dat is het natuurlijk ook. Maar veel belangrijker is dat het leren erdoor versterkt wordt én dat het bijdraagt aan een rustiger rooster. De medewerkers zijn niet meer zo vaak van de afdeling af voor scholing en dat komt de bewoners ten goede. Bovendien zie je heel precies welke scholing wel en niet aansluit bij de vragen op de afdeling. Je kunt dus veel gerichter te werk gaan in kennisontwikkeling.’

Interview door Frank van Wijck

Meer weten

Geplaatst op: 26 september 2016
Laatst gewijzigd op: 14 november 2016